如何做好中学人事档案的接收与管理

何菁霞

摘 要：中学人事档案管理对于中学日常的教学活动有重要的作用，一定程度上可以推动中学教育水平的提高。做好中学人事档案的管理和接收工作，已经成为判断中学教学水平的重要因素之一。我国中学的人事档案的接收和管理工作仍然存在许多问题，需要中学档案管理层从多个方面完善人事档案的管理工作。

关键词：人事档案；中学；档案接收与管理

中学人事档案记录了教职工的工作履历、奖励处分情况和思想道德、教学成果等等重要内容，是中学合理配置人力资源的重要依据。我国中学的人事档案接收和管理过程中，存在着对档案管理工作不重视，管理方式落后，管理人员水平差等等问题。

1 中学人事档案接收和管理的重要性

中学的人事档案中记录了教职工的个人社会经历，包括业务能力、思想道德和工作业绩等，还包括教师的个人履历、考核、职称、学历等等，以及对教师聘用、奖励和退休、处分等等材料的记录和整理，对教师的正常教学和职位调动有重要意义。

人事档案管理体现了中学教职工的工作情况，详细记录了教职工的信息，是组织认可的个人资料，详细记录了教职工的教学能力、思想道德和工作经验，反映出教职工的真实水平[1]。中学人事档案的有效管理有利于学校的人事变动的科学和合理性，是中学选拔干部的重要依据，对中学的人力资源的合理配置起到了重要作用。

2 中学人事档案接收和管理中存在的问题

2.1 学校缺乏对档案管理工作的重视

部分中学缺乏对人事档案管理的重视，人事档案管理人员缺乏专业的档案管理知识，不等管理人员甚至是兼职，由有教学任务或其他工作的人员担任，主要精力放在了教学活动上，在人事档案的管理上只做到了保管工作，对于人事档案的接收、整理、查询都没有尽到自己的义务，导致中学人事档案管理不善，无法为学校的人事变动提供依据。

2.2 中学的管理方式落后

多数中学的人事档案管理使用的还是纸质档案，缺乏电子化数据库接收并管理人事档案。现今对人事档案管理的要求越来越高，没有现代化的电子数据库，很难达到中学全部教职工人事档案全面、完整的水平。现今以纸质档案为主的档案管理方式比较落后，已经不能适应中学对人事档案管理的需求，也不利于中学的合理的人员配置[2]。

2.3 缺乏专业的档案管理人才

人事档案管理需要管理人员具有相应的专业性，具备一定的识别、分类归纳能力。部分中学受人员和资金的限制，没有聘请合适的专业管理人员，而是选择退休人员或在职人员兼职，在工作中也缺乏相应的培训，导致档案管理人员没有专业的管理水平，人事档案管理工作混乱。

2.4 缺乏人事档案管理规范

部分中学对于人事档案的接收和管理缺乏完整的制度规范，人事档案在接收时缺乏一整套的入档、查阅、归纳程序，导致人事档案容易发生材料不齊全，纸张规格不一致的问题。在档案管理过程中，档案管理工作比较琐碎，大多资料为员工手写，在入档和保存时很容易因为保管不善而造成档案遗失或损坏。

3 做好中学人事档案接收和管理的措施

3.1 加强中学对人事档案接收和管理重视

人事档案是反映中学教职工工作经历和经验的重要依据，对教职工的升迁、中学的人员调动有重要意义。良好的人事档案管理有利于中学的人力资源开发和教职工的工作发展。因此，中学必须提高对人事档案接收和管理的重视，提高人事档案的管理质量，最大限度地开发人事档案的价值。

3.2 引进先进的档案管理方式

近年来信息技术逐渐成为档案管理的重要方式。通过计算机等硬件设施和数据库等软件设施，档案管理已经进入了集电子化、接收、储存和查阅为一体的无纸化数据库，大大提高了档案管理的效率，减少档案接收时的遗失、损坏的几率，无纸化办公也解决了档案纸张规格不同的问题[3]。引进先进的信息技术软硬件设施，通过扫面和数据传输的方式，将教职工的档案上传到中学的人事档案数据库中，数据库可以做到良好的存储和随时调取查阅，有利于提高档案管理工作

效率。

3.3 建立完善的人事档案管理制度

要做好人事档案接收和管理工作，就要制定完善的人事档案管理制度，制定一套规范的接收、存储、查阅流程程序，对人事档案接收和管理工作作出严格的规定，完善人事档案管理制度。加强对人事档案接收和管理工作的监管，督促管理工作人员做好人事档案接收和管理工作，减少档案的遗失和损毁现象的发生。

3.4 提高人事档案管理人员的综合素质

人事档案管理人员的专业素质和综合素养对档案的接收和管理工作有重要影响。中学要提高人事档案的管理水平，就要提高档案管理人员的综合素质，通过培训等形式，提高档案管理人员的专业素养，加强档案管理人员对档案管理专业知识和能力的学习，提高档案管理人员对计算机技术和数据库等技能的学习。同时，提高档案管理人员的职业道德，使人事档案管理人员在工作过程中能够尽职尽责，减少档案遗失或损坏等情况，提高档案管理、查阅的工作效率。

3.5 中学要培育引进优秀的档案管理人才

优良的档案管理人才是中学提高人事档案管理水平的保证，在人事档案管理人员多数为教职工兼职，档案管理人员缺乏专业性的情况下，中学可以聘请专业的档案管理人才进行人事档案接收和管理工作，也可以加强对档案管理工作人员的培训，提高中学的人事档案管理水平。

3.6 加强人事档案传递的规范化

人事档案的查阅、使用都是中学人事档案在人事调动中的主要用途。人事档案的传递过程也极易造成档案的遗失和损坏，必须做到规范化传递。在人事档案的传递过程中，要抓紧完成档案材料的审核和归档工作，不符合要求的档案材料要及时整改，保证人事档案及时归档。人事档案的齐全完整、内容准确和规范性是档案的基本要求，对于需要接收的档案，要准确详细地做好接收清单，将信息输入电子数据库。接收后的档案材料要进行认真审核，按照人事档案审核标准严格把关，不符合要求的人事档案要及时整改。在档案传递过程中，要严格遵循档案传递的规定，防止出现丢失损毁现象，避免出现无头档案。在归档过程中，要做好移交清单和回执的妥善保管工作[4]。要保证档案的完整真实，及时归档和规范化保存。做好纸质档案向电子档案的输入工作，及时完成档案的电子化进程，在此过程中要保证档案的完整齐全。人事档案反映教职工的个人经历和工作业绩等等，必须要符合客观实际。在档案的整理过程中，要检查与实际情况与个人信息是否符合，档案基本情况要与本人一致，对档案内容要做好审核工作，不真实的档案要及时清除处理，并做好整改工作。

4 结语

中学的人事档案记录了教职工的个人简历、工作经历和思想道德等重要信息，在中学的人员调动和人力资源调整中发挥重要作用。中学要做好人事档案的接收和管理工作，就要加强对人事档案管理工作的重视，建立完善的人事档案管理制度，提高档案管理人员的专业素质和综合素养，有效提高人事档案接收和管理工作的水平。

参考文献

[1]李葆华.如何优化中学人事档案管理工作之我见[J].时代金融，2016（35）.

[2]普琼.优化中学人事档案管理工作之我见[J].办公室业务，2017（10）：139.

[3]刘亦子.浅谈人事档案在中学人力资源管理中的作用[J].卷宗，2016（4）.

[4]于杨.浅析人事档案在人力资源管理中的重要作用[J].决策与信息，2015（24）：147.