新旧动能转换下的高校机要档案智能化管理浅探

文/山东建筑大学党委校长办公室 张剑 周美艳

机要档案涉及国家机密，因此其管理必须依照严格的程序。一直以来，各高校管理遵循国家保密法规，结合严格的审批和专人专管制度，有效实现了机要档案保密和使用需求，但随着社会的发展，机要档案的使用和管理要求逐步提高，原有管理方式的弱点逐渐暴露出来，而科技的进步使得机要档案管理水平的提升成为可能，然而提升并不是彻底抛弃旧的模式，我们应当在新旧动能转换的思想指导下，发扬旧管理方式的优点，通过技术手段解决机要档案管理的短板，提升社会效率。

一、当前高校机要档案管理存在的几个问题

（一）流程繁琐。为了实现保密要求，高校机要档案在管理中往往设置复杂的管理流程，一般是由申请、审批、处置三个环节组成，但审批环节通常为多层级管理，易影响工作进度。

（二）管理工作量大。高校的机要管理人员一般设1-2人，负责机要文件管理工作的同时还常兼管公章、常规文件收发等一系列工作，日常工作量大，影响机要文件的处置效率，常出现脱密文件“一密到底”的情况，影响了文件的使用。

（三）高校机要档案的存管分置导致使用和管理困难。机要档案因其特殊性，必需按照国家相关法规设专人管理。然而多数高校的机要档案归档管理归属于校档案馆，而校档案馆通常不设置专门机要人员，目前国内多数高校工作区域大，档案馆与机要室常分处于学校不同方位，机要人员经常需两点往返管理，增大了机要档案管理的难度和风险性。

二、改进措施

针对高校机要档案管理中存在的上述问题，我们必须转变思想紧跟时代步伐，运用新旧动能转换的思想模式，把先进的科技手段应用到管理中，快速提升管理水平。

（一）设立高校内部机要保密专网并开发相应管理软件。

校内机要保密专网是实现高校机要档案智能化管理的基础，只有通过保密专网才能安全实现校内远程控制和管理，而相应管理软件的开发更是实现智能化管理的核心，需请专业的具有相关保密资质的软件开发公司实施开发。软件需具备如下功能：

1.机要档案的智能化管理必然离不开各种智能识别装置，如高分辨率的智能人脸识别系统、智能指纹识别系统、电子密码系统等，因此所开发的机要档案管理系统（以下简称管理系统）必须具备与这些系统的端口相衔接的功能。

2.机要档案管理的一个重要内容就是档案的保密期管理，软件需配套专用智能保密橱柜，对不同密级、不同存入时间的机要档案进行智能化时限管理。

3.软件应通过专用数据库及设定的审批程序，由机要员对校内所有涉密人员进行系统内备案，只有经过备案的人员方可在系统控制的环境中进行相关操作。

4.软件应通过与智能识别系统的配合，对于符合涉密身份的人员进行识别确认后，控制相应设施，引导借阅者进入相应区域进行权限许可下的文件浏览。

5.软件应具备对存放环境及借阅环境的异常情况进行识别及报警的功能。

（二）机要档案的智能化归档管理。对原有“三铁”中的铁皮柜进行升级，采用程控技术开发智能化钢保密橱柜，通过校内保密专网与管理系统相连接。智能橱柜存储空间应根据密级分出大存放区，每大区再根据文件解密年份分为10-30个文件存放格。橱柜配有多重识别系统，只有经过授权的专职机要员可操作橱柜完成文件的存取。橱柜应配扫码装置，可通过对机要件扫码开启对应的存放格减少出错。机要员通过管理系统设定智能橱柜存放格存放期限、人员权限等参数。橱柜设有应急电源以避免停电造成的信息丢失等问题。机要员在收到机要文件后首先通过扫码将文件信息录入管理系统中，归档前先通过与管理系统相连接的保密专用扫描设备对机要文件进行扫描，将文件电子档存入管理系统数据库。机要文件纸版则通过智能橱柜扫码识别后，存入预设好时间参数的存放格中进行智能管理，在文件到脱密期后自动通过管理系统提醒机要员进行处置。

（三）智能监控的机要档案借阅。机要文件借阅室分为三部分：由智能识别系统和自动门组成的智能门禁；由电子设备检测系统和密码储物柜组成的检测间；由电子屏幕和视频监控组成的阅读室。借阅人通过智能识别后进入检测间，通过电子设备检测后进入阅读室。在阅读室中，借阅人通过电子屏幕浏览权限允许范围内的机要件扫描版。全程均有视频监控设备对借阅人员的行为进行智能监控。

三、结束语

随着科技的发展，机要档案的管理必将越来越智能化，对人力的依赖也必将越来越少，然而少并不代表不需要人的管理，相反人的因素反而会更加重要，机要员数量减少的同时对其素质的要求也必然会更高，新旧动能的转换不仅仅是硬件技术的更新换代，更重要的是人员素质的同步提高。我们必须辩证看问题，不能盲目崇拜智能化，在提高硬件技术的同时必须把安全防控、风险评估的工作做透，只有做到人机同抓、同步提升，才是做好机要档案管理工作的关键。