浅谈高校档案数字化建设面临的问题及对策

文/广西科技大学 梁冠玲

随着科技的不断进步，数字化已经走进人们的日常生活中。高校档案数字化的管理模式不仅能够为档案的资源应用提供方便，还能够对档案管理方式进行优化，使档案管理进入高科技技术管理层次，传统的档案管理方式已不能适应时代的发展，“信息数字化、传输网络化、超越时空化”的数字化档案管理已成为高校档案管理的必然趋势，许多高校虽然已经构建了自己的电子档案管理体系，但是档案管理的数字化建设仍存在着不少问题，需要不断地改进与完善。

一、数字化档案的定义

数字化档案，指的是随着计算机技术的发展和多媒体技术的应用，产生的一种信息化的档案管理模式。具体是指应用现代化的科学技术和计算机技术等手段，将纸质文件、声像文件等传统介质的文件和已归档保存的电子档案，系统组织成的一种档案信息资源，用数字代替档案中的文字记录、图像记录、声音记录、视频记录等档案记录方式，对档案资料进行传输，使档案资源能够得到快捷的利用，实现档案资源在一定区域内的共享。高校档案主要记载的是高校的教学、科研及重大事项等实践活动内容，其中也包括各种形式的记载内容，内容比较繁杂，高校档案使用数字化管理之后，会大大提高高校档案的管理效率，为高校档案数字化管理发展提供技术基础，进一步促进高校整体的发展。

二、高校档案数字化建设中存在的问题

（一）数据库建设滞后。由于管理软件的落后，导致数据库建设整体性不强、规模较小、标准化程度不高、类型单一，并且很多都是低水平的重复建设。很多数据库使用范围不广，数据量利用率不高。此外，由于条件所限，我校档案馆建立的数据库以条目数据库为主，没有对应的媒体数据库和全文数据库，很难让用户的不同需求得到满足，不能实现真正意义上的档案资源共享。

（二）高校档案数字化建设资金投入不足。硬件技术缺乏、资金投入不足是制约高校档案数字化建设的重要因素，高新技术的投入、数字化设备及软件的订购，更新过时设备以及升级相关软件等，都必须以巨额资金支持为前提，与此同时，迁移转录数字档案信息等工作也需要大量人力物力，资金不足制约档案数字化发展进程。此外，随着信息技术的更新，大部分高校已建设成初具雏形的信息化体系。但总体上高校档案管理模式仍然是以手工管理模式为主，计算机技术等现代技术运用较少，甚至部分高校档案管理部门计算机设备陈旧、过时，管理软件不能满足现代档案数字化发展，档案数据读取存在问题。硬件技术的缺乏也制约着高校档案数字化建设进程。另外，各个高校尤其是那些历史悠久的高校，如我校馆（室）藏档案的数量是十分浩大的，要全部转化为信息资源, 外包转录数字档案信息，要投入的资金和人力也将是十分巨大，其中还有许多档案不属于开放范围。因此, 资金短缺就成为高校档案数字化建设的主要障碍。

（三）高校档案工作缺乏标准化以及规范化。档案工作的标准化、规范化是信息化建设的前提和必要条件。但目前存在的问题是计算机软件开发缺乏整体规划性，软件在通用性、实用性等方面存在严重的不足；计算机及其有关设备型号各异，设备档次参差不齐，没有形成统一的硬件环境；档案信息规范化统一的分类编码标准不完善、不统一。这些都制约着信息交流的范围和程度，直接影响着档案信息化建设的步伐。

（四）高校档案工作缺乏复合型人才。档案数字化工作是一项专业性较强的工作，要求档案管理人员具备较高的综合素质，不仅要求其具备档案专业理论，还要熟悉计算机扫描、音视频处理等较高的计算机技能，而高校档案部门的档案管理人员相对较少，更谈不上具备计算机技能的档案管理人才。因此，从总体来讲，高校档案部门缺乏全面掌握数字化知识的档案管理人才。

三、加强档案数字化建设的对策

（一）数据库建设。鉴于目前各高校的实际，可以先行做好几个重要数据库建设。1.建立高校基层报表和高校状态数据库。高校基层报表和高校状态数据库是高校每年必须填报的一项工作，在高校档案数字化管理系统中，建立起高校状态数据库和基层报表，将校内各单位、各部门要报送的数据、反馈的信息通过网络系统直接填入所建立的数据库中，再按要求进行调整。并根据上级的要求，及时、迅速、准确地做好高校状态数据库和基层报表的填报工作。2.建立档案管理主页。建立档案管理主页，IN TERN ET拥有丰富的知识资源并提供了崭新的教育方式，它的主要服务有：电子邮件（EMAIL)、网络新闻( NEWSN ET )、信息查询( 60PHER)、网上漫步(WWW)、远程登录( FTP)等。如何利用Internet，探索档案宣传、利用的新途径，将成为档案界今后面临的主要课题。内容可包括《档案管理简介》《开放全宗名单》《档案编研成果介绍》《档案利用方法》《征集档案公告》等。另外，我国高校从2001年在全国普及网上录取新生，这样学籍管理就可直接录入档案主页。随着计算机互联网用户的不断增多，高校应尽快建立档案管理服务器和主页。接收远距离、快速度、高质量的声像、图文、信息，利用不断发达的网络系统为读者查阅、浏览各种有用的信息档案提供优质服务。在档案主页的设计上，应充分体现学校的办学特色、校史、学科建设、专业设置等。3.建立学生学籍档案数据库。随着技术的发展，新生录取工作已经开始采用网上录取的形式，高校数字化管理就是要从新生网上录取的那刻开始，将每届学生的姓名、性别、出生年月等基本情况收进学籍库。在学生求职期间，将相关情况发送到校园网上，便于各用人单位进行网上录入，同时建立起反馈表对学生的情况进行跟踪调查，为学校教学评价、专业评价提供依据，真正做到用人单位和学校的配合，对甄别学生毕业证、学位证的真伪提供确切的证据，有力地做到对文凭的“打假”。4.建立学生成绩档案数据库，为学生提供历年的学习成绩。为了方便学生查档，提供相应的成绩，建立学生成绩数据库必不可少。通过高校的网络系统，在成绩产生的同时直接收入学生成绩数据，按学科、专业的类目和学生所学的科目采用中英文对照录入计算机管理系统，待学生毕业时，建立学生成绩库。在查询时，做到既能直接利用学生姓名查索，也可以通过学号进行查找。另一方面，减少了纸质档案的利用，避免了频繁使用造成的档案损害，达到了保护档案的目的。5.建立高校人才数据库。高等学校是高层次人才培养和高技术人才竞争激烈的地方。人才资源是高校赖以生存与发展的决定因素。建立人才信息库，有利于高校领导选拔、利用人才，也有利于向外单位推荐人才。通过人才信息库，学校决策者能够很容易摸清自家教职工的情况，通过对有能、有才者的奖励，将他们的情况发送到因特网上对外公布，既能起到对人才的激励作用，又能增加学校的知名度，提高学校的影响力，为学校争取更多的生源创造有利的条件。

（二）加快档案信息资源管理专门人才队伍建设。知识经济时代，高校数字化档案建设是必然的趋势。与此同时，在档案管理过程中，人始终是最重要的。档案管理工作水平的高低、质量的优劣，取决于档案工作人员的素质。所以，要搞好数字化档案管理工作，必须加强档案队伍的思想建设和业务建设。首先，要挑选作风正派、责任心强，有无私奉献精神的干部从事档案管理工作。要通过在职学习、短期培训、函授学习等多种渠道有目的地对档案人员进行业务培训，以此加强档案管理基础教育，拓宽档案管理人员的知识领域，提高自身的整体素质和工作能力，为学校档案管理打下扎实的基础。其次，要及时解决学校档案工作人员的后顾之忧，稳定档案人员的队伍，落实上级领导部门对于档案人员职称评聘问题的指示精神，确保他们的工作热情。此外,我们还要大胆引入竞争机制，改变档案管理人员干与不干一个样、干多干少一个样、干好干坏一个样的状况，最大限度地提高专、兼职档案人员的积极性。只有这样，才能使学校档案工作逐步走上规范化、制度化、科学化和现代化的轨道。

（三）加强档案的标准化、规范化。建设馆藏档案数字化工作是基于档案信息化建设大背景、大系统下的一项基础工作，必须遵循统一的标准规范，如此才能确保数字档案信息资源的互联互通和共享共用。只有形成了一套档案数字化工作的制度体系，才能使档案数字化工作有章可循。高校档案部门应遵循国家制定的技术标准和规范，并制定自己学校的档案数字化技术标准和规范，使之步入健康发展的良性轨道。

（四）实现高校档案管理现代化，人才是关键，队伍建设刻不容缓。笔者认为，档案工作者的素质是数字化档案建设较为关键的环节。实现档案信息电子化，首先要有现代化的人，管理人员要有较高的知识层次和先进技术水平，不能仅仅满足于一般的计算机操作。因此应加强对档案人员的培训力度，加强继续教育，提高档案管理人员队伍的素质。建立一支有责任感、使命感，在学识和能力上能适应形势发展需要，能适应档案现代化管理，整体素质优化的档案队伍。因此，档案管理人员必须树立终生学习的观点，经常接受继续教育。档案人员的继续教育要从实际出发，采取多种教育方式进行。继续教育应坚持岗位教育培养和全面系统培养相结合，坚持自学提高与脱产培训相结合，基本知识与专业技能的学习和掌握相结合，将继续教育与职称评聘、晋升加薪相结合，从制度上保证高校档案管理专业人员继续教育工作的有效开展。总之，高校档案事业的发展离不开一支高素质的档案管理人才队伍。档案管理人员也要主动适应现代社会发展的要求，与时俱进，树立终身学习的思想，努力学习计算机知识和电子档案管理技术，有效地推动高校档案数字化的现代化进程。