浅谈财务共享模式下报销业务的效率提升

文/乔英 李永强，.中国石化财务共享服务中心濮阳区域服务部；.中国石化集团中原石油勘探局有限公司供热管理处

目前，财务共享服务模式下的费用报销系统是，提报人在费用报销系统（ERS）中创建申请，企业财务科打包寄送后，将发票等纸质单据送达财务共享中心档案管理科，共享档案科通过签收、初审、扫描、质检后，形成电子影像件，将不同性质的业务派工到各核算科，各核算岗员工根据系统线上提报的业务，审核电子影像件进行业务处理。

实施财务共享，通过信息技术手段有效提升了企业会计核算、财务管理、预算管理等工作水平，也为企业加强管理、经营决策提供了有效依据，但实际使用过程中依然存在费用报销流程不够简单、便捷和智能等问题。

1 目前费用报销系统存在的问题

1.1 ERS系统不稳定

（1）业务提报环节页面不友好，部分提报人员反映，提报费用申请需要维护信息较多。在系统的各个环节经常出现卡单、丢单现象，需要顾问在后台推送。

（2）部分公司代码下企业的主要核算信息字段共享前审维护过，在挂账环节带不过来，需要手工维护，增大工作量。

（3）需要手工维护的字段较多，系统不智能。如辅助对象的录入没有收藏功能，每一次的录入都需手工筛选，在涉及多个费用行项目时，需要逐条手工维护费用辅助信息，工作效率低下。

1.2 核算岗人员审核工作量大

（1）审核、计算票据工作量大。对私费用报销业务涉及的发票种类较多，包括增值税发票（专票、普票、电子发票）、普通发票（卷式发票、定额发票）、飞机票、火车票、出租车票等各类票据。目前部分单位进行了OCR识别试点，也只是针对增值税专用发票的识别，仅占报销业务的极小一部分，其余的发票仍然靠核算岗的肉眼识别，工作效率低，财务人员主要工作精力用于审核，汇总单据金额计算，浪费了大量的人力、物力、财力。

（2）费用项目具有财务专业性。因为费用报销系统中费用项目为财务会计科目，与实际发生的业务名称不太一致，提报人员为一般员工，无财务专业经验，所以提报的业务不太准确，共享核算人员需要判断提报的费用信息是否符合财务规范，也在一定程度上影响了工作效率。

2 相关建议和设想

2.1 运用信息化手段提升效率

（1）单据扫描智能识别

目前，依托二维码和OCR智能识别技术对原始凭证进行批量扫描、自动分组，高效完成报账单据和影像的匹配。通过扫描发票上的二维码及其他信息，与税务系统对接，可以实现对发票真伪的核查，自动提取企业名称、发票名称、内容、金额、发票代码、发票编号、税率等重要信息，将所有涵盖经济业务的内容，对应到挂账凭证的会计科目中，自动生成挂账凭证。

（2）业务进程自动化处理

要实现该职能，企业需要在原有信息化系统的基础上加强相关场景描述，结合新技术在原有系统模块中加入更多字段，用以清晰描述业务场景，便于系统通过人工智能识别，确定业务属性，进行自动化处理。在整个过程中，达到仅最后挂账环节需要进行人工再确认，其他部分均实现自动化,使共享人员由操作型转为控制型。

2.2 流程改造提升报销效率

（1）优化报销系统审批流程

目前的费用报销流程是：企业提交报销申请、寄送单据→共享档案部扫描影像并质检→企业初审→企业审批流（前置）→共享初审→企业审批流（后置）→共享挂账凭证→企业提交资金计划→共享复核挂账凭证→共享资金支付→员工收到款项→共享支付凭证，企业端与共享端交替操作，一个环节完成之后才能进行到下个环节，整个报销业务流程链条较长，且存在企业端与共享端重复工作，通过信息及智能化改进，并结合企业预算管理工作，链条可以缩减为企业寄送→影像扫描→共享审核，其余过程均可通过自动化来完成，大幅提高企业端和共享端效率，缩短流程。

（2）建立员工报销信用体系提高支付效率

目前，诸如华为等国内及国际先进企业，均做到先前台支付、再后台处理业务模式，基于共享报销业务服务对象主要是中石化内部员工，完全可以通过与企业签订支付承诺协议，对个人信用体系的建立与管理等方式，提高报销业务支付效率。我们假设，企业寄送并扫描后，根据信息系统提示，报销金额已确定，先进行支付后会出现的各种场景。

1.共享后台处理后，业务与票据均无误，则业务完成。

2.共享后台处理后，业务有疑问，则共享端与企业端财务进行业务沟通，沟通完成后进行处理并完成业务；如沟通后双方仍存在异议，可与服务单位上级财务部门沟通并确定处理模式，然后完成业务；如共享端认定企业业务确有不妥之处，则可通过限定一定时期内企业责令报销人退回款项及业务，逾期暂停报销业务等措施实现纠错。

2.3 大数据提升分析效率

在共享现行的核算模式下，各企业均只对本企业端数据可见，共享中心则掌握着大量的财务数据，这是原来企业端核算不能比拟的，共享端应充分利用大数据的优势，建立并成为大数据中心，提供有偿大数据分析服务，这应成为共享服务中非常有价值的一个环节。

（1）通过横向与纵向数据比较为企业提升分析效率

随着共享核算日趋标准化，各核算主体间费用列支渠道与模式逐渐相同，因此，各项数据具备了可比化的基础。完全可以通过企业间比较、历史数据比较等方式，为企业提供分析服务，提高共享中心数据使用的效率。

（2）通过多字段数据分析为企业展现效益空间

随着常规核算的完善，共享中心可以根据企业需求，增加核算明细内容，并通过多字段的数据分析模式，为企业提供有偿且有价值的数据分析服务。在大数据、多字段的分析模式下，共享中心能够清晰展示企业内部在各项业务中的可增效之处，为企业提供有价值的服务资料。

3 总结

财务共享服务模式下的费用报销，要在有效防范财务风险的基础上，准确归集核算各项费用，确实提高工作效率，共享中心更好地为企业的发展提供数据支持、数据分析。