新形势下中学档案管理信息化建设的有效策略

文/山东省威海市第一中学 孙玉玲

自党的十八大以来，我国档案事业的发展有了质的飞跃，得益于信息技术和互联网技术的发展，档案管理不仅更加科学化而且更加便捷化。为了适应大数据时代的要求，档案的管理工作必须加快转型升级，其中以信息化为核心的档案管理体系建设成为各单位档案管理的关注重点。

一、中学档案管理信息化建设的必要性

目前中学的档案管理也越发重视信息化管理体系的建设，它的必要性主要体现在两点：

（一）建立档案信息化管理系统能够大大提高档案管理的效率。学校的档案资料不仅包括学校的行政档案、科研档案、教学档案、文书档案，同时还包括设备仪器档案、基建档案、各种荣誉档案等等。随着学校的发展，档案的内容不断增多，过去传统的档案管理模式不仅耗费人力，同时效率低下，人为误差率高，而采用信息化的档案管理模式可以减少人力成本，有效缩短档案管理的时间，大大提高了档案管理的效率。

（二）中学档案管理信息化建设是时代发展和国家战略的必然要求。互联网的普及为各行各业提供了诸多便利，不仅使信息的传播速度加快，同时也打通了很多无形的屏障，实现了信息资源的开放和共享。近年来，我国档案信息化建设的进程逐渐加快，很多部门的档案资源系统已经实现了互联互通，学校作为重要的教育机构，是政府、教师、学生、家长及相关社会企业之间的枢纽，只有尽快构建和完善档案信息化管理系统才能更有效地和各部门进行连接，实现信息资源的共联和共享，发挥出自身更大的社会价值。

二、中学档案信息化建设存在的问题

目前，在中学档案信息化建设工作进程中还面临如下的问题：

（一）档案信息化管理软硬件的融合还存在欠缺。信息化档案管理系统是一个综合的管理系统，不仅包括各种硬件设施，如档案存放环境及相关设施、办公的设备、维护设施等，同时还包括各种软件设施，如管理软件系统，人力资源等等。在中学档案管理工作中经常会出现硬件很到位，可是软件有问题；或者是管理队伍很优秀，但是管理设施和管理条件较差的问题，这些都是档案信息化管理系统软硬件没有很好融合的表现。某些环节之间的不匹配、不协调严重影响了档案信息化管理效能的发挥。

（二）在档案信息化建设进程中，相关的管理制度不完善。档案管理的内容和事项很多，涉及很多部门及人员，没有完善的档案管理制度就会使管理难度增大：一方面，体现在档案管理部门在与各部门人员互动过程中，没有一套统一的标准，给管理人员增加了很多重复性工作。另一方面，对档案管理部门自身来说，管理制度的漏洞也在一定程度上导致了某些工作人员消极怠工、责任心不强、工作漏洞百出的现象，管理制度没有很好地对相关人员和工作进行合理的规范。

三、新形势下加强中学档案信息化建设的有效策略

（一）完善档案信息化管理制度。完善的档案管理制度能够保障档案信息化建设的顺利实施，可以从档案的信息化管理流程、档案的格式规范、档案的工作职责、员工评选及绩效考核等等方面进行一系列制度的构建。信息化管理制度的构建和完善不能与实际工作脱节，比如在工作中一旦发现没有相应的规范及标准可以参考，这时就需要管理部门引起注意，及时对制度进行补充和完善；对于一些制度不再符合实际工作的情况，管理部门要及时进行制度的更新。实际工作的开展和制度的构建完善应该是相辅相成的运行机制：一方面，管理制度必须从实际工作中提炼出来。另一方面，又要对当下的工作起到规范和指导的作用。通过构建并完善一套档案信息化管理制度来有效地保障档案管理工作的高效实施。

（二）强化档案信息化管理的软硬件设施，促进软硬件各部分的相互融合。学校档案管理部门要根据自身情况，通过分析当下的档案信息化建设找出自身的短板，尽快弥补。对于信息化管理硬件的环境设施，档案管理部门要尽量争取学校资金进行改造和优化，保证工作的合理开展。在信息化管理软件方面，管理部门要和软件商进行充分的沟通，制定一套切实的、具有可操作性的档案管理软件，同时在日常工作开展的过程中，及时就软件出现的问题与软件厂商进行交流和沟通，定期对软件进行更新升级。此外，档案管理部门还要尽快打造一支精锐的管理队伍，通过专业技术培训、实践操作指导、结对子、绩效评优等各种形式来提高管理人员的职业技能和综合素质，将人员凝聚起来，形成一种良好向上的工作氛围，发挥出人力资源的强大软实力。

四、结语

在中学档案信息化建设过程中，档案管理部门应该不断完善制度，强化软硬件设施，在整体上提高档案信息化建设和管理的水平，在当下和未来发挥出更大的效能。