中职学校档案管理现状及对策探析

文/西安航空职业技术学院 彭梅

一、中职学校档案管理的现状

（一）学校领导不够重视，档案意识较为淡薄。中职学校的定位是为了更好地开展职业教育教学以及为广大学生提供更好的就业指导。加之最近几年，普通高中的入学率全面提升，进而导致中职学校在招生方面出现了一定的困难，生源缺乏、生源质量成为困扰学校领导的主要问题。在这样的背景之下，学校领导更加重视的是招生与教育教学的改善，所以很难重视学校档案管理工作。虽然说中职学校的档案管理工作不能产生直接的效益，也无法提升学校的知名度与影响力，但是作为一项基础性工作，其重要性不言而喻。由于领导不够重视，导致学校档案管理不规范、不科学，档案管理整体水平低下。

（二）没有结合中职学校特点建立档案管理制度。倘若要让档案管理的各项活动能够有效开展，那么必须要有配对的档案管理制度予以支持。但是由于各种因素的影响，很多中职学校没有建立对应的档案管理制度。主要体现在：第一，没有对归档时间进行严格的规定，所以很容易出现这样的两种情况：一种情况是档案即时产生即时完成归档，这种方式容易增加移交工作量；另外一种是经过长达几年的时间而产生的档案资料，在一定时间一并移交。这种情况下，档案资料会在形成者的手中被保管很长的时间，不仅容易被损坏、遗失，而且也会影响到档案的整体性、真实性、客观性。第二，没有对归档范围进行严格的规定。倘若没有归档范围、没有明确的标准，一方面增加了移交工作的难度，导致应该被归档的资料没有被归档，而不应该被归档的资料却存在档案资料之中，这些都会影响移交工作的开展。另外一方面，没有明确的归档范围，会导致档案管理人员无法按照归档范围开展管理工作，进而影响到档案本身的价值与作用。

（三）中职学校档案管理信息化水平较低。档案管理工作往往无法得到中职学校的重视，所以在资金、人力 、物力方面投入比较少，其中关于信息化建设方面的投入更少，导致信息化水平低下，主要体现在这些方面：没有根据中职学校档案工作的特点，建立对应的档案管理系统；没有配置对应的信息化设备；没有建立相应的信息化管理与维护团队；其中部分档案没有及时扫描上传，在使用的过程中，只能通过查阅案卷目录进行查找，手工进行检索，其效率低下，不利于当前档案管理的发展。档案信息化建设资金投入比较大，对于很多中职学校来说具有一定的负担，难以承受或者有心无力。目前，很多中职学校只是建立了初步的信息化档案管理体系，将其中一部分基建档案的图纸进行扫描，形成了电子版档案资源，但是还有很多档案信息依然以实体形态进行保存。

二、加强中职学校档案管理的对策

宣传是一种可以让理念深入人心的良好手段。中职学校内部应该主动积极开展关于档案工作的宣传活动，比如邀请一些档案专业人员到学校开展演讲活动，通过演讲的形式，让学校领导、教职工、学生以及档案管理人员都能够正确认识档案的价值以及档案工作的重要性，从而提升全员档案管理意识，在学校内部形成良好的发展氛围。要加强组织培训。提升档案管理意识，中职学校还需要组织档案管理人员接受专门的培训，不断学习档案管理的专业知识，树立正确的档案管理人员应该具备的职业道德。在组织培训的支持下，既能够提升档案管理人员的档案意识，同时也能提升其专业素质，使其档案管理工作能够朝着专业化、科学化、规范化方向不断发展与进步。

（一）建立并完善档案管理制度。根据国家相关法律法规以及中职学校的实际情况，建立并完善档案管理制度，使档案管理工作做到有据可依。根据档案管理工作的特点，需要建立诸如档案利用制度、保密制度、统计制度、归档制度、岗位责任制度以及档案管理应急方案等，在制度的约束下，让档案管理员以及相关教职工能够明确归档的时间、范围以及保管期限。与此同时，要求每一位档案管理人员在实际的工作中严格按照档案管理制度开展工作，使档案管理工作更加规范化、标准化。

（二）加强档案管理信息化建设。加强中职学校档案管理信息化建设的力度，有利于档案管理、查阅以及使用。原件扫描是档案信息化建设的基础工作，从而降低对原件的使用率，不仅起到了对原件的保护作用，同时也方便后续查阅与使用。档案管理信息化建设能够让档案信息更加全面、详细，有利于对档案信息进行二次开放，进而为中职学校行政管理与教育教学工作开展提供更好的服务。中职学校还需要意识到档案信息化建设，要做到与时俱进，结合学校自身实际情况，逐步加强资金与人力方面的投入。档案作为基础性工作，只要基础做的好，其他工作便能更加有效率地开展。

三、结语

综上所述，随着市场经济的发展，中职学校的重要性越来越明显，虽然受到各方面因素的影响，但是自身发展必须得以完善。档案管理作为一所学校发展的基础性工作，应该得以重视，且尽快纳入中职学校日常管理任务当中来。通过宣传手段、建立档案管理制度以及不断提升信息化建设等等手段，促使档案管理工作能够为学校各项工作的开展提供更好的服务。