档案信息化管理系统在电力企业中的应用

文/国网黑龙江省电力有限公司电力科学研究院 孙立业；黑龙江大学信息管理学院 张国民；北京市朝阳区档案局 周娟

在信息化背景下，电力企业作为国家的重要支柱性企业，在经营管理活动中形成的电力档案，不仅对企业的生存发展发挥着重要的作用，对于社会的整体进步也有着重要的参考价值。科学有效的档案信息管理，对于发挥电力档案在企业经营发展中的价值，起着决定性的作用，因此，加强档案信息的管理是电力企业现代化建设的必经之路。将信息化建设渐渐纳入企业现代化管理体系中，这给电力企业的档案管理带来了巨大挑战，许多企业为了提高自身竞争力，利用计算机技术和网络技术等一系列现代化技术，对档案信息资源进行深度开发和广泛利用，而且建立了具有综合功能的档案信息化管理系统，改变传统的电力档案管理模式，实现了档案信息资源的整合，促进了企业部门间的信息交流，为企业的高效有序发展提供了重要支撑。

一、建立档案信息化管理系统的必要性

（一）电力企业现代化管理的必然要求。为了提高企业工作效能，以及更好更快地建设节约型企业，电力企业改变了以往单一部门的办公系统模式，从2008年开始，各电力企业纷纷建立了适合企业内部的现代化办公模式，即协同办公系统，实现了部门间的无纸化信息交流。这势必会造成电子文件的数量急剧增加，同时也增加了管理难度，传统的档案管理模式已不能适应电力企业的发展，必须建立具有综合功能的档案信息化管理系统，包括电子文件的归档以及档案的整理、保管、检索、开发利用等档案管理的一系列流程，从而加快档案信息的传递与交流，提高企业整体办公的效率和水平。

（二）电力档案信息资源共享的必要手段。电力档案是电力企业在其实践活动中形成的信息记录，是电力企业经营管理的重要信息资源，无论是对形成者还是利用者都有很高的参考价值与利用价值，实现信息共享是企业档案管理的宗旨，使档案信息为更多的人服务则是档案管理的最终目的。纸质文件的传递使得利用者的范围受限，通过档案信息化管理系统进行档案管理，可以将档案信息统一进行整合，为档案信息的检索和利用提供了信息化的平台，实现了各部门间档案信息资源的共享，提高了档案信息对电力企业整体运转的支撑能力。

（三）电力企业文档管理一体化的实现平台。企业文档管理一体化是将文件管理与档案管理这两个环节整合到一个管理系统中并对电子文件进行“前端控制”，比如在形成阶段确定文件的归档范围、访问权限等，从而保证其归档质量。电力企业建立的综合性档案信息化管理系统与办公系统的合理对接，是实现电力企业文档管理一体化的良好平台，保证文件到档案的合理转变，实现对文件生命周期的全程管理，保证了电力企业文档信息内容的完整性。

二、档案信息化管理系统在电力企业的应用现状

（一）优势分析。为了提高档案管理的效率，大多数电力企业都建立了与本企业协同办公系统无缝对接的档案信息化管理系统，比如黑龙江省电力有限公司的档案信息化管理系统有档案检索、档案业务、数据处理等版块，其中的档案业务包括文件管理、年度项目管理、收集整编、移交管理、档案管理、借阅管理、开发利用等多个项目。1.实现了纸质文件与电子文件同时归档。传统的电力企业档案管理模式下，常常会出现文件收集不完整，归档不及时等情况。尤其是合同档案的收集，由于电力企业会有许多电力工程建设方面的项目，使得合同档案数量会很多，传统的档案管理模式已不能适应电力企业现代化的发展。现在很多电力企业的档案信息化管理系统，可以与其他应用系统进行一体化集成和数据资源共享，比如黑龙江省电力有限公司的档案信息化管理系统就与办公系统实现了无缝对接，处理完毕的文件会自动进入档案管理系统，实现了电子文件与纸质文件对应接收，为实现二者统一管理，同步归档创造了良好条件，可以有效地解决纸质文件收集不完整和归档不及时等问题，同时可以使文件信息内容得到双重保护，保护档案原件。2.提供了快速的检索工具。传统的档案管理模式下，检索工具一般是一些手工录入的全引目录或者案卷目录，速度慢、效率低。比如有些电力企业由于其业务需求将合同档案从科技档案的类别中脱离出来，单独设为一类，如果使用传统方式查阅，既费时，又费力，经常会错过利用的最佳时机。档案信息化管理系统上线后，不仅检索速度快，而且可以提供多种检索方式，比如题名检索、文种检索、归档日期检索和全文检索等，信息内容也可以快速进行全文下载，如果需要查看纸质件，也可以通过与电子文件的对应关系，快速找到其实体存放位置，大大加快了检索速度，提高了档案利用效率。3.简化了纸质文件归档的程序。传统的档案管理模式下，案卷目录或归档文件目录都是手工录入，不仅耗费人力、物力，而且容易出错。档案信息化管理系统上线后，在以“件”为整理单位的文件级整理下，归档文件目录，可以直接从文档管理系统中打印出来，不需再手工录入，而且使传统的纸质文件归档的范围发生了变化，以前只要对本机关有保存价值的纸质文件都要进行归档，而现在一些电力企业，不再对保管期限为短期的纸质文件（发文）进行归档，比如一些会议通知，如果需要纸质文件，则可以从档案信息化管理系统中下载打印，这样一方面可以减轻文件归档的压力，另一方面还可以减小库房压力，从而减少人员及设备数量，降低企业成本和投入，提高经济效益。

（二）存在的不足。虽然电力企业的档案信息化管理系统为企业的档案管理带来了很大便利，提高了档案管理的质量和效率，促进了企业的现代化建设，但在实际应用中还是存在着一些不足，比如有些电力企业未充分发掘档案管理系统的性能优势，许多工作还依靠手工操作来完成。1.电力企业档案管理制度不健全。档案信息化管理系统建立后，一方面主要依靠计算机网络技术，与传统的纸质档案管理不同，更多的是对电子文档的管理。因此，我国以前制定的一些与电力档案管理相关的制度，已经不能满足现在电力企业的业务需求，这使得信息化环境下的电力档案管理无法可依，归档时无章可循。另一方面由于网络的开放性，使得电力档案信息的保密变得尤为重要。2.档案管理人员的业务素质有待提高。档案管理人员是接触档案最直接的人，也是实现档案管理信息化的主要参与者，但在许多电力企业中，档案管理人员在实际管理中并未发挥其重要性。一方面，大多数档案管理人员缺乏对现代化管理和计算机技术的认识，不熟悉档案信息化管理的相关知识，业务水平不高。另一方面，缺乏参与档案信息化管理的主动性，往往是遇到问题才去解决问题，这阻碍了档案管理的质量与效率，以及信息内容的开发。3.系统对接技术不完善。大多数电力企业的档案信息化管理系统上线时间不长，许多对接技术还不成熟，有些档案管理系统通过与办公系统对接实现文档一体化管理，一个系统的运转可能直接影响另一个系统的管理，这就要求两个系统建立无缝连接保证良性运转。但在实际操作中，由于信息技术的不稳定性，二者的连接有时会出现脱节等情况，这可能造成归档文件不完整，归档部门与文件处理部门不对应等问题。4.纸质文件归档不规范。由于电子文件的管理制度、技术的不成熟以及信息安全等问题，电子文件还无法完全代替纸质文件，无法完全实现无纸化办公，因此，许多电力企业仍然实行电子文档与纸质文档的“双套制管理”。档案信息化管理系统应用到电力企业档案管理后，电子文件可与纸质文件同时归档，在普遍使用电子技术环境下，电子文件归档的程序远比纸质文件归档的程序简单，目前大多数电力企业的档案管理人员，过于注重电子文件归档程序，而忽略了纸质文件的归档标准，这就造成档案管理人员对纸质文件归档的程序不太熟练，归档手续不太规范。

三、提高电力企业档案信息化管理水平的措施

（一）建立现代化电力企业档案管理制度。电力企业档案信息化管理，必须建立与电力企业现代化发展相适应的档案制度作保证，必须规范化、程序化，还要适应电子文件管理的特点。一方面，各电力企业根据《档案法》建立企业自身的档案管理办法，并且要与电子文件管理、计算机管理规范相结合，建立适应性的现代化电力企业档案管理制度。另一方面，各电力企业要遵循涉密电子文件保密管理制度，并建立企业内部适合档案信息化管理系统的保密制度，使《保密法》与信息环境下的电子文档管理相融合，在实际操作中要完善权限设置，将利用者与管理者的权限设置清晰，数据保管和传输采用最新的加密技术，从而保护企业档案信息的安全。

（二）提高档案管理人员的整体素质。提高档案管理人员对档案信息管理系统的实际操作能力，加强其整体业务水平，对于深化档案信息化管理系统在电力企业中的应用具有重要意义。一方面，举行定期培训，除了进行档案业务的专业知识以及电力系统的相关知识培训外，更要加强档案管理信息化的相关业务培训，提高档案管理人员的信息与管理素质，增强其运用现代信息工具的能力。另一方面，可以将电力企业的竞争机制引入档案管理中，加强档案管理人员业务竞争，提高其工作的积极性，最终达到可以将丰富的档案信息资源传递给广大的利用者的目标。

（三）加强系统接口工作的完善。电力企业需要加强档案信息化管理系统与其他业务应用系统的接口工作，完善对接技术。一方面，对档案信息化管理系统与其他业务应用系统的接口进行统一规范，比如宁夏电力公司通过对档案资源的定义，实现了档案管理信息平台与其他业务系统接口的统一规范。另一方面，完善电力企业各系统间的对接技术，关注各业务应用系统的更新升级，保证其他业务系统中的用户信息与档案管理系统中的用户信息一致和同步。

（四）完善电力企业纸质文件归档制度。电力企业要建立并完善信息化建设下与电子文件归档相融合的纸质文件归档制度，须参考《归档文件整理规则》并结合本单位的档案种类等实际情况，建立适合本单位的归档制度，使纸质文件归档标准化、规范化，促进纸质文件与电子文件的统一规范化管理。