大数据发展背景下的档案管理价值探讨

文/呼伦贝尔市人民政府办公厅电子信息中心 李明洋

随着科学技术的不断发展，大数据已然成为当今时代发展的代表性产物之一，通过对大数据的分析研究，我们能够发现信息与信息之间潜在的相关性，从而为企业决策提供重要的依据。档案管理是企业信息资源管理工作中的重要内容，顾名思义，档案管理工作的服务对象为档案的使用者，最初主要是解决档案资料分散、杂乱、相互孤立等问题。而如今在大数据发展背景下，对档案管理工作也提出了新的要求，作为数据资料的存储中心，档案管理成为大数据发展的必要依赖条件，与此同时，大数据的应用也改变了档案管理的价值。

一、大数据发展背景下档案管理工作体现出的优势

（一）提高了档案管理的效率。大数据技术的应用，不仅提高了档案工作人员对数据进行处理分析的速度，还明显降低了档案管理工作的运行成本。随着社会经济的迅速发展，各行业在运营过程中所产生的档案资料和文件信息也越来越多，如果仍然采用传统的纸质记录方式，势必会造成人力资源和纸质资源的大量浪费，不利于企业整体经营水平的提升。而利用大数据技术对档案资料进行分类处理，则可以在短时间内将数据存储到企业的网络信息资源库中，极大地提高了工作人员的管理效率。

（二）提升了档案存储的质量。传统的档案管理工作模式下，管理人员主要是采取纸质记录的方式来对档案资料进行整理储存，这种存储模式存在明显的弊端，一旦遇到火灾、水灾等突发事故很容易损坏，或者随着时间的流逝会出现纸质老化的现象，从而导致字迹模糊，无法为档案使用者提供所需的服务。大数据技术支持下，便不会出现这种问题，所有资料都以电子数据的形式储存，并且均拷贝在单独的硬盘当中，即便系统出现故障，也依然可以从备用库中查找所需信息，极大地提升了档案管理的质量水平。

二、提升档案管理价值的有效策略探讨

（一）树立大数据档案管理意识。大数据时代背景下，企业管理者应树立与社会发展需求同步的档案工作理念，积极采用全新的资料收集方式和管理手段，为档案管理人员提供明确的工作指导。具体而言，首先，档案工作者需严格规范档案资料的管理与开发流程，认真分析当前的数据处理与分析现状。其次，对档案数据实施精细化管理，提高计算机软件操作的熟练度，对传统的纸质档案资料进行全面清理，并且能够灵活地完成大规模的数字转换工作。再此，企业应构建完善的档案信息资源检索机制，最大程度地配合各部门的日常管理工作，满足他们的使用需求，以有效提高档案管理者的工作热情和积极性。最后，企业还应加大对档案管理工作的宣传力度，不断增强相关工作人员的责任意识和事业心，推动档案管理工作朝着规范化与科学化的方向发展。

（二）统一规划档案资源。大数据技术的应用，使得统一备份、存储和处理海量数据成为可能。目前，我国已有部分区域建立了一定规模的数据库产业园，主要用来进行数据收集、处理、分析等工作，对于促进区域经济发展起到了十分积极的作用。受各地数据库建设的启发，企业也应当对档案资源实施统一化的管理，以有效维护档案文件的安全。为此，档案管理工作者需尽快构建一个完善的档案资料备份中心，将企业管理运营过程中所产生的各类档案信息集中起来，严格按照相关标准来进行统一的开发与管理，全面降低档案管理工作的风险性，保证企业档案管理资源的使用价值。

（三）合作开发档案管理网络数据库。当今社会背景下，企业要想凭借自身力量构建一个功能齐全、覆盖面广阔的网络数据库平台，实施难度较大。因此，企业有必要树立合作研发意识，与研究院、科技单位、数据开发公司等建立良好的合作关系，共同开发档案管理网络数据库，以有效加强对企业档案数据资源的管理。与此同时，企业领导者也应不断提高自身的组织能力，根据数据库研发工作的实际情况，合理投入和调配人力、物力、资金等各方面的资源，以有效促进档案管理工作的科学、高效运行。

三、结语

综上所述，大数据的发展给档案管理工作带来了巨大的优势，企业需充分把握这一机遇，及时树立大数据的档案管理意识，并加强合作建立网络数据库的研发力度，以实现对档案资源的统一规范化管理，从而有效提升档案管理的资源价值，促进企业整体运营效益的增长。