信息化时代医院档案管理工作改进思路探讨

许磊

（焦作市中医院，河南 焦作 454000）

一、医院档案信息化建设中的问题分析

（一）标准体系建设滞后

由于医院档案的内容较为繁杂、载体多样、管理复杂，医院档案的信息化建设也面临着诸多难题。目前医院档案信息化建设的统一规划还较为缺乏，信息化建设的标准体系还较为滞后。各家医院档案管理软件、档案管理信息系统多种多样，各种系统及模块之间兼容性较低。而在医院内部，往往是不同部门各自管理着较为独立的系统，如人事档案管理系统、财务档案管理系统、物资管理系统、医疗业务系统。各部门之间的档案信息资源相对成为独立的“孤岛”，档案信息资源不能实现有效共享。

（二）档案信息化管理意识淡薄

由于职能部门分工细化，医院信息化系统形成的电子文件往往产生于多个职能部门的日常工作，由各科室分散管理，工作人员档案管理意识淡薄，未树立档案就是资源、信息就是资产的观念，对电子文件和信息，没能从档案的角度对他们进行科学的“收、管、用”。有的只注重了纸质档案，忽略了电子文件，造成了电子档案的流失。也有的单纯以为把档案目录输入电脑，提供简单的查询和利用就实现了档案信息化管理，还有的认为保管好传统档案就可以了，不愿意投入精力进行数字化信息处理，这些均成为制约医院档案信息化建设的重要因素。

（三）档案信息化建设匹配设施不够，同时缺乏具有档案与计算机知识的复合型人才

电子档案产生部门设备简单，没有与电子档案管理相适应的专用档案管理软件以及相配套使用的硬件设备，不利于电子档案的长期保存，易造成电子档案的毁损。有的没有配备扫描仪或翻拍等设备，无法实现电子与纸质档案双轨存档。同时，档案部门工作人员年龄结构层次偏大，知识结构较为陈旧，缺乏既具有计算机知识又具有档案知识的复合型人才。

（四）电子档案归档管理模式有待改进

各职能部门对电子档案的归档管理还没有完善的标准。未明确电子文件的归档范围，分类方法、整理规则等细则，导致医院部分珍贵电子档案遗失和破坏，给正常工作带来许多重复和浪费，影响了医院档案信息化建设的正常发展。

二、适应信息化要求的医院档案管理工作改进思路

结合以上对医院档案管理现状的分析，借鉴改变文件归档模式。传统的成本降低，实现永久存储和保护档案资源，信息技术在档案电子扫描和数字转换的应用，电子文件的存储和保护进行数字化存储和信息化检索，节省了空间降低了成本，提高了效率。利用计算机和网络通过信息系统，可以快速获取档案信息的完整内容，方便、安全，效率高，范围广泛，不受时间和空间的限制，最大限度地利用档案信息资源，实现档案资源的共享，实现档案资源的快捷使用和安全利用。

（一）建立医院档案与其他信息管理融合的一体化管理模式

医院运作和管理的过程是一个获得信息、处理信息、利用信息的过程，医院作为一个综合的管理系统.档案管理系统就是一个信息资源子系统嘲。将这个信息资源系统融入医院整体信息化工作中，不但可以节约人力、物力和财力，而且还能够提供更多地综合信息，形成更具有综合效益的资源库。因此，医院在进行信息化建设的过程中，要把医院档案管理标准化、电子化、现代化建设纳入建设范畴，同步规划，同时建设。医院要高度重视信息技术的规范化，大力扶植相关理论的研究，如档案信息开发，档案数据结构、档案数据库等，积极推进档案部门计算机管理和网络化建设，为实现信息资源共享创造条件：要努力提高档案人员素质，拓宽知识面，优化知识结构，为实现档案管理现代化奠定坚实基础。

（二）加强医院各相关部门的协调与资源整合

目前，医院实行的信息管理体系是档案与其他信息分体管理的体系。这个体系主要由信息科和综合档案室两部分组成。信息科是二级以上综合医院必备职能科室，负责医院病案统计管理、图书管理和计算机管理；综合档案室是二级以上综合医院的独立职能部门，对本单位各种门类、载体的档案实行集中统一管理，并对本单位的档案工作进行监督、指导、检查。信息科、综合档案室在Et常工作中基本是各自独立地进行信息的收集、整理、保管、加工、统计和提供信息使用服务.两个部门之间缺乏必要的协调。重复劳动现象较为普遍，造成人力、物力和财力的浪费。很大程度上制约了医院信息管理整体水平的提高。医院档案资源丰富，门类复杂，既有相对独立的病历档案，又有门类复杂的人事、会计、科技、器械、文书等综合档案。这些档案在形成和使用等环节上分属于医务、人事、财务、设备等不同的部门。有效整合相对复杂的各类档案资源.是实现医院档案管理现代化进程中不得不面临的实际问题。实现这些档案资源的整合需要医院各相关部门加强协调.密切配合；需要医院在进行信息化建设过程中统筹考虑。避免重复建设。

（三）面向临床，注重信息化档案资源的开发利用

档案的价值最重要的体现在它的开发利用方面，作为医院档案资源的开发利用，最重要的要体现在它为临床服务的广度和深度上。医院档案管理工作要适应信息化发展的要求，必须牢固树立以临床工作为中心的意识，紧紧围绕临床工作需求来设计、开发和利用信息化档案资源。首先，在医院信息系统设计开发环节，要充分调查临床医护人员的实际需求，适应临床一线工作面广、量大的特点，开发适应临床特点要求的高效、简便、实用的产品。卫生行政部门要不断加快医药卫生体制改革步伐，加大工作力度，做好顶层设计，早日完成包括以电子病历为核心的医院管理系统在内的全国卫生信息系统的标准化建设。在开发利用环节，医院要充分适应信息化发展的要求，加大人、财、物资源的投入，建设高标准的电子化阅览室，加强临床科室信息化建设所需软、硬件建设，尽可能为开发利用信息化档案资源创造必要的条件。相关职能部门要充分征求临床一线人员在使用信息化档案资源中的意见和建议，不断改进使用过程中存在的问题，充分发挥好管理职能。