高速公路办公室档案管理规范化探讨

文/吉林省高速公路管理局四平管理分局 关聪玲

办公室档案管理工作涉及的工作信息量比较大，高速公路办公室中的档案除了公路建设相关档案资料之外，还有公路的后期维修维护等相关文件，涉及围比较广，档案内容相对比较复杂，因此加强高速公路办公室档案管理工作研究非常重要。加强档案管理工作，能够在一定程度上提升高速公路办公室工作效率，更好地促进其他工作的开展。

一、办公室档案管理工作现存问题

（一）对档案管理工作不够重视。随着我国社会的不断发展，高速公路建设的出现更加方便了人们的生活和工作，促进了经济的发展。同时对于办公室档案管理工作，也提出了新的发展要求。在档案管理工作过程中，应用现代信息技术，对办公室的档案管理工作人员提出了新的工作要求，工作人员不仅需要具备档案管理工作能力，也需要使用相应的办公软件来协助完成档案管理工作。在这项工作当中，一部分工作人员显现出了专业水平不足的问题，由于工作人员缺少专业的档案管理技能，应用办公软件能力不足，导致办公室档案管理工作水平下降。因此，想要提升档案管理工作质量，首先需要解决的就是档案管理工作人员的专业素质问题。

（二）办公室档案管理信息化设施比较落后。现代社会科学技术发展迅速，因此办公室档案管理工作也逐渐复杂化发展，高速公路办公室中存在的种类繁多的档案资源，需要采取不同的管理方式进行保管。国家档案行政机构提倡在工作中进行无纸化操作，但是由于档案管理的信息化建设工作至今还没有完成，因此导致一部分单位的档案管理工作还在使用传统的纸质文件，数字化信息长期处于不定期销毁状态，没有建立起系统的管理模式，影响了档案信息化建设。

（三）档案管理制度不够完善。目前一部分办公室并没有建立起完善的办公室档案管理规范制度，即使有些办公室已经开始针对档案进行了重点的管理，但是制定出来的工作制度相对混乱，大部分办公室只把工作制度当成了一种形式主义要求。例如说在工作当中本来应该销毁的档案，由于并没有定期进行销毁，目前还留在档案室当中，无形中给工作人员增加了档案查阅工作量，影响了工作效率。档案管理工作制度不够完善，是影响档案管理工作发展的主要原因。

二、加强高速公路办公室档案管理工作的规范性

（一）加强对档案管理工作的重视。想要做好高速公路办公室档案管理工作，就需要工作人员和部门领导人员都充分认识到档案管理工作的重要性，使用多种有效手段来加强事业单位的现代化档案管理模式宣传力度，让相关领导和工作人员都能够认识到提升档案管理工作的效率对于单位整体工作发展起到的积极影响。要积极提升高速公路办公室档案管理工作的重视程度，让所有工作人员都能够积极参与到工作改革中来，建立起激励机制，促进档案管理工作的发展。办公室当中的档案管理工作人员需要跟随社会发展趋势，根据工作需求不断地提升自身档案管理意识和相关法律意识，尤其是需要加强工作人员自身的保密意识，在工作中能够树立起正确的档案管理观念。工作人员要积极参与档案管理工作培训，掌握更多的档案管理工作技能，提升自身工作素质水平，从思想上认识到档案管理工作的重要性，增强自己对于工作的责任意识。

（二）促进办公室档案管理信息化发展。相比纸质文件的管理方式，网络电子信息化档案管理方式能够有效提升工作效率，提升办公室档案管理工作的准确性。在工作中要建立起网络信息平台还有电子数据库，充分利用计算机信息技术，把网络电子技术的存储功能应用到档案管理工作中，能够针对高速公路内部的各种文件档案进行分门别类的管理，有序整理出办公室中的复杂档案资料，避免造成档案室资料的长期堆积，节省了档案查阅工作的时间，提升了档案管理工作效率，让高速公路档案的检索工作变得更加快捷方便。

（三）建立完善的档案管理制度。实现办公室档案管理高效率，就要创新改革档案管理工作体制，从根本上提升办公室档案管理工作质量。利用规范化的工作制度，能够帮助强化办公室档案管理工作的文化事业功能。想要促进工作部门更加稳定地可持续发展，就要建立完善的、更加适合自身发展的工作制度。办公室档案管理工作质量对于其他各个部门的工作效率同样会产生影响，因此需要针对办公室档案管理工作制定本单位工作特点的工作机制，针对档案管理工作进行科学管理，才能够有效确保高速公路办公室档案管理工作质量的提升，确保档案管理工作能够有序进行。

三、结语

在办公室管理工作中，档案管理改革是工作改革的重要内容，高速公路办公室的工作质量对于高速公路的建设和管理工作都起到了非常重要的作用，因此做好办公室档案管理工作，能够有效促进我国交通事业的发展。通过加强办公室档案管理工作，完善现有的办公室档案管理工作信息化建设，根据办公室工作需求建立完善的档案管理制度，能够让高速公路办公室档案管理工作更加规范化发展，其他工作才能够在此基础上走上快速发展的道路。