浅论做好档案的数字化与利用方法

文/怀化市疾病预防控制中心 满程

物理世界与数字世界的隔阂逐步变得越来越模糊，“数字化”迅速渗透各行各业，加快经济发展的全球化进程，抓住数字化转型所带来的机遇成为激活政府、企业、机构等组织生命力的新方式，给市场经济的发展带来一片新的“蓝海”。数字化转型给相关组织带来彻底的变革，不单单是核心业务模式的改造升级，还包括诸如咨询、销售、客户服务、信息管理在内的数字化转变。我国正在经历着前所未有的数字化浪潮，无论是云办公，还是虚拟现实、网络交易、移动支付、自动驾驶或人工智能，中国正走在世界之巅，并且当前国人面对数字化发展的信心是无限的。数字化给档案管理和利用的工作带来翻天覆地的变化，诸如文件的编辑、修改、归档、查阅等程序都可以通过计算机或者移动设备来完成。形成的数字档案的管理和维护的方式与纸质载体档案有较大的差异，针对这类档案，管理人员要从录入、整理、归类、保存、分析、统计等环节严格把控，使得电子档案的真实性和可读性得到保障。

一、当前档案信息数字化管理的滞后问题亟待解决

（一）数字化管理设备落后。随着时代的发展，信息资料的存在形式越来越丰富，档案管理相关部门所使用的管理设备落后，跟不上时代的发展，满足不了数字化档案管理的需求。即使档案管理部门引入了大量的新式计算机，但是随着时间的发展，这些设备的性能逐步跟不上社会的需求，并且这些设备安装的操作系统都过时了，得不到升级，这就给计算机的安全带来隐患。并且市面上没有统一的数字化档案管理软件，所涉及的软件五花八门，导致管理人员的学习成本较高。

（二）标准化、规范化作业急需改善。档案信息的数量极其大，缺乏标准化、规范化的管理机制不仅仅没法提高工作效率，还使得档案的管理工作混乱，查阅困难。由于我国档案数字化管理起步比较晚的原因，大量档案信息的采集和记录都是以纸质的形式进行的，相关馆、室对档案的保存、管理和利用落后，案卷质量差，使用的管理设备落后，管理软件通用性和移植性差，档案数字化往往仅局限于某一种设备或某个专业系统，没有形成行业统一的标准化管理措施和规范化体系。

（三）专业人才的素质有待提高。档案信息的数字化管理紧跟时代发展的步伐，相关人才的培养工作是一个长期的过程，管理人员要有较多的专业知识储备和较高的创新素质，不但能熟练进行计算机操作，还能迅速地掌握最新出现的信息管理技术，开发出高效的档案管理和利用方法。目前我国大多数档案管理部门的工作人员专业水平较低，高层次的数字化、信息化管理人员欠缺。

二、提高档案数字化和利用方法的思路

（一）开展档案云服务。随着移动设备的流行，群众更注重信息的便携性和时效性，期望通过互联网及时准确地得到各种各样的信息。云服务提供智能备份功能，将数据风险降到最低，并且从硬件级别上实现故障和安全性的隔离，平台内置攻击防护能力，分布式和规模化提升信息安全保护能力等。

（二）提高管理人员的专业水平。人才已经成为当今社会最重要的资源，只有具备人才优势，才能在激烈的市场竞争环境中处于领先地位。对于档案数字化管理人才队伍的建设工作需要充分挖掘现有人才队伍潜力，不断加大档案教育培训力度，贯彻大教育、大培训的方针，为档案专职人员学习和培训提供再教育渠道，打造良好的学习和工作环境。同时积极组织经验丰富的一线工作人员开展现场指导作业活动，定期考核，持之以恒地监督和切实落实相关责任的归属，逐步提升档案管理人员的专业素养和业务能力。

（三）建立统一标准化的档案管理体系。在全国推广标准化的档案管理体制有利于形成统一的标准，提高工作人员的档案管控能力，这种标准化的体制还能在组织内部营造一种合规文化。必须让所有管理人员和员工理解并接受这样的标准化思想，融入档案数字化管理和利用的共同价值观。

三、结语

档案资料的数字化以及档案信息资源的开发利用是一项繁琐、细致的工作，需要档案管理从业者付出大量的汗水和艰辛的努力。相关工作人员应当紧跟时代的步伐，抓住我国全力推动档案数字化发展的机遇，积极探索高效的档案管理和利用途径。大力培养档案创新管理的先进人才，推动档案材料管理的数字化、标准化、网络化、移动化进程，才能提高档案信息资源的利用率，为国家的建设和社会的发展提供全面、准确、丰富的优质档案资源。