新时期供电企业档案管理信息化建设方案探究

文/广东电网有限责任公司江门蓬江供电局 许敏玲

为了促进档案管理信息化建设健康发展，需要及时总结经验，作为档案管理人员要加大对档案的管理力度，积极实现精细化管理。针对当前存在的投资建设信息化的资金不足、信息化规划不完善等问题，采取科学措施，及时探讨供电企业档案管理信息化建设的创新方案，有效提升供电企业在市场中的竞争力。

一、供电企业档案信息化管理的重要意义

在新时期下，供电企业档案的搜集、传送、处理、保护以及使用等过程都具有了信息化和数字化的特征，大数据时代的到来使得档案管理成为提高供电企业竞争力和专业技术水平的主要途径。传统管理手段无法满足社会发展需求，因此供电企业必须要积极进行档案管理信息化建设方案的有效创新，将档案进行备份，采用数据库、人工智能等现代化手段实现供电企业管理的信息化服务，这对供电企业稳定发展起到了至关重要的作用。

二、供电企业档案管理信息化建设方案探讨

电力档案管理涉及的内容较多，要及时根据档案管理重点及其性质来设立专门的档案信息化管理机构，对供电企业档案信息进行独立管理和利用。供电企业档案信息化系统主要目标是实现企业档案系统信息与所属机构档案信息的互联互通，及时采用分布式的档案信息建设方案，对系统的安全性能提出更高要求。

（一）档案管理目标。通过采用档案信息化管理的方式来对供电企业档案的管理程序进行规范，积极采取在线归档的方法来对工作流程进行合理优化，并通过网络化服务来进行在线查询、利用等操作，充分体现了档案信息化建设的有效性。

（二）网络化系统功能方案。档案信息系统主要提供了档案信息从形成到使用的整个管理过程，对文件产生进行超前控制，其主要内容为：文件初步鉴定、标识归档、逻辑归档等多项内容，只有这样才能达到国际档案机构规定的档案管理功能，使网络化档案信息管理系统具备了文件材料、管理规程、信息管理等功能。不仅能够对文本文件进行管理，还为人员及时提供了图片、声像等多种形式文件管理功能。采用网络管理的模式将档案物理存放位置及时记录下来，对档案形成、专题汇编作出全方位的管理，不仅提高了档案信息化管理效率，还最大限度节约了人力和物力。构建虚拟化的档案馆，实现专门的档案管理部门对档案信息进行统一管理和维护，这样用户可以根据局域网，在任何时刻都能进行档案信息共享，为用户提供了更加便捷的阅览和查询服务，大大提升用户满意度。对供电企业档案信息进行全方位数字化管理，及时建立一体化文档管理系统，对各种电子文件进行远程控制，为工作人员随时接收异地档案信息提供了更多的便利，积极实现供电企业档案信息流程管理信息化、数字化。建立数字化档案信息资源库，最大限度挖掘有效信息，以此方式为供电企业生产管理以及决策等工作提供可靠数据，不仅涵盖了原有档案信息资源，还扩大到语音、图纸、图形图像等领域，及时形成了规模更大的档案信息知识库，还能够对档案数据进行有效的组织和挖掘，促进供电企业档案管理水平的进一步提升。

（三）系统管理技术方案。构建开放式档案信息管理系统，明确档案信息保存和维护等过程。在网络环境下，供电企业需将档案管理系统的可拓展性和标准化作为技术方案，使其具有档案信息获取、存储、管理、交换、利用、服务等多项功能。及时为档案工作人员提供个性化，无缝集成的档案查询系统，同时该系统还为用户提供了这些界面：搜索界面，用户提交界面，系统管理界面，采用虚拟机器，让用户直接通过浏览器就可以进行档案信息管理访问，借助强大工作引擎来构建档案信息审批流程。分布式档案信息系统主要是建立在JAVA语言和J2EE平台上，档案应用程序、计算过程以及处理数据都广泛分布在网络中，在采用远程操控方法的基础上，实现对档案业务信息远程数据的及时移交，档案管理机构通过网络传输将有关档案信息发送至数据库中，更好地保障了档案管理信息化管理技术方案的实用性。

三、强化档案信息化管理建设的主要措施

（一）提高档案信息搜集效率。随着网络技术的飞速发展，在大数据时代，作为档案信息管理人员必须要认识到档案信息搜集工作的重要性，积极扩大档案信息搜集主体，指定专人进行档案信息搜集，同时依靠社会组织参与的力量，有效提高档案信息搜集效率利用互联网来进行档案信息搜集，这样不仅可以有效提高档案信息搜集效率，还使现代化技术的优势得到了充分体现。

（二）积极创新档案信息服务方式。档案工作就是要服务于用户，大大提升档案价值。转变档案服务观念，树立以用户需求为中心的档案服务意识，对用户及时提供全程服务，在此过程中需要充分了解不同用户需要的档案资源，大力推广智能化和个性化服务，及时将档案资源信息进行归纳和整理，通过网络渠道向用户推送档案资源。

（三）加大档案信息管理力度。为了确保档案信息的安全性，需要根据实际情况来构建科学有效的档案安全管理体系，制定具有可行性的档案信息安全管理制度，主要对档案保管以及丢失问题进行明确规定，必须要保证档案信息的完整性。促使工作人员及时明确档案信息安全管理职责，严格按照档案信息安全管理制度进行操作。重视社区服务，定期给社区人们普及档案信息安全有关知识，全面扩大档案信息安全管理制度的宣传范围，从而确保社区服务与供电企业档案管理信息化建设的同步进行。营造良好和谐的档案信息管理氛围，加大对工作人员的管理力度，为档案信息提供安全保障。

（四）增大档案信息化建设的投入力度。增添现代化档案管理设备，积极构建硬件基础设施，尤其是要做好档案资源的防高温、防尘、防火等工作，安排专人对档案资源库进行管理，成立档案阅览室，档案管理办公室，这样做有助于对档案进行统一有效的管理，促进档案管理效率的提升。制定相关的管理制度，比如档案管理办公室规程、档案阅览室日常行为规范，档案管理办公人员日常操守，积极推进档案管理信息化建设步伐的稳步进行。

四、结束语

在互联网时代，档案管理人员要积极探讨档案信息化建设的创新思路，明确档案管理信息化建设的具体方案，树立以用户需求为中心的档案观念，并积极配合档案管理工作，这对我国供电企业发展以及整体经济提升都具有深远意义。