浅谈三个体系对档案收集工作的指导

文/广东省有色金属地质局 蔡婷婷

一、资源体系对于收集工作的指导

档案的收集主要是将分散的档案文件，放置到同一个文件夹里进行保管。在档案集中管理和档案资源不断开发的过程中，关于档案收集的质量影响到档案收集活动的开展。如果档案收集不完整，或者是档案收集过程中无用的资料过多，就会导致整个档案馆藏的资料体系受到相应的影响。在收集尽可能多的档案过程中，要加强民生档案，提高档案资源的覆盖率，保证人民的档案有档可查。

（一）建设覆盖人民群众的档案资源管理体系。党的重要理念是为人民服务，人民群众是国家发展的主人，也是国家发展的动力。中国共产党发展和建设的最主要的宏观理想就是建设每一个人自由、全面发展的共产主义社会。而覆盖人民群众的档案体系，记录了每一个人的生活，同时也和人民切实利益相关。涉及到每一个人的医疗、教育、就业、房产等一系列关于民生的价值文字。档案体系的建设，覆盖于社会的各个层面和各个阶层，档案体系如果不健全，就背离了我国档案馆的三个建设的初衷，也背离了国家建设过程中为人民服务的标准和以人为本的原则。

（二）加强对于档案的收集。档案主要来源于社会的各个阶层的社会活动，记录了活动的主要内容，并且通过文字、图片、音频、视频等方式保留和存在。在现行的档案单位中会保存一段时间然后移交到下一个储存档案的地方。档案馆储存的地方不仅仅在于单位，还有所有有价值保存档案的地方。有的时候，有些个人的历史档案会散落在人民群众手中，不具有很好的保管条件。

二、发展三个体系理论，加强档案收集工作

档案收集是档案工作的基础，收集的情况在一定程度上影响了档案利用的效率。如果对于档案收集的价值小、质量差或者数量少，那么就很难从档案中获取他们所需要的信息，档案收集工作并不是一个人可以控制的，为了方便社会各个方面对于档案馆的利用，应该加强对于档案的收集。

（一）控制进馆数量。通常来说，档案馆中所储存的档案数量非常多，可以查询到所需要查询人的所有信息。但是实际上档案馆数量多，不能很好地保证档案资源控制在一定范围之内。从档案馆的工作角度上来看，档案资源越来越多，就需要提供更多的库房，或者是加派人手，加强对于档案工作的管理。因为档案馆所藏的档案资料非常多，在海量的结果中逐一查询，找到自己所需的档案可能性较小，所以档案馆接收的过程中，只接收自己范围之内的档案，不要随意收集不属于自己范围之内的档案或者是漏掉接收范围之内的档案。

（二）加强整理档案收集的门类。档案馆如果要收集党政相关的文书、关于科技、诉讼档案以及专门档案的时候，需要收集相关的文字、照片、音频、研究报告、统计数据等文件。所以档案馆在收集的过程中要提高收集的效率，加强对于收集门类的归纳整理。在档案馆收集的各类档案中，要对于本地区的变化、历史沿袭、文化等重大事件的档案进行分门别类的归纳和整理。无论是对于人民群众、医疗卫生、教育都要进行分类整理。档案在收集过程中，要以记录保障服务民生为主要的存储方向，加强对于档案工作的收集和开展。

三、加强档案工作收集的安全体系建设

档案的安全关系到档案收集的方方面面，维护档案的安全就需要建设相应的管理手段和技术方法手段。防止档案存在损坏或者人为破坏的现象，尽量延长档案储存的寿命，确保档案可以在合理的利用范围之内。保证机密的档案，不会存在泄漏的情形，在一定范围之内加强对于档案的利用和储存。档案管理工作人员，可以借助相应的管理方法，防止档案材料会受到损害的现象，延长档案储存的寿命。在档案管理过程中，应该加强对于以下几个方面的管理。

（一）加强对于档案管理工作人员的培训。档案工作管理者应该明确自己在档案管理过程中所具备的责任。要严格按照档案管理的相应规范，加强对于自己行为的监管，提高自身的管理素质。同时在档案管理过程中，应该加强对于档案工作人员的培训，相关管理人员不能乱涂、乱画，要保持档案的原貌。不能出现以权谋私、乱用档案、泄露档案机密等现象。档案资源内容纷繁多样，所以档案工作管理人员应该科学地对于档案的潜在价值进行判断。工作人员除了需要增强自身的专业素质之外，还需要积极加强对于知识的储备，了解历史、地理、行政管理等知识。管理人员要科学公正的，加强对于每一份档案的储存和统计。

（二）加强档案的异地备份和数字化备份。随着档案的不断完善，很多时候档案管理的安全性，受到了人为和自然因素的影响。人为的因素还可以进行监管，但自然的因素在一定程度上就无法控制，安全问题导致档案付出的代价是不可估量的。例如2008年汶川发生的地震，导致四川省的档案馆事业受到了重创。为了加强对于档案的管理，就需要在档案被收进馆时，对于珍贵的资料和利用率较高的资料，加强数字化的管理和数字化的保存。

四、结束语

现代化社会不断发展的过程中，档案储存作用非常重要。这也要求我国档案馆应该加强档案管理工作三个体系的理解。我国档案工作者应该具备三个体系的思想，并且将相关体系融入到档案工作的环节，推动档案工作和档案工作事业的发展。