论烟台开发区档案管理工作

文/烟台经济技术开发区档案馆 李红霞

烟台经济技术开发区（简称烟台开发区）于1984年10月经国务院批准设立，1985年3月动工建设，是全国首批14个国家级开发区之一。管辖面积360平方公里，总人口50万。经过34年的建设，开发区在政治、文化、教育、科技、卫生、宗教、对外贸易、基础设施建设等方面有了飞速发展，同时也直接形成了对国家和社会有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录。并根据实际工作需要，划分为：文书档案、城市建设档案、专门档案（人事档案、会计档案、民事档案、党群学习档案等），它们是机关、企事业工作活动的真实记录，是生产建设的参考依据。但随着经济发展与改革的不断深化，档案管理工作也面临着前所未有的挑战，加强档案管理，提高档案工作人员综合素质，提高计算机信息化建设，加强档案工作规范，优化人力资源结构，创新档案服务机制等是摆在我们面前亟待解决的问题。因此，需要创建一种新的档案管理模式，来适应烟台开发区经济发展的需要。

一、烟台开发区机关档案管理中存在的问题

（一）电子公文管理较弱。随着电子政务全面推进和办公自动化水平的提高，公文传输系统的广泛应用，开发区机关、企事业及驻区各部门每年形成的电子公文越来越多，这些电子公文的归档与接收，录入与检索不仅是一个单位档案硬件设施的体现，更体现了档案工作人员的综合素质。如何做好档案自动全文存储与检索，档案自动标引，计算机辅助立卷，档案自动编目等工作，是传统档案管理向数字化信息化档案管理模式转变的一个过程，需要的不仅仅是硬件设备的投入，更是一个单位领导是否重视，单位档案工作人员工作能力的问题。

（二）体系设计不科学。虽然各部门都配备了档案人员，但其同时兼任收发、打字、内勤、信访等工作，从事档案业务工作的时间和精力得不到保证，档案业务水平得不到提高，加之档案工作清苦、繁琐且不能在短时期内体现工作成效，档案从业人员往往不能安心工作。由于政府或单位有限的档案管理资源（包括人力资源、财力资源和物力资源等）的分散使用，使档案工作不能得到长期有效的发展。

（三）档案信息化程度低。目前，只有机关、事业及银行等各条件较好的单位配置了档案管理软件，还有一部分企业因为不重视或不愿意投入档案软件的购入，而处于停滞不前状态，即便使用了管理软件，也仅限于文件录入、目录打印等，因单机版的管理软件在功能上有一定的局限性，各部门形成的电子文档无法挂接，档案的检索功能不能有效实现。

（四）档案信息共享程度较低。开发区是小政府，大社会，不仅有机关事业单位，更有包括韩国、日本、德国等外企，在档案的管理、档案业务标准及档案信息录入上有所不同，这就造成档案管理在时间、标准、信息录入等方面有所不同，导致各开发区档案信息应用系统之间存在壁垒，相互间的共享程度很低，成为了一个个的“信息孤岛”。与此同时，也影响了政府信息和档案的公开和利用。

（五）档案管理规范有待健全完善。现在档案管理处于传统档案管理模式向现代化档案管理模式转变时期，如何加快档案信息化管理，统一各单位电子文件归档，完善各单位档案管理业务流程和技术规范，细化电子档案工作环节与步骤、电子档案的安全与保密等都是有待解决的问题，

二、烟台开发区档案管理工作存在的问题

（一）档案管理人员综合素质偏低。烟台开发区档案管理工作进行的过程中，存在一个问题是硬件管理水平得到了很大的提升，但是与硬件水平相适应的软件水平在构建中却存在很大的出入。当前，在档案管理工作进行的过程中，领导对档案管理工作的创新改进是非常重视的，且能够制定整体管理改进的规划方案和相关指导工作，但是从中层规划到基层执行等层面上却发生了严重的偏离，如档案管理工作人员的工作态度不端正、工作效率低，在实际的工作中，主观能动性不能有效发挥出来，那么将会严重影响到整体档案管理工作的创新进行。

（二）档案信息化建设程度较低。当前，烟台开发区档案管理工作在创新改进的过程中，在面对大量的档案管理数据增加和质量不断提升的前提下，必须能够有效地进行档案的信息化建设。而且，开发区的生产生活对于信息化的建设应用相比其他地区而言，整体的信息化建设水平是相对较高的。但是，由于信息化建设需要硬件设施、软件设施，尤其是专业信息化人员队伍的建立。虽然上级给予了一定的资金、政策支撑，但是纵观实际的信息化建设而言，档案管理所涉及的层面和难度点较多，信息化建设未能够统筹规划和改进，直接导致了信息化建设出现混乱的局面，未能够最大限度发挥其应有的价值。

（三）档案管理奖惩机制需要进一步加强建设。信息化技术和现代化档案管理工作在烟台开发区档案管理工作中的应用，要求在档案管理工作细化的过程中，必须不间断强化档案管理奖惩机制的建立，以此能够为各方面细化机制工作的进行发挥有效的激励作用。

三、档案管理工作问题改进措施分析

（一）强化系统化教育培训，提升工作人员的综合素质。烟台开发区档案管理工作改进的过程中，必须配备专业化的档案管理人员队伍。就这一方面而言，在实际进行的过程中，档案管理人员能够通过系统化的教育培训工作的进行，不断提升专业工作人员的工作素质和工作水平，以此为档案管理工作的进行发挥重要的激励促进作用。首先，能够组建专业化的档案管理人员队伍，坚决避免像过去一样从各单位抽调档案文秘，临时或兼职去整理归纳档案的工作做法，保证档案工作人员队伍建设的稳定性。其次，积极引进高校专业化的档案管理毕业人才，保证人才队伍建设，避免当前档案管理工作过于被动的问题存在。最后，强化档案管理绩效管理工作的改进，提高档案管理人员的积极性和主动性。

（二）强化资金支撑，提高档案的信息化建设。档案信息化建设工作进行的过程中，在强有力的资金支撑下进行相关的工作是非常重要的。首先，要求档案工作人员的专业业务水平和工作能力能够得到提高，改变过去传统的档案管理工作思想，提高工作人员的专业业务适应能力，提供平台和机会支撑，促使工作人员能够主动接受专业化继续教育。其次，针对工作人员提高工作时所需的相关科学知识的补充与更新，档案馆加强了计算机、档案软件、信息技术等相关学科的培训，档案管理人员经过培训可以灵活运用到实际工作中，提高了工作人员的专业化实践能力。

（三）严格奖惩机制建立，建立有效的激励机制。首先，强化奖惩机制的细化工作，针对不同的问题设置不同的奖惩条例和奖惩规范，尤其是对于一些细小问题的奖惩范围的严格规划。其次，奖惩机制的建立必须建立相配套的第三方监督机制，只有在监督作用有效发挥的基础上，保证奖惩机制能够有效落实到实际工作中，为工作人员相关工作的进行提供有效的激励支撑作用。

（四）科学化的建立档案管理的现代化制度。烟台区档案管理工作创新进行的过程中，必须在现代化的档案管理制度的构建基础上进行一系列的档案管理工作。而在规范档案管理工作进行的过程中，首先，应该不断强化档案材料收集的规范化整理，利用信息化技术对档案资料进行有效的整理分析，保证档案资料存储的完整性。其次，应该保证档案管理的各项基础设施能够完善化建设。在基础设施科学运用的基础上，保证档案管理工作材料整理收集系统化的转入、转出等工作，使之更加规范化，程序化。最后，在档案管理系统化制度建设的过程中，必须不断强化监督管理作用的严格发挥，能够不断强化档案管理各个环节的监督追踪管理，做好登记审批制度，以此保证档案管理工作向着科学化的方向进行。

四、小结

综上所述，烟台开发区档案管理工作改进的过程中，针对当前档案管理存在的问题，能够从强化信息化建设水平、强化奖惩机制的建立以及提高人员的专业化素质水平、系统化地建设档案管理制度等方面整体上提升整个烟台区开发档案管理的工作水平。