OA系统在医院档案管理中存在的问题与对策分析

文/广东医科大学附属医院 郑永英

随着科学技术水平的提升，医院借助高新技术变革所带来的发展，使得医院管理工作效率大幅度提升，也进一步推进了医院档案管理的发展与完善。基于此，将OA系统引入医院档案管理工作不仅可减轻档案管理工作人员的负担，也可促进医院管理效率。因此，笔者总结分析现今OA系统在医院档案管理应用中存在的问题，并提出几点完善对策，以期为医院档案管理工作的开展提供理论依据。

一、OA系统的概念

OA全称为Office Automation System，即办公自动化系统，简称为OA系统，是20世纪70年代出现的日常管理应用系统，目前，OA系统在各个企事业单位的办公中均得到广泛应用。通过电子计算机技术与网络技术的发展与进一步融合，OA系统在办公管理中的应用也得到进一步推进，使无纸化办公成为了可能。OA系统具有高效性、安全性等特点，也受到广大企事业单位办公的认可与应用，特别是在医院档案管理中发挥着重要作用。

二、医院档案管理

医院档案涉及方面较广，包括科研档案、医疗档案、党政人员管理档案等，医院档案准确记录了医院不同时期各项工作的开展实施过程，详细记录了医院领导制定决策、确定工作方向、落实任务的科学依据。医院档案不仅是对过去医院项目活动的记录，也是医院开展各项工作的参考与指导依据。医院档案管理工作具有专业性、机密性、政策性等特点，基于此，对医院档案开展科学规范化管理，可有效提高医院工作效率，提升管理水平，对于医院的发展提升均具有重要意义。

三、OA系统在医院档案管理中的应用现状

现今，OA系统作为多功能日常管理应用系统的一种，因具备便捷性、安全性、无纸化办公等优势，被广泛应用于医院档案管理工作中并获得较为理想的管理效果。OA系统在医院档案管理应用主要体现在以下方面：首先，信息采集，OA系统所配备的扫描设备，可将医院所需录入系统中的信息通过扫描进行信息录入，减少工作人员手工录入时间，使工作效率大幅度提高。其次，信息化办公，利用OA系统可将数据进行电子化存入，形成一个完整的信息数据库，可供多用户、多设备的同时检索，使数据共享得以实现。最后，信息化工程流程，OA系统所具有的管理流程建设，也使得其被应用到医院档案管理工作中，极大推动了医院工作流程的信息化，降低人为因素的感染。OA系统是现今医院档案管理的重要方式，可有效提高资源的利用率，使工作效率显著提高。OA系统的应用也可推进医院档案管理的制度化、规范化、科学化，实现医院档案管理的信息共享、数字化以及沟通的高效性。

四、OA系统在医院档案管理中存在的问题

（一）技术人员素质水平普遍较低。目前，医院档案管理应用OA系统进行管理时，多采用外包团队实现OA系统的开发与维护工作，医院自身缺少相应专业网络技术人员的配置。虽然外包软件公司所提供的网络工程师技术水平较高，但是对于医疗方面的专业知识缺乏了解掌握，导致医院档案管理工作存在一定的局限性。同时，多数负责OA系统管理的档案管理人员是从其他岗位临时转岗而来，缺乏专业档案管理知识与相应的计算机操作技术，这也使得OA系统在医疗系统中的应用受到极大限制。

（二）对OA系统的认识不足。OA系统作为日常管理系统的一种，其中的档案管理功能是将电子文档统一纳入OA系统平台，方便用户对档案进行浏览使用，使工作效率显著提升。但是，由于多数医院被传统观念限制，认为纸质文件具有保存价值与法律意义，导致部分医院在应用OA系统的同时，还应用纸质文件，甚至少数医院不认可OA系统，仅认可纸质文件在档案管理中的作用，导致在医院各类档案的收集与归纳功能中OA系统的应用受到极大阻碍，也影响了OA系统的使用率。

（三）不健全的网络平台搭建。OA系统中电子文件通过网络数据进行传输，因此相关的签批、发布及阅读等功能的应用与实现，均需要依靠有利的网络平台，但是由于多数医院在网络系统平台的投入力度较小，导致网络系统平台缺乏稳定性与健全性，导致很多重要文件在进行数据传输的过程中存在丢失、签批失败等系统性问题，使得OA系统在医院的档案管理中的正常应用受到极大不良影响。

（四）未实施OA系统电子归档工作。虽然OA系统在医院档案管理中已经得到广泛引入与应用，但是尚未建立完整的电子归档制度，同时也未应用电子归档方式对医院档案信息进行分类归档。医院多数档案仍采用纸质文件进行归档保存，但是由于纸质档案易出现丢失、受潮、受损等问题，导致医院档案管理中存在一定的安全隐患。

五、OA系统在医院档案管理中的完善对策

（一）提高各部门对OA系统的重视。在新时期下，我国对于各单位档案的电子信息工作也越发重视，出台了一系列电子档案的管理措施。所以，在当前医院档案管理工作也应顺应国家所提出的相关要求进行改革，进一步推动医院档案管理工作的信息化建设工作。各大医院也需加强OA系统在医院档案管理中的重视程度，积极主动开展OA相应培训与教育工作，改变医院工作人员对于OA系统的思想认识，加强对OA系统的重视，并在日常医院档案管理工作中规范性应用OA系统开展电子归档及办公，使OA系统在档案管理中的优势得到充分发挥。

（二）设置专业专职人员负责OA系统的开发与维护。医院引入OA系统的同时，也需设置专业专职人员开展OA的开发与维护工作，同时完成档案管理工作。首先，需对网络工程师进行医疗相关知识理论的培训，使医院档案管理的开发与维护与医院实际相吻合，同时选取网络知识与档案管理的复合型人才作为OA系统管理的专职人员。医院也需定期对专业专职人员进行OA系统相关的业务培训，提高专职人员的综合素质水平，进而使医院档案信息化管理能力大幅度提升。

（三）加大网络平台的建设。医院加大对网络平台搭建的资金投入，可使OA系统在医院档案管理中的高效性、安全性大幅度提升。OA系统的共享主要依赖于网络传输，因此，稳定的网络平台对于OA系统的信息提交、存储、检索、共享等方面均具有重要作用，可实现OA系统与其他部门之间的沟通协作，进一步推动OA系统的完善运用。

六、结语

综上，加大对OA系统在医院档案信息管理中的建设力度，可使医院档案信息化管理的功能最大限度发挥，进一步提高医院管理工作效率。