信息化背景下如何做好医院档案管理的思考

文/白城中心医院 付京宁

医院档案管理在医院医疗业务中占比虽不大，但其管理水平是衡量医院综合管理能力的重要指标之一。借助医院档案，可以完整记录医院各项工作进展，为医院业务开展提供决策参考。医院档案管理要突出实效，应寻求信息化与档案管理的融合，提升医院档案管理信息化水平。

一、 提高医院档案管理信息化水平的重要性

档案信息化管理是发展医疗卫生事业的必然要求。随着医院信息化建设的不断深入，OA办公系统、HIS系统等应用范围越来越广泛，已渗透在医院各个领域，电子病历的使用，办公自动化的实现，使档案信息化管理迫在眉睫。原有的医院档案纸质化管理方式一方面需要耗费大量的人工及时间，另一方面在档案材料的调用及共享上也存在较大的难度。而在信息技术，尤其是网络计算机技术及通信技术的辅助下，医院档案可以突破原有的纸质档案为主的管理模式，实现纸质档案向文本、图像、表格、音频、视频、网页、数据等多样化文件格式的转变，进而使医院档案在依附载体、应用途径、共享服务等环节更加现代化、快捷化，不仅节省了人力、物力、财力，而且降低原文件受损的几率，同时也避免了重要资料的丢失现象，为医院领导制定科学决策提供依据，从而促进医院长足发展。

二、 信息化背景下做好医院档案管理工作的思考

（一）强化医院档案信息化管理意识，健全医院档案管理规章制度。医院各级领导及各科室要首先强化对医院档案信息化管理的思想意识，认识到档案管理基于本医院业务开展的重要性，严格按照《档案法》及《医药卫生档案管理办法》相关法律法规和制度，做好医院档案管理工作的普及宣传，尤其要使档案管理部门负责人提高档案管理信息化的思维意识。医院档案管理人员可以参考同行业优秀医院档案管理经验，结合医院中心工作和实际情况，思考并完善医院档案信息化管理方案。在医院档案管理规章制度的健全上，结合档案管理各流程，对医院档案文件的形成、整理、编目、检索、保管制定科学规范的管理细则，使医院档案管理得以建章立制。在医院档案信息化管理制度建设上，针对电子档案文件，应就档案的入档、档案的信息录入、档案的开发、档案数据梳理、档案数据库的建立等信息化管理流程，制定详细的规定。而在医院档案管理人员的管理及考核制度上，要着眼于激发人员信息化管理的积极性，从岗位职责及激励制度入手，出台相应的管理办法。

（二）提高档案管理信息化硬件建设水平。医院档案基本信息广泛涉及医院日常运营中的病例、计费、财务、科室检查资料、影像统计等多个环节，要使医院档案管理实现信息化，应针对以上方面建立电子数据库,将各环节的信息资源加以汇总，然后以安全性为原则，实行信息资源的集中管理及共享使用。在此基础上，医院档案管理部门可以借助网络技术，开发医院电子档案信息查询网，配备实时查询、远程查询、分模块查询功能，让档案管理由纸质化真正迈向电子化。需要注意的是，在医院档案信息资源网的设置上，可以将档案部门电子资源与医院各科室的局域网加以连接，也可以适度开放医院病患电子病历及检查检验结果查询功能，但应注重防范电脑黑客及病毒的侵袭，配置相应的防火墙及预警软件系统。此外，在医院档案信息化管理中，要注重以性能安全稳定的硬件来辅助建立电子档案信息资源网，为此，医院应加大资金投入，全面配备主服务器、网络交换机、电子扫描仪、数码照摄像装备、音视频设备等。如需处理前期已经装订完毕的病例病案，在使用者电子扫描仪进行扫描操作时，应对纸质档案进行逐页扫描，并将扫描得出的图像存储在医院档案信息化管理专用服务器中，最后将纸质档案重新装订后加以保存，避免以后进行核对。在档案信息的查询、检索和调取上，可以针对内外部用户，借助内外网实现相应的访问。

（三）做好医院档案信息化管理人员队伍的素质能力强化。医院档案要实现信息化管理，除了在硬件资源建设上下功夫外，在管理人员的队伍素质能力强化上也要不遗余力。医院要着眼于档案管理人员的岗位胜任力，尤其是岗位的信息化操作技能，对人员的素质进行针对性提高。一是通过规章制度约束档案管理人员的行为，增强其岗位责任意识。二是根据工作发展需要来补充自身的专业知识储备，做到与时俱进。三是组织人员积极参加相关的培训学习，系统全面学习档案信息化管理和计算机技术及网络知识，并将其运用到档案数据信息的管理中。

三、结语

医院档案管理关系到医院自身及患者的信息安全，是医院事务中的重要环节之一。在信息化时代背景下，医院档案管理要突出信息化及技术化特征，在信息化意识普及、信息化软硬件建设上打好基础，确保医院档案信息能够在信息化管理系统中得到充分的应用，真正发挥出医院档案管理工作的作用。