政府社交媒体文件归档保存研究

文/河北大学管理学院档案系 高思宇

“三微一端”（微信、微博、微视频以及客户端）为代表的移动社交媒体已经逐渐走入人们的日常生活中，并因其传播速度快、受众范围广、使用成本低等特点而广泛用于政府电子政务工程建设。截至2017年底，以微博、微信、客户端、政务号及政务客户端为代表的政务新媒体已经涵盖中央和地方的公安、司法、旅游、医疗卫生、工商税务、交通、市政等各个系统。其中，新浪政务微博账号超过17万，腾讯政务微信工作号超过51万，政务类APP有1000多。2017年，仅在新浪微博，他们就发出了8000多万条信息，总阅读量3303亿，获取了24.6亿粉丝。2015与2016年我国国家档案局在科技项目立项中号召开展新媒体文件归档研究，正式开启我国应对挑战的大门。

一、我国政府社交媒体电子文件归档的现状和发展趋势

（一）我国发展现状。2012年开始，广东、浙江、福建三省先后建立了集行政审批、便民服务、政务公开、互动交流、效能监察等功能于一体，省市县统一架构、多级联动的网上政务服务平台。2014年6月浙江政务服务网正式开通，总计包含省、市、县三级3300余个政府部门、6万余项审批事项，基本实现了权力事项集中进驻、网上服务集中提供、数据资源集中共享。中宣部副部长、国务院新闻办主任蒋建国在“2016年移动政务峰会”上强调政府部门要大力推进移动政务，优先与主流媒体对接，确保发展与安全并重。2017年，贵州省各级政府部门开设的政务新媒体平台总数累计已经超过1500个，全省政务微矩阵已初步形成。由此可见我国政务社交媒体发展势头之快。

（二）未来政府社交媒体电子文件归档保存的发展趋势。

在社交媒体时代，不仅外交部、教育部、公安部等众多部委把政务微博、微信作为推动政务公开、政府信息共享的重要平台。据不完全统计，国务院组成部门中半数以上已开通微博或微信，还有不少部委开通政务客户端，“掌上政务”已成为发展的潮流。档案机构不仅要利用社交媒体创新档案服务，转变服务方式，优化服务模式，更应该积极开展社交媒体文件的归档保存工作。因此推进政府网站文件归档管理更加规范与完善是档案部门和学界应该重视的方向。

二、政府社交媒体文件归档的研究内容

（一）政府社交媒体文件归档的实施主体。针对我国政府社交媒体归档必要性、管理的挑战、方法和构想的模式等开展研究，明确文件归档的主体才能进一步对归档的方法、法规政策等进行研究。政府作为社交媒体文件的直接形成机构，对文件的内容与价值有着最为直观的判断，对文件的真实性、完整性等价值鉴定方面有着无法替代的地位，同时作为管理和控制文件整个生命周期的部门，政府机构成为文件归档的实施主体是首当其冲的。档案部门作为专门的文化记忆机构，对政府社交媒体文件归档起着不可替代的作用，不仅可以指导政府部门构建文件归档的平台和流程制度，还能提供相应的技术支持，因此档案部门是政府社交媒体文件归档必不可少的实施主体之一。

（二）政府社交媒体归档的制度。建立相应的法规制度是对政府社交媒体文件管理的基础。目前我国只是出台了《电子公文归档管理暂行办法》，对政府政务社交媒体文件归档还没有明确的法规制度，因此还需要档案部门积极吸取国外的经验，针对我国的现状制定适用于我国的政府社交媒体文件归档的法律法规，完善政府电子文件归档的标准体系。

（三）政府社交媒体文件归档的安全问题。信息技术不仅会给我们带来便利，而且会给我们带来各种网络与信息系统安全问题。了解我国政府社交媒体归档时的电子文件安全问题，是否有相应的应对措施、管理办法，以及这些文件是否从信息安全的角度进行管理和控制。政府部门应当及时升级服务器和数据库等硬件设施，合理配置存储设备，采用多种方式介质备份，如异地备份、云存储等等，满足电子文件长久保存的需要。

（四）用户对政府社交媒体文件归档的需要。政府社交媒体文件归档不仅仅要考虑内部的需求，还要切身了解用户的外部需求。围绕用户对我国政府社交媒体使用情况这一层面展开研究，揭示用户使用政府社交媒体的需求，为政府社交媒体文件归档指明方向，为我国政府社交媒体归档的发展提供有效对策和建议。

三、研究政府社交媒体文件归档工作的重要意义

档案事业“十三五”规划把社交媒体归档管理方法列为核心任务之一。政府电子文件一旦管理不当，就会直接导致政府重要文件的泄露，影响政府正常的工作。因此应当利用现代计算机技术建立有效的保护系统，不仅能为档案的保管与利用提供有力的保障，从而会大大提高工作效率，有利于政府工作人员有效管理电子文件，实现档案信息资源的传播和共享，并在一定程度上实现档案信息资源的利用及其社会价值。