对电子文件档案管理工作的思考

文/邯郸市中心医院 谷利英

随着我国信息化时代的到来，信息技术被应用到社会的各行各业，档案管理在信息化的冲击下同样发生着深刻的变革。其中较为明显的变化便是电子档案的产生与应用，相对于传统的纸质档案，电子档案的出现在给档案管理带来便利的同时，也给其带来了巨大的挑战。人们积极应对信息化，不仅要关注档案的载体形式变化，寻找适宜稳妥的管理方法，更为重要的是，要研究档案这一事物整体在信息技术基础上的运动新规律。电子文件需要全新的管理形式，下面，是笔者对文件在实行电子档案化管理方面的思考。

一、电子文件档案的优越性

在电子文件的优势方面，不能否认，新形势下电子文件的便捷度与高效率的广泛应用给传统的纸质文件带来了一种冲击。

首先，操作简便、自动分类组合、便于管理，是电子文件的显著特点，在管理上彻底颠覆了以往手工检索、分卷管理、人工分类存档调动的格局。并且其容量小，虚拟存在的方式大大节省了库房等储存空间，同时电子档案还有利于遗漏文件的补漏增缺，传统的文书立卷方法遇到文件收集不齐或漏交归档时，补漏增缺，就得拆卷重做。档子档案的管理可以弥补这个遗憾，文档用微机按“件”整理归档。可随时补漏增缺，使文档不形成存积，只需按一下健，修改一下档案目录就可以了。也避免了纸质文件将随时间与数量累积储存，一旦存储不当导致损毁将无法复原的隐患。其次，检索迅速、资源共享，是相对于现代化模式下电子文件最有利的优势。以往纸质档案资料，因其重要性，借阅需要经过申请手续，并且需到指定资料存储地点进行人工检索。但在信息化办公系统中，资料库是内部相关部门共享的，可以依照规定通过内部网直接检索并且对文档信息进行拷贝储存。电子文件不受地域与空间的制约，可以同时异地进行检索、浏览、编辑与应用。为人类生活创造了以往难以想象的效率空间。

电子档案有利于档案的保密。过去查阅档案时是整卷查找。查阅人可以看到整卷内容。现在电子档案管理，查阅人只需输入需要查找文件的编目就可以了，无法接触其他文件，从而达到文件的保密要求。

二、电子文件档案区别于传统归档方式

（一）电子文件档案归档时间与传统档案不同。当文件办理完成后，电子档案可随时进行归档，或在一定的时间内进行统一归档，文件形成后可在计算机网络及信息技术的支持下传送给档案部门，并需要通过电子数码签名的方式进行身份认证，最终由档案管理工作人员进行登记。在管理电子档案的过程中，需要进行访问限制，确保档案资源的高效利用。在这样的档案管理工作模式下，确保了档案的高效归档及完整性，避免了档案流失和病毒的破坏；传统纸质档案管理工作中需要相关部门进行统一整理，并定期对所有档案进行更新整理，在管理中使得电子档案流程性更为突显。

（二）对电子文件在保管及分类、编目方式上和传统档案有差异。电子档案文件比较特殊，需要档案部门接收到电子文件后进行唯一的文件编号，并给出相应的分类号与档案号，其中采用了全方位的检索工具，方便了用户查询，减轻了档案管理工作量；而传统纸质档案管理中需要消耗大量的人力、物力资源，管理中可能会出现人为错误。

三、电子文件档案与纸质文件档案的转化与共存

在现代化社会中，因为电子文件独有的便捷性与效率性特点，决定了其自出现开始就将与纸质文件共存于世。但是在实践当中我们不难发现，两者之间具有相互的共性、异性，同时也有相互的转化性。

在科技迅猛发展的当今社会，优胜劣汰并非单纯在于新旧理念交接问题，而是因为旧式的处理方法已无法满足当今高精确、高质效的作业需求。先有了纸质文件之后，根据办公利用等方面的所需形成了相应的电子版本，在现代化趋势下，人们通常把纸质文件进行扫描和输入，以成电子文件作为执行依据。这不仅仅局限于网络办公，更主要的是符合现代快节奏、高压力的办公效率。时代的交替，使计算机技术引领下的信息化办公取代了以往效率低下的办公模式。

电子文件可以实现实际工作生活当中随时应用到所有需要应用的信息资料，跨越了时间和空间的限制，大幅提升了办公效率。但正因为网络信息资源具有其开放性和共享性，且一旦文件被篡改，电子文件又缺乏其本身的证据保留性，因此，网络信息安全问题成为电子文件安全性与完整性的一项重大威胁。当体验了电子文件便捷传输、方便收集和便于携带的现代化体验之后，人们逐渐发现，最传统的纸质文件储存方式竟是目前信息化发展社会当中，最稳妥、最实际的资料储存方式，其依然是占据着整个社会并起主导作用的文件模式。所以，人们把电子文件利用现代化设备进行输出，转变成为纸质文件，以进行有效递交与长期保存。

但有些时候，文件被归档后需要进行纸质、电子两种文档类型一起储存，在业务流转与应用当中，纸质与电子两种版本又同时出现，且被同时利用。这种模式被称作为“双轨制”，是一种更加全面、更加深入、更加进步的应用与管理形式。

四、加强技术防范，消除泄密隐患

纸质档案作为传统档案，是做好档案保密与利用工作的基础部分。这个基础必须夯实。作为档案工作者对所保管的档案务必做到不损坏、不丢失、不散乱、不泄密，为开发利用档案信息资源作贡献。同时，随着科学技术的发展，电子档案异军突起，已有超越纸质档案的趋势。做好电子档案的保密和开发利用工作，应对高科技的挑战，已是当务之急。凡涉密网络一定要与互联网实行物理隔离；定期进行网上信息检查，确保涉密信息不上网。笔者以本单位工作实际为例，在内外网密级文件管理上，按规定做到专机专用，使涉密计算机不联网、涉密文件不上网、上网文件不涉密，内网上的各类信息资料不转载到外网上或其他公共网，也不在涉密与非涉密计算机之间互用。涉密移动盘不上联网计算机，硬盘带数据的变旧电脑须统一处理等。由于妥善处理两种不同功能的档案关系，使档案的保密利用工作取得较好的成效。

五、要加强电子档案的开发利用

电子档案的开发是现代档案管理区别于传统保密的重要标志之一，也是目前档案工作的中心环节。衡量一个单位档案工作的标准，不只是看它收集了多少有价值的档案和加工整理的情况、保管工作如何，更重要的是看它所收藏档案的信息传递和信息开发，将信息资源快速、准确、完整地提供给所需要的单位。特别是档案信息部门更应该发挥自身的优势，明确自身的职责，做到电子档案利用与纸质档案利用的互补，整合档案资源来创新档案管理模式，实现电子档案利用质的飞跃，并且还需更深层次多途径挖掘信息资源，变被动为主动，变静态为动态，加强各单位之间业务的横向联合，从而使信息资源得到充分的开发与利用，以适应信息社会的要求，发挥档案部门的职能作用。