档案资料在志书编撰中的作用与意义探析

文/泉州市海洋与渔业信息中心 朱丹华

中国是世界四大文明古国之一，有着数千年的历史文化，在世界历史舞台上扮演着重要的角色。伴随着人类社会的不断发展，其他三个文明古国都走向了消亡，只有中华文明获得了传承，绵延至今。究其原因，是因为中国有修史的传统，“以史明鉴”“为往圣继绝学，为万世开太平”等思想流淌在中国文人的血液之中。我们既有国史、正史也有地方志，从中央到地方，我们的历史被记载并传承下来，凝聚了中华民族的精神与力量。在21世纪的今天，我国的政治、经济、科技、文化、教育、医疗等事业空前繁荣，百花齐放，留下大量的档案资料。古训言“治天下者以史为鉴，治郡国者以志为鉴”，我们要充分认识到档案资料在志书编撰中的作用与意义，充分利用档案资料做好志书编撰工作，使地方志成为地方各项事业发展的历史见证，让人们铭记历史智慧，牢记历史嘱托，为国家和民族的发展输送更多更好的文化力量。

一、档案与志书概述

（一）档案与志书的渊源。档案是指人们在各项社会活动中直接形成的各种形式的具有保存价值的原始记录。志书，又称地方志，《周礼·春官》有“外史掌四方之志”的说法，志为记录之意，方志为记录四方之意，地方志便是一个地方的“百科全书”，记录了一个地方政治、社会、经济、社会等方面的历史变迁。两者虽有区别，但是却有着一定的渊源。“档案”在历朝历代都有不同的叫法，商代档案称“册”，周代称“中”，秦汉称“典籍”，汉魏之后有“文书”“文案”“案牍”“档子”“案卷”等多种名称。一直到清朝嘉庆年间，才将“档子”和“案卷”融合，称之为“档案”。历史上很多史学家担任过档案管理员，比如西汉武帝时期的太史令的司马迁和东汉明帝时期的兰台令史班固，司马迁的《史记》和班固的《汉书》的成书，都是查阅并利用了大量的档案资料的结果。编写地方志也是同样的道理，历史上著名的《华阳国志》《括地志》《临安志》等志书都离不开当地档案资料的作用。

（二）档案资料与志书编撰的关系。档案资料与志书编撰是一种相辅相成的关系。首先档案资料是编撰志书的基础和依据。编撰志书无非三种途径：一种是利用档案资料，二是利用文献资料，三种是利用口碑资料。在口碑资料方面，经过时间的洗礼和岁月的沉淀，很多当事人的记忆已经出现偏差，或者在潜意识和意识中对人物或事件进行美化，他们所描述的事实也许并不是真的事实。在文献资料方面，虽然很多文献也是依据档案写作而成，但是毕竟不是第一手材料。而档案作为第一手材料，不仅及时记录了当时所发生的事情，而且还更加全面翔实，真实可靠。在志书实际编撰过程中，档案一般都占有绝大多数的比例，是一部志书成败的关键所在。其次编撰志书是对档案资料的全面、综合利用。志书跟档案最大的区别是，档案是处于被动利用的地位，如果档案资料不被利用，它只能在档案库里沉睡，或者沉入电脑的数以亿万计的数据大海之中；而志书是可以出版发行，让更多的公众看到。志书编撰需要的档案资料多、范围广、时间长，通过服务于志书编撰，档案资料实现了它的价值，得到了全面、综合的利用。然后志书又是档案工作的资料库。志书的内容丰富，汇集了大量的档案资料，所以它也是各级档案部门保存的主要资料。当有关部门及有关人士要编撰与之相关的志书时，志书就可以充当档案资料来使用，发挥更大的作用。

二、档案资料在志书编撰中的作用与意义

（一）档案资料保证了志书“志涵百科”的容量标准。所谓“至涵百科”，指的是志书应当具有百科全书一样的容量。一个城市、一个单位、一个行业、一个部门，每天都有大量的事情发生，每年都有很多大事件值得记录，也会有很多值得铭记的人物需要重点记录。一本志书当中，包括总述、大事记、人物传、附录等等，当地的历史全貌都会跃然纸上。从志书的属性来看，它基本上是资料的科学排比，档案资料占到了总内容的70%。因为档案资料具有全面性和连续性的优点，历史的各个时期各类事物各种情况都井井有条、分门别类地记录，并且真实可靠，使得它在志书的编撰中发挥了主要的作用以及重要的意义。

（二）档案资料保证了志书的翔实性、地方性和特色性。国史是对国家整体历史的记述，体现的是国家性和中央性。对于志书而言，它虽然不需要像国史那样的大范围以及面面俱到，但是资料翔实，实事求是也是它编撰的重要原则。在这样一个基础之上，它所体现的正是地方性和特色性。如果志书不能如实地反映地方的历史，不能展现出地方的特色，那么它就不能称之为地方志。从档案资料方面来看，只有不好的志书，没有不好的档案。因为志书可能会因编撰者水平的良莠而产生优劣之分，而地方的档案资料是地方政治、经济、文化、社会等方面发展长期累积的结果，没有经过人工的雕琢，具有原始性的特点。又因为地方档案资料的原始性，使它具备了强烈的地方性和特色性，在志书编撰中确保了志书的翔实性、地方性和特色性。

（三）档案资料增强了志书的资政、教化、存史功能。资政、教化、存史是志书的三大功能。资政意为帮助治理国政，指的是志书在政府行政方面所发挥的作用。历朝历代的君王和士大夫无不喜欢读史，通过历史既可以照见自己，可以避免重返前人所犯过的错误，更好地治理国家。新时期我国尤其重视志书在资政方面的作用，更加强调政府机关、企事业单位领导者在决策时对志书的运用。档案资料保存了大量真实的历史案例，将其编撰到志书之中，可以为政策的决策者提供可靠有用的信息。教化意为教育民众之意，古代缺乏新闻传播系统，教育民众是一件很困难的事情。志书作为一个地方历史发展的记录，记录了很多当地的忠臣、义士、孝子等可歌可泣的事迹，可以发挥相应的教化作用。进入到今天的互联网时代，虽然宣传和教育的手段多种多样，但是由于碎片化信息和虚假信息的蔓延，民众已经很难分辨一些事情的真假，人生观和价值观也渐渐发生了扭曲。利用档案编撰出的志书更具真实性，其中的民风民俗、历史文化、革命英烈等方面的内容，可以用于青少年教育之中，让今天的孩子铭记家乡的历史，为家乡而自豪，为家乡而奋斗。存史即作为史料保存，这也是志书的属性和任务。档案资料本质上也是史料，编撰进入志书之后，史料的保存便有了新的保障。无论未来的商业社会如何发展，无论人们在喧嚣的商品社会中怎样迷失，总有一本志书告诉我们来自何方，不忘初心，继续前行。

三、结语

综上所述，档案资料是志书编纂的基础和依据，保证了志书“志涵百科”的容量标准，保证了志书的翔实性、地方性和特色性，增强了志书的资政、教化、存史功能。所以，每一个档案工作者都应该充分认识到档案资料在志书编撰中的作用与意义，提高自己的档案管理水平，以完整、翔实、可靠的档案信息为地方志的编撰和发展作出贡献。