优化机关事务档案管理模式研究

文/山东邹城市机关事务管理局 韩呈镇

优化管理方式是机关事务档案管理工作的重要内容，也是机关事务单位档案工作的根本任务。机关事务档案管理工作作为整个机关事务工作的重要组成部分，机关事务单位在档案管理工作中要切实按照有新思路、新突破、新举措的要求，优化档案管理模式，把档案管理各项工作做深、做细、做扎实。

一、传统机关事务档案管理模式的局限

传统的机关事务档案管理属于一种内向型、封闭式的模式，大多将机关事务档案保存在机关事务单位的办公室，主要供领导查用，一般不对外开放。这种封闭的模式尽管有利于机关事务的保护，但随着经济社会的发展，我国的机关事务进行了较大改革，机关事务档案管理的传统模式逐渐暴露出诸多局限：一是过于封闭甚至是保密，阻碍了机关事务档案的利用。首先是“门槛”高。机关事务档案的利用一般需要领导审批或专门的介绍信，有时甚至要征求多个或多级领导的同意，因而普通百姓很难接触到人事档案。其次是方式单一。机关事务档案管理大多沿用以往的“看摊”的做法，坐等利用者上门才提供服务，服务的方式也多是简单的“你查我调”。二是机关事务档案管理人员素质及业务水平低下。机关事务档案管理是一项政策性、专业性和技术性都很强的工作。当前机关事务单位大多强调内部机构和人员的精简高效，机关事务单位的档案管理人员多设为兼职，而且变动相对频繁，导致管理队伍的业务素质不高、稳定性较差。这样一支队伍很难给予机关事务档案优质和高效的管理。三是机关事务单位大多自行设立档案室，由于保密观念的束缚，很难对机关事务档案进行信息开发，更谈不上信息的开放。四是机关事务档案管理手段落后。管理手段原始粗放，手工记录，重复无效劳动，机关事务档案管理软件落后且软件不统一，现代化管理手段缺乏等。

二、优化机关事务档案管理模式

（一）优化档案管理制度。一是将档案工作列入机关事务单位重要议事日程，明确责任，将档案工作纳入目标管理，加大对档案工作的领导力度。二是建立健全档案领导机构，成立机关事务单位档案管理工作领导小组及鉴定小组，建立专门档案室，配备有一定档案知识和管理才能的档案专职人员，建立由机关事务单位各科、室、办参与的全方位档案管理网络。三是建立和完善档案管理制度，如机关事务档案管理三合一制度，档案保管、利用、保密、借阅等制度，并将这些制度纳入单位的管理系统，使之渗透到各科、室、办中去，使其了解档案工作的重要性，提高遵守制度的自觉性，确保机关事务档案工作标准化、制度化。四是提高监督力度，定期或不定期检查和抽查档案工作，促进机关事务档案工作不断上新台阶。

（二）优化档案管理质量关。机关事务档案，特别是事务性档案涉及的部门多，量大，面广，随着地方政府行政事务的日益发展，事务性档案数量不断增多，一是涉及的事务比较多，收集工作比较繁琐。二是工作要求高，这是由机关事务工作性质决定的，要求档案人员要有高度的责任心，认真、细致的工作。机关事务档案专业性强，仅仅靠机关事务档案室人员是难以胜任包括收集、整理等项工作的。因此，必须在机关事务单位的有关科、室、办设置专职档案员，负责自身工作中形成的档案的收集、整理、归档等工作。机关事务档案人员要认真负责，把好本单位档案的质量关。

（三）优化档案人才培养。传统意义上机关事务单位的档案管理部门是一个所谓的相对落后部门，人员知识层次低，知识更新速度慢，人才匮乏，自身缺乏吸引优秀人才的条件。同时，机关事务档案工作人员知识层面单一，对机关事务性档案管理缺乏了解，对现代科学知识缺乏了解，这些都造成了管理上的滞后。要改变这种局面，一方面要大力优化在职人员的培训，通过进行机关事务档案管理知识和相关现代化科学知识培训，从而适应工作的要求。另一方面，吸引相关行业如计算机、档案学、情报信息等方面的优秀人才加人到机关事务单位档案管理队伍中来，也是迅速优化机关事务档案管理模式的一条捷径，他们的加入，会使机关事务单位的档案部门真正成为所在单位的信息提供中心，而不是单纯的资料保管中心。

（四）优化档案信息化建设。所谓机关事务档案管理信息化，就是将现代计算机技术、信息技术、通信技术充分运用于机关事务档案信息资源的处置、保存、管理和提供利用等活动中，以期获得最佳的工作效率、经济效益和社会效益。其主要内容包括机关事务档案信息的数字化、档案信息利用的网络化、检索的自动化和档案信息接收、存储和提供利用的一体化。要实现机关事务档案管理信息化，机关事务单位可以通过建立档案中心，建立相关的网页和数据库，利用网络开展档案服务并加强网络安全性的建设等途径来实现。对机关事务事业发展服务是机关事务档案工作的出发点和立足点，当前机关事务改革的深化，客观上对机关事务信息的需求量越来越大，对机关事务档案信息化建设也提出了更新、更高的要求，机关事务单位利用计算机、扫描仪等现代化管理手段，运用数形结合的思想，提供分析报告，既可以为领导在机关事务管理、工作决策等方面提供及时、可靠的依据，也可以全面推进机关事务档案信息化、社会化建设的进程。