基层档案信息资源开发与利用之探讨

文/山东省淄博市公路管理局临淄分局 王明霞

随着互联网大数据时代的到来，信息资源已成为一种重要的经济资源。档案作为记录社会活动信息的重要载体，其重要性早已引起人们的普遍关注和广泛认同。然而，我们处在一个日新月异的互联网时代，如何在新形势下大力开发利用档案信息资源已经非常紧迫地摆在了基层档案管理部门的面前。但是，由于种种原因，基层档案信息资源的开发利用还存在着不少问题，档案信息资源在基层实际发挥的作用相对薄弱。因此，结合基层实际情况，本文拟对档案信息资源开发利用的相关问题进行探讨。

一、档案信息工作的内涵及特点

档案是人类社会活动的真实记录，是综合信息资源的重要组成部分，其中蕴藏着丰富的信息资源。档案信息是人类连续、全面、直接地记录、存储和传播知识的一种形式，是人类传承知识的一种重要手段。档案管理工作没有物质财富的产出，不由个人所产生和利用，它是专门负责的部门以及专门负责的人员对产生的历史文件及记录进行管理的工作，通过其所记录的档案信息更好地为社会实践提供服务，为一定的政治、经济、文化服务。档案管理工作的最终目的，就是最大限度地开发利用档案信息资源。

档案信息资源包含着真实性和权威性的知识信息，是人类在长期的社会实践活动中积累的知识宝库。同时，档案资源因为档案人员的知识储备、认识能力等不尽相同，各地区信息资源分布、发展状况等不均衡，所以要求档案信息资源开发要与当地情况相结合。档案信息资源有着很强的共享性，不像物质资源或能源资源等，利用者会在资源利用上产生竞争，而不同的人从档案中所获取的信息不会相互影响。档案信息资源具有很强的复杂性，是对一个国家、地区或组织的政治、经济、文化等各方面发展历程的全面反映，所以档案信息资源种类复杂、繁多，需要全方位、多角度解读才可以发挥更大的作用。

二、档案信息资源开发利用的意义

档案信息资源在开发利用之前，价值为潜在的，不能作为有用的信息资源。必须通过开发利用，才能使潜在价值变成现实价值，为经济、社会所利用。如果档案信息资源不进行开发利用，便只会起到存储、记录的作用，花费大量的人力、物力，却无法获得更多的收益，所以档案信息资源的开发对于整个档案工作是非常重要的。

随着各项事业的进步与发展，档案信息的开发利用也愈加频繁，在许多领域都发挥了重要的作用。比如在科学技术方面，档案信息资源的开发与利用可以为科学研究提供参考，促进科技的发展；从领导决策层面讲，可以为领导决策提供经验，做出更好的指导方案；在基层工作方面，可以在工作咨询中提供指导，对基层工作起到很好的导向作用。

在新形势下，档案信息资源需要更好地为经济建设服务，为继续深化的改革服务，同时要为全面落实科学发展观，实现更好更快发展所服务。这些目标为档案信息资源的管理及开发提出了更高的要求，需要基层档案管理工作者积极开发档案信息资源，以适应社会不断进步的需要。

三、档案信息资源开发利用存在的问题

（一）知识结构陈旧。电子信息时代，电子文件日益发展，档案管理人员应是一批通电子技术、懂档案管理及相关专业的人员。然而，由于时代的原因，大部分档案管理人员的认知停留在档案管理工作只是纸质原始资料的收集、分类、保管、借阅等简单操作上。所以，为了弥补档案人才结构的不足，及时更新档案工作人员的相关专业知识，应充实或改变人才培养机制，多途径培养档案信息开发利用工作需要的人才，提高档案信息开发利用人员的整体素质，是整个档案管理工作的必要任务。

（二）重视程度不够。受传统观念的影响，大部分人包括单位的领导普遍认为档案管理工作就是以保管为主，更谈不上档案信息资源的利用与开发，无论是经费还是人力都投入不够，这在很大程度上影响了档案工作人员的积极性。于是造成了部分档案管理人员存在得过且过的懒惰心理，忽略了自身应该去不断学习业务知识、提高业务水平的要求。

（三）收集材料单一。只重视红头文件和文书档案的保存，忽略非红头文件和专业档案的收集，注重纸质文件忽略电子、音像和重大活动相关资料的收集。由于基层非红头文件和音像电子文件大都来自各职能科室，而重大活动一般由多个部门联合完成，而非专业档案人员的档案意识不强，收集整理不及时，造成了不可弥补的损失。

（四）编研工作薄弱。基层档案人员一般不会过多地考虑编研工作，只是当编研工作成为一种考核内容后，才临时进行突击性的工作，这就造成了档案编研内容欠准确，结构不合理的情况，于是形成了没有特色、没有深度、没有实用价值的编研成果，也就无法真正把死档案变成活信息。

四、加强档案信息资源开发利用的措施

（一）争取领导支持与加强档案业务培训。良好的工作业绩和突出的工作表现，是争取部门领导重视和大力支持的基础。有为才有位，档案工作人员要以自己的实际行动和工作成绩去争取领导的重视。发挥自身优势，立足档案特色，充分利用馆藏档案资料，积极参与地方政府开展的宣传活动。打铁还需自身硬，档案管理人员也要加强业务学习，不断与时俱进，把档案信息资源开发与利用基础知识、数字化技术知识、网络技术知识、现代管理技术知识等列入指导性学习范围，加强对档案业务人员应用新技术、新设备、新方法的培训，提高档案业务人员掌握和运用现代化技术的技能。

（二）提升档案信息资源的认识。将档案信息资源化建设置身于网络强国战略中同步推进，制定适合本单位的档案网络信息化服务发展意见，细化档案信息化建设，推进档案网络化服务。加强网络服务和传统服务的融合，建立健全档案网络信息共享机制，拓展档案网络共建多赢渠道，实现档案网络建设科学发展。

（三）更新档案信息资源收集观念。《文书档案整理技术规范》《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》《文书档案归档范围和保管期限表》是档案收集整理归档的依据所在，但这也是一个纲领性的文件，不能指导每个单位的具体工作，因此，档案工作者应该在领会指导性文件的基础上，深入调查研究本单位的职能，结合实际工作，制定本单位详尽准确的、可操作性强的文书档案收集范围和保管期限。增强本部门单位全员档案认识，倡导人人都是档案员、事事都要留存档的工作理念。不断加强档案资源建设，分管领导和档案管理人员应转变传统档案管理的观念，充分认识新形势下档案信息资源特质，对各种形式的档案资源给予高度的关注和重视，加大收集、处理及保护力度。将丰富的档案资源作为档案资源建设重点，从而积极推进整合档案资源建设工作。

（四）增强档案信息编研工作创新。档案编研工作是档案信息资源开发利用的一种重要形式，体现了一个档案室的档案管理水平。通过开展档案编研工作，向社会提供编研成果，加深广大利用编研成果者对档案和档案工作的了解。档案编研的选题既坚持有创意，又注重实用，实际工作中尽量避免过大、过深的选题。专题编研成果务必突出行业特色，在编研的选题中，专题编研要体现独特性、新颖性和专业性，贴近人民群众，有效地为经济建设、社会发展服务。编研思路的创新体现在编研工作的日常开展中，档案管理人员要从意识上进行改变，改变以往为档案室达标才进行有编无研的被动局面，提高自我业务能力和学识水平，锻炼敏锐的文化洞察力和精品意识，研究相关专题的历史背景和内在价值，提升档案工作的文化层次，推进具体的编研工作。

五、结束语

档案信息资源的开发利用是对人类精神财富的升华，要做好档案信息资源的开发利用，基层档案室必须切实加强基础工作，注重做好各种档案资料的收集和整理，不断丰富单位馆藏，努力提高档案工作者整体素质，提高档案管理和编研工作水平，运用现代信息技术手段，促进档案信息资源开发利用工作的发展，更好地为党、国家和人民服务。