信息时代的图书档案管理探析

刘自强

（山东行政学院，济南 250014）

图书档案可以使读者更好地了解图书的基本信息和内容，但是由于图书种类多、数量多，给图书档案管理人员增加了很多工作量。随着信息时代的到来，图书档案管理信息化成为图书档案管理的趋势，因此各单位应重视和应用图书档案信息化管理，并将其和传统管理进行科学结合，促进图书档案管理信息化发展。

1 信息时代图书档案管理的含义

在信息时代，图书档案管理涉及广泛，图书档案主要利用计算机对数据进行分析和处理，并完成数据的存储功能。同时，图书管理平台可以将图书档案信息对外公开，并完成对图书的借阅、归档等，从而实现资源共享，方便读者对其进行查阅和监督。

2 信息时代做好图书档案管理的意义

2.1 提高了图书档案管理的效率

由于图书档案管理是一项复杂、繁琐的工作，需要耗费大量的人力、物力，同时在管理中稍有不慎，就会出现错误。在信息时代，图书管理有了大突破，实现了数字化管理。信息化档案管理采用网络自动储存和管理，取代了传统的纸质档案，从而提高了档案管理的效率，能够更加方便快捷地找到所需的档案，减少了管理人员的工作量，使管理更加高效。

2.2 创新了图书档案服务机制

在信息时代，图书档案管理有利于创新服务机制。管理人员通过建立图书档案管理网站可以对图书档案进行有效管理，并且通过网站还可以提供网上服务，读者可以通过网络搜索来找到想要的图书资料，从而实现网上资源共享，为读者查阅提供更多的选择，提升了读者的阅读热情。

2.3 确保了图书档案的质量

在图书档案管理中，每个工作都关系到图书档案的质量，要想提升图书档案的质量，管理人员要明白档案管理的重要性，并认真、积极地做好档案管理工作。但是由于传统档案管理工作量比较大，要想保证图书档案的完整性更是难上加难。在信息时代，数字化可以对图书档案进行归类、管理，并且可以进行及时审查，减少错误产生，同时信息化技术可以对图书档案进行电子备份，无论发生什么情况，都不会造成档案丢失，有利于保存历史档案，从而能够确保档案管理的质量。

3 图书档案管理工作中存在的问题

3.1 图书档案管理观念落后

目前，图书管理工作有了明确的方向，但是在实际管理中还存在很多问题。在管理观念上，很多图书馆还没有将图书全部开放，这样就造成很多图书资料没有充分实现共享，并且降低了图书资料本身的价值和作用。

3.2 图书档案管理模式落后

在管理模式上，很多单位管理混乱，没有对图书资料进行严格分类划分，这样就增加了查阅、查找的难度。同时，尽管很多单位引进了信息化管理技术，但是管理对象只是针对时间比较新的图书和刊物，并且很多图书不支持下载管理，打击了人们阅读图书的积极性，从而导致图书管理信息化功能没有得到充分发挥。

3.3 对信息化档案新模式不够了解

目前，我国图书信息资源的网站建设不够完善，没有实现全面资源共享。由于信息化档案新模式不断发展，很多单位开始实行这种新的模式，但是大多数各单位对于这种新模式还不够了解，同时不能对其进行相关操作。此外，很多单位对新模式还处于观望态度，并没有完全采用，从而阻碍了图书信息资源网站建设。

3.4 管理人员素质普遍不高

目前，我国图书档案管理人员的素质普遍不高，只有小部分图书档案管理人员拥有专科以上学历，这就造成很多管理人员不具备图书档案管理方面的专业知识，从而造成图书档案管理滞后。同时，很多单位没有对档案管理人员进行专业培训，导致他们不能适应现代化的管理方式，不懂如何创新档案管理方式，已经无法满足图书档案的发展需求，降低了图书档案的利用效率，造成了图书档案资源浪费。

3.5 图书档案信息化管理存在安全隐患

在信息时代，图书档案管理操作简便、快捷，利用计算机便可以进行归纳和管理，降低了出现错误的概率，减少了管理人员的工作量，但图书档案信息化管理也存在很多安全隐患。由于图书档案是利用计算机进行管理，再加上计算机网络存在很多不稳定因素，并且任何人都可以使用计算机进行阅读，从而给图书管理带来很大的风险。

4 信息时代图书档案管理的途径

4.1 转变陈旧的管理观念和模式

在信息快速发展的新时期，图书档案管理要转变传统的管理理念，改变以前对特定人员开放的方式，做到对图书资料进行全面开放，方便人们借阅和查看。

在管理模式上，为了提高信息化图书档案的管理效率，各单位要根据图书档案管理的特点制定管理制度，在编制图书档案时，要严格遵守规章制度，确保档案的真实性和完整性。同时，各单位要对图书资料进行合理的整理和归类，并及时更新图书档案，及时补充一些新的图书资料，也要及时整理比较旧的图书档案，从而实现图书档案的全面信息化。

4.2 建立图书档案资料库

很多读者在阅读图书时都是进行有针对的阅读，但是由于很多单位拥有大量的图书资料，增加了读者查找图书资料的难度，建立资料库可以使读者更加了解各单位的档案资料，更加快速地找到自己想阅读的图书。首先，各单位要对资料进行分类处理，明确查找方向，提高读者的查找效率。其次，各单位要建立信息资料库，通过网络互通消息，实现资源共享。最后，各单位要往资料库中不断添加新资料，并和网络互通，进行联合编译，不断地充实材料，从而提高图书档案的整体质量。

4.3 建立开放的档案用户目录数据库

随着信息化技术的发展和应用，图书档案管理也开始朝着信息化发展。图书档案信息化管理要想实现信息内容的快速查阅，还需要建立开放的档案用户目录数据库。首先，各单位要建立开放的档案用户数据库，确保用户能够通过搜索了解书籍的目录，从而找到适合自己的书籍，并提供免费查阅功能，减少办公系统运行期间对内存的需求。同时，为了防止数据被有意修改，工作人员在登陆时要自己设定密码，从而提高系统的安全性。

4.4 建立原文影像资料库

建立原文影像资料库也是图书档案信息化的重要途径。首先，可以将图书档案中比较重要和有价值的内容、图片通过扫描的方式进行转化，并存储到U盘等外界存储器上，便于文件的存储和永久保存。其次，各单位要将这些信息数据传到一个信息资料库，使读者在需要这些资料时可以随时查看，也让更多的读者从多渠道了解和阅读图书档案资料。

4.5 培养和引进综合性人才

无论是传统的图书档案管理，还是信息化图书档案管理，都需要专业的档案管理人员进行操作，因此，各单位必须提高档案管理人员的素质和基本工作流程。在招聘上提高门槛，各单位要招聘学历较高的人员，引进更多的人才，还要加大对档案管理人员的培训，使档案管理人员能够熟练操作计算机。同时，各单位还要鼓励档案管理人员多学习与档案管理相关的最新知识，不断提升自身的综合能力，在工作中认真负责，保障图书档案管理的规范化、完整化。

4.6 加强信息化图书档案系统管理

目前，由于我国信息化图书档案的安全性存在隐患，因此在图书档案管理中，各单位必须保障图书档案管理系统的安全性，不断加强系统管理。在对图书查看和下载时，可以设置密码，为保障其安全性，密码设置的要相对复杂一些。同时各单位还可以对比较重要的图书档案设置查看和下载的权限，防止图书档案随意查看造成的危害。同时，图书档案管理人员还要为网站设置防火墙，并对网站进行实时维护，防止黑客和木马入侵，为图书档案管理营造良好的环境。

5 结 语

图书档案管理是一项全面、系统的工作，在科技发展迅速的今天，图书档案的管理模式也需要不断创新。信息化图书档案的管理模式与传统的管理模式相比可以减少工作量，并且方便随时查看，同时对图书档案的审查及时，可以发现图书档案中存在的不足，并且可以对图书档案进行备份，提高图书档案的使用效率和管理质量。因此，在图书档案的管理中，各单位应转变现有的管理观念和模式，建立专门的资料库，开放档案用户目录数据库，建立原文影响资料库，培养和引进综合性人才，同时加强信息化图书档案系统管理，实现档案管理的信息化、科学化、专业化。

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