预归档工作长效管理路径探析

文/水利部四川省水利水电勘测设计研究院 丁文

随着信息技术和网络技术的快速发展，档案工作也面临一场深刻的变革，其中一个重要体现即越来越多的企业采用电子化、网络化的方式来进行档案管理。档案的电子化管理其主要流程是将办理完毕的电子文件从项目部门办理结库，然后保存到预归档库，最后再最终保存到档案库。其中，预归档这一环节是档案管理工作中承上启下的一个至关重要的环节，在很大程度上决定了档案管理工作的优劣，因此，档案管理人员对预归档这一环节进行研究是十分必要且具有现实意义的。

一、预归档管理的作用

预归档是档案电子化管理的前置环节之一，主要是对电子文件资料进行基本的整理和组件后暂存在预归档管理区域的一系列处理过程，在整个档案管理过程中起着十分重要的作用。

（一）预归档可以大大提高档案管理的工作效率。过去的档案管理流程主要是档案管理人员对资料进行收集、整理，之后进行文件归档以及后续的查阅及档案利用等环节。随着企业的不断壮大和发展，不仅文件资料的存量越来越多，增速也在越来越快，传统的档案管理体系已经不能很好地满足现代化发展的要求，档案管理工作环节多而且内容越发繁琐，耗费了很多人力、时间和精力。而实行预归档，将文件归档之前的环节合并，在很大程度上可以缩短时间，减少人力，明显提高了档案管理的效率，管理人员可以将精力投入到档案管理的开发和编研等工作中去，更好地提高档案的管理精细度，不断从整体上提高档案的管理水平。

（二）预归档文件库可以为开放共享平台提供更便利的条件。互联网的发展和普及标志着一个更加开放和共享的时代已经到来，企业的档案管理体系也不断以自身为基点向外扩展和延伸，很多企业加大了档案资料的对外开放借阅。电子文件的预归档可以绕过最终归档的环节，在归档的前置阶段就可以和开放平台实现资源对接，为档案资料的阅读、查询、下载和利用提供更便利的条件。

此外，正是因为预归档环节的枢纽地位，使其在与其他档案管理环节对接的过程中，促使电子档案的格式越来越规范，促进整个档案管理体系的不断完善。

二、预归档管理的实施方法

电子文件的预归档管理工作涉及到一系列的内容，主要从下面几方面入手：

（一）首先对文件信息包设置统一的命名方式并对档号进行预编制。电子文件的命名需根据档案管理的实际情况来确定，通常涉及部门、事项类型、年度、期限、文件号等等。工程各设计人员形成工程电子文件后，依此填写相应的电子编码。

（二）存档信息包的整理原则制定，通常以办理事项为基本单位来设定。同时要对文件包的分类、排序和存放结构进行规范。例如：依照工程名、设计阶段、专业及专业子项、顺序号这样的秩序结构来规范。

（三）在管理操作时应遵循软件自动执行和人工审核确认相结合的原则。例如：整编人员对归档参数进行设置、检查或填写软件预设好的各空格、质量检测、核对档案资料等。

（四）明确各类工程资料的归档范围和保管期限。例如：由生产技术部和档案室共同拟定工程资料各个阶段各个专业的应归档范围和保管期限。

（五）针对各类工程资料的归档范围和保管期限。在预归档提交平台上做好相应的参数设置。

（六）对到期的文件包进行盘点、检查核对。待核对一致无误后提交入档案数据库，确认正式归档。

三、预归档管理应注意的问题

在预归档管理具体工作中，有以下几点需要档案人员注意：

（一）档案部门定期对预归档阶段的归档材料进行盘点并进行公示。比如每月底集中对本月的电子文件进行盘点和梳理，将预归档的文件目录及相关细则进行公示，要确保通知到所有相关的设计人员。这样做一方面可以让遗漏的资料及时补上，散失的资料尽快归位，确保每个项目的档案材料完整无缺地进行预归档。另一方面，通过阶段性地盘点工程资料并进行公示可以让工程项目部门全体设计人员了解本项目现阶段的整体工作进展情况，对照并核查自己经手的工程资料还有什么疏漏或疑点，可以很好地避免因档案管理人员交叉工作对项目资料的整理出现失误，及时让出现偏差或遗漏的工程资料归队，保障了预归档工作的规范性和系统性。

（二）档案部门应尽快针对企业或单位自身情况制定预归档的标准操作流程。由于工程资料的类别和内容越来越多，档案人员或设计人员的操作技能也各有不同，而管理体系的不断规范化是提高档案管理效率的重要基础，这就需要档案管理部门从实际情况出发，拟定一套标准操作规范并不断完善，让所有人员都有据可依，有标准可查，通过在整个管理部门运行同一套操作规程，使档案预归档管理工作更加规范化，减少各种误差，提高管理的效率。

（三）重视并提高预归档电子文件的安全性。电子化的档案管理体系一方面为企业带来了巨大的便利，另一方面也潜藏着各种隐患。比如由于实行网络化的预归档管理，设备故障或者网络病毒很容易造成档案管理体系的瘫痪和崩溃，由于预归档的电子文件中含有很多重要的技术资料和信息，一旦损失将会给企业带来诸多麻烦和损失。在预归档的电子管理系统内应设置多层防护屏障，比如网络接口病毒查杀，软件安全升级系统，定期对机器设备进行维护等等，为预归档电子管理体系打造一张安全的防护网，保证预归档工作的顺利开展和实施。