做好科技情报档案管理工作的研究与探讨

文/通化市科技情报研究所 崔韩

档案部门的管理是科技情报为社会提供更好服务的前提，而科技情报档案的管理则是保证科技部门管理工作质量的基础。办公现代化潮流涌进，档案管理的建设已经迫在眉睫。如何通过规范的档案管理工作，加强科技部门的办公管理智能，提高科技管理者职业素养，是相关单位应该重视的问题。

一、科技情报档案资源管理存在的问题

（一）重视程度不够，管理职责不清。现在我国虽说有的科技管理部门已开始对科技情报档案建设工作重视起来，但仍然没有真正发挥档案建设工作应有的价值作用，产生这样情况的最根本因素是因为有关的档案管理人员自身的专业素质与工作能力不足。一方面，档案的分类不合理，导致不能有效应用档案信息，致使资料数据获得的时间受到制约，因而使档案管理建设在现在科技情报档案管理部门中的作用很难实现。另一方面，大多数档案管理人员对档案管理建设的理论知识掌握不到位，所以就使有关的管理人员不能有效意识档案管理建设的重要性，导致工作态度出现问题，给档案的管理造成严重影响。

（二）档案信息没有得到充分挖掘。当前科技情报档案资料涉及的内容较为单一，缺乏丰富生动的素材，这对于档案资源的开发与利用造成了一定的阻碍，尤其对于单位成立时间较晚的，能够利用科技情报档案进行工作评估的资料就显得微乎其微了。还有些并没有认识到档案资源对于工作评估的重要程度，对于科技情报档案的馆藏并不熟悉，档案资源的开发与利用不够深入，限制了档案在工作评估中作用的发挥。

（三）科技情报档案的收集、归类和保管的流程缺少现代化。科技创新在不断地改革，科技部门管理工作也在不断变化，而电子档案的更新不够及时，使得档案信息前后不能统一。这都是档案收集、归档的工作流程不规范造成的。《档案管理制度》本身对科技部门档案管理的收集与整理做了总的要求，但在具体实施中，并没有可行的方法流程规定，缺乏相应的规章制度。加上科技情报档案的收集不及时，分散存放在个人手中，造成了一些档案资源的无形流逝，在查询科技情报档案的过程中有名无实，拉低了档案的真实性。

二、加强科技情报档案管理工作的措施

（一）摆正科技情报档案管理工作的位置。档案建设工作是一项基础工作，涉及科技情报档案管理部门工作的方方面面，在科技情报档案管理部门发展中有着不可替代的作用。随着信息多元化时代的到来，档案的作用已不仅仅局限于上传下达和交流沟通上，新的社会发展形势赋予了档案新的内涵和意义。因此，科技情报档案管理部门要提升全体工作人员对档案管理建设的重视程度。首先，科技情报档案管理部门应当从提升领导干部的认识入手，使领导干部充分认识到做好档案建设工作的重要性，最大程度地争取到领导对工作的支持。其次，档案管理部门内部应当细化分工，对每一项具体的工作设置专职的管理岗位，将档案建设工作由被动局面转化为主动，使工作人员认识到档案的重要性。最后，科技情报档案管理部门应当积极开展丰富多彩的宣传活动，普及与档案管理建设有关的知识，使全体工作人员意识到档案管理建设的重要性。

（二）增强科技情报档案管理的安全性。档案管理现代化对现在的科技情报有很重要的作用，只有科技情报档案管理安全性得到有效保证，才可以让其作用得到有效的呈现。第一，建立健全相关的保密制度与规定，并以此对相应的档案管理建设人员实行制约，一旦有泄密的人员，要给予严厉的处分，使档案可以获得有效的管理，确保档案信息的安全性。第二，科技情报者应主动推广计算机知识与网络安全知识，使科技情报内部的所有工作人员都能拥有网络安全意识，并对安全隐患所带来的严重后果加以宣讲，同时增强计算机管理部门对网络安全的监管力度。

（三）加强硬件建设，科学管理科技情报档案。科技情报档案管理部门要及时更新档案管理建设设备，为档案管理建设的现代化进行提供物质保障。首先，科技情报档案管理部门要积极引进一些操作便捷的先进设备，建立起良好的档案处理系统。其次，为了保证档案信息的安全，科技情报档案管理部门要引进计算机辅助系统。最后，科技情报档案管理部门要及时淘汰旧的档案设备。

（四）健全组织领导部门，提高档案管理人员整体水平。档案建设离不开一支精英队伍的支持，因此科技情报部门首先要建立起一支适应现代化的工作人员队伍，为档案管理建设的现代化进行提供人才保障。首先，科技情报档案管理部门要提升档案管理人员的准入门槛，在人员选拔上注重对他们专业知识以及工作经验的考察，从源头上提升档案管理建设队伍的整体素质。其次，科技情报档案管理部门要加强对档案建设工作人员的任职教育培训，经常性地组织一些讲座，或者是新老工作人员之间的经验交流座谈会，使一些新入职人员能够在前辈那里学习并借鉴一些好的经验和做法，不断提高档案管理人员的思想素质和业务水平。再次，科技情报档案管理部门应当积极对档案管理人员进行专业知识考核，确保其专业能力过关。最后，科技情报档案管理部门要对一些不能胜任档案管理建设工作的工作人员进行及时教育，防患于未然。