高校干部人事档案管理问题及对策浅析

文/冯春艳，唐山学院

人事档案是记载个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现等内容的文件材料，是以个人为单位集中保存起来以备查考的文字、表格及其他各种形式的历史记录。高校干部人事档案是高校档案的重要组成部分，是高校“知人、用人、管人”的重要依据。

1 现阶段，高校人事档案工作存在一些问题，制约了高校人事档案工作的发展

1.1 干部人事档案管理制度不够完善

干部人事档案管理要发挥其功效是一个长期的过程，且工作本身极其繁琐、重复性高、工作强度高，随着人事管理工作难度的不断加大，人事管理制度也出现了一些漏洞和问题，其主要表现在：人事档案管理制度建设薄弱，各项管理制度相对滞后，档案管理部门执行起来很难做到严格、严密，对档案管理工作造成了不利的影响。此外，随着改革开放形势的发展，还有一些制度已经不适应新形势发展的需要，加之一些单位虽有相关制度，但实际工作中又贯彻执行不到位，缺少有效的监督机制和奖惩考核机制，在一定程度上也影响了干部人事档案材料收集工作的质量和效率。

1.2 档案内容陈旧，实用性不强

1991年发布的《干部档案工作条例》将档案内容划分为十大类：履历材料，自传材料，鉴定、考核、考察材料，学历、评聘专业技术职务材料，政审材料，党团材料，奖励材料，处分材料，工资、任免、出国等材料，其他可供组织参考的有保存价值的材料。现阶段高校教职工人事档案仍停留对以上十项内容的陈列上，而对教职工业务素质提升的证明材料，反映教职工依法应享有的各种工资福利待遇和其他社会保障权益的等级和变动证明材料很匮乏。现阶段，高校学生就业工作已从计划经济下的“统包统分”转向市场经济下的“市场导向、政府调控、学校推荐、学生与用人单位双向选择”的就业机制，而高校学生人事档案却没有跟上时代发展的步伐，仍沿袭着计划经济时代的旧模式，过多强调思想政治表现，档案内容的收集多侧重于入团、入党材料及政治方面的奖惩等，忽视素质教育成果的展示，缺乏实践活动、科技创新、心理健康、性格测试等方面的记录。干部人事档案内容的陈旧，在新形势下对保障教职工权益、服务学生就业等方面都产生了消极的影响。

1.3 档案管理缺乏规范化

当前高等院校仍然有部分存在着档案管理主要以纸质化档案为主的现象，而纸质化档案的弊端则在于信息容易失真和遗失，部分人在填写个人档案时，存在字迹潦草难以辨认，信息填写不全，内容描述不准确的现象，加之很多人的纸质化档案在存档时存在证书遗失、证书失效等情况，进而使得人事档案有效性较低。而档案管理人员对信息填写不全、证书补遗不到位的人事档案缺乏监管，没有及时督促档案本人将资料补齐，而对于部分人深造后所获得的新学历、新证书，档案管理人员也不能及时收齐并存档，进而使得干部人事档案管理缺乏规范化。

1.4 干部人事档案管理方式和手段相对落后

人事档案管理是一项专业性、政治性、机密性很强的工作。人事档案材料需要专人管理，单独存放。如学院因办公用房紧张，虽然人事档案材料份数多，资料复杂，但多年来档案室一直是库房，比较狭小。由于单位人事管理人员不足，人事管理工作量大，人事档案管理都是其他人事管理人员兼管，属于非专业人员管理。在档案管理手段上，因为没有单独的计算机和档案管理软件，管理人员还一直采取手工编辑、检索，致使人事档案材料不能及时归档整理，存在档案资料不完整的情况。

2 高校干部人事档案管理对策

新常态下，高校本科规模的扩大，学生、教职工的增加，高校人事档案也要创新管理。主要对策是：

2.1 翔实档案内容

调整和丰富高校干部人事档案的归档内容和范围。针对现阶段高校人事管理的新发展，建议将干部人事档案在原有的十大类的基础上加入以下内容的材料：（1）反映教职工个人素质提升和工作业绩的材料，如各种业务培训、留学访学、学历提升、科研成果的证明材料；（2）反映教职工与学校之间关系变动的材料，如各种聘用合同、劳动合同、合作协议和解聘、辞退、岗位变动等相关材料；（3）反映教职工依法应享有的各种福利待遇和其他社会保障权益的等级和变动材料。

2.2 推进人事档案信息化管理

随着信息技术的高速发展，档案管理系统也在不断优化升级，推进干部人事档案信息化管理，采取现代化、信息化的管理方式，利用信息资源，以达到更快捷、更准确、更科学地干部人事工作提供全方位的优质服务。首先，健全人事档案网上信息系统，将个人档案信息录入系统，便于部门进行高效查询。其次，积极开发利用本地区信息资源，各部门联合组建本地区人才信息库，为各部门提供详细的人才信息，为用人单位选才发挥效力。再次，实现电子材料与纸质材料的联合，将纸质档案与信息系统、各项登记本联系起来，互相核对，找出档案内容不完整、不规范之处，及时修正，促进人事档案管理的规范性。

2.3 将档案信息与个人发展相联系

干部档案信息是干部选聘的重要依据，档案信息要得到个人、单位及档案管理人员三方的重视，最主要的措施则是将档案信息与个人发展直接挂钩，对所有干部的聘用、调任等，都必须先审后用，凡用必审，在这种情况下，档案管理三方都会因涉及自身利益而必须重视档案管理工作。

2.4 加强档案管理人员队伍的建设

档案管理工作人员是档案管理工作的实际操作者，要实行档案规范化管理，就必须不断提高档案工作人员的专业素质和道德水平。要坚持不懈的加强职业道德教育，用现代理论知识和规章制度加强对工作人员的培训，不断提高工作人员的业务水平和工作能力。

[1]李君.浅谈高校人事档案管理存在的问题及对策[J].学理论，2010，（3）：195-196.

[2]胡映君.高校人事档案管理发展去向探讨[J].兰台世界，2010，（24）：37-38.