浅析网络要素对档案管理的影响

文/云南省农业科学院生物技术与种质资源研究所 徐靓

无论是企业发展，还是机关单位发展，都离不开档案数据的参考支撑。档案内容记载着单位成长发展的点滴，展现了发展中取得的成果，同时也暴露了发展中的一系列问题，是单位成长进步的重要参照。网络化时代的到来，改变了传统的档案管理模式，这既为档案管理带来了帮助，同时也构成许多挑战，档案管理有待进一步创新改革。

一、网络对档案管理工作带来的影响

（一）档案产生方式更加多元化。传统的档案管理以手工为主，都是依靠人工力量完成档案的搜集、整理与归档。在网络要素的影响之下，很多单位开始借助计算机的力量完成管理工作，许多档案都是采用半手工、半信息化的处理方式，运用计算机生成和备份数据。比如在文件起草之初，起草人就将文件资料录入到计算机中，后续的修改归档工作也在计算机中完成。

（二）档案记录方式更加多样化。受网络要素的影响，档案资料不仅仅是以纸质化的方式呈现，有很大一部分档案资料是以电子化的方式呈现。以执法机关为例，执法人员在执行任务的时候都会配备执法记录仪，整个执行公务的流程都会记录在记录仪中，回单位之后再刻成光盘，或者保存在电脑中，相比于手写记录，这种记录方式很方便快捷，这也就意味着电子档案的数量会比之前成倍数递增。在纸质档案与电子档案共存的情况下，档案管理人员需要做不同的工作，对于纸质档案需要将其归类并且存档，对于电子档案需要先编码，再存档，这无形中加大了管理者的工作量。而随着记录方式的多样化发展，管理工作也需要有所创新，做到工作模式与工作性质相匹配。

二、网络时代创新档案管理的方式

（一）提高对档案管理的重视，加强信息化管理力度。管理人员有必要重视网络要素对传统档案管理工作产生的影响，根据档案管理的实际需求开发相应的管理软件，并且在实践中不断完善软件制造，努力将档案管理工作与其它的工作相接轨。其次应有目的强化档案管理的力度，保证数据库内容实时更新，为管理工作提供有力的数据支撑。因为传统的档案以纸张为主，在电子化时代中，这种档案保存方式也应做出相应调整，企业或者机关单位应有意识地将原本的纸质化档案向电子化档案过渡，尽可能将复杂的数据资料以电子化的方式呈现，解决管理空间和时间。

（二）建立档案管理新制度，规范档案管理的活动。受到网络要素的影响，档案管理工作存在很多的风险，管理流程也越来越严谨，与此相匹配的，应尽快建立符合各方主体实际情况的档案管理制度，为管理工作开展提供制度上的支撑，使档案管理逐渐走向规范化、标准化。例如在保障档案安全性方面，企业可以建立健全的审批制度。当工作人员因工作需求要调阅档案的时候，首先应向管理者报备，在得到负责人同意的情况下才能获取该档案，并且在电脑中记录借阅信息，方便日后的查询。在严密的制度体系下，每个流程都需要遵守制度规定，为借阅活动留下证据，无形中提高了管理工作的保密性与安全性。

（三）提高档案管理的安全性，保证档案资料的完整性。安全遭受威胁是网络要素对档案管理的最主要影响，也是不可避免的档案管理风险。在电子化时代中，许多档案资料都保存在互联网中，这为黑客的盗窃行为提供了可乘之机。有些黑客利用电脑病毒侵入到企业、机关电脑中，获取机密性的档案资料，并将这些资料二手专卖给他人谋取利益，这是屡见不鲜的犯罪方式。针对这个问题，管理部门应将档案的安全性放在工作的重心位置，调动各方资源来保证档案的完整、安全。首先应从人员素质角度出发，提高管理者的综合水平。在网络时代中，管理者不仅需具备专业的档案管理知识，还需要掌握一定的信息化水平，善于利用开发档案的同时，还要了解采取何种措施来保障档案的安全性。单位定期需要召开管理人员的技术培训，学习掌握最新的管理方式，以及了解最新出现的病毒，及时做好加密工作。其次为杜绝内部安全风险，应规范档案保存的具体原则。针对一些非常重要的档案资料，为了避免在保存中出现的遗漏或者丢失，可以同时采用电子化和纸质化两种保存方式。为了降低电子保存的风险，可以通过纸质的方式来进行二次保存，保证档案管理的有效性。

三、结束语

在网络要素的影响下，电子档案逐渐出现并且在很多领域取代了纸质档案，这是顺应潮流的体现。电子档案因其保存方便、储存空间小、易传输的特征备受企业和机关单位的青睐，使用率比较高。但受到网络的影响，电子档案在管理中也会出现许多安全隐患，需要依靠制度的完善、员工素质培训、思想认识的提升来加以解决。