档案管理科学化与服务创新

孟祥洲

（巴彦县人民医院，黑龙江 哈尔滨 151800）

一、档案信息系统管理的规范性

档案信息系统有很多层次，但是大多都达不到档案信息管理系统对规范性、专业性和开放性的要求。信息化时代的到来，让电子文件的数量也大大地增加，对数据的整理和收集是档案管理工作的一大重要内容。电子档案让档案管理从根本上摆脱传统的手动式管理模式，减少了档案管理工作人员的工作中的劳动量，同时提高了档案管理工作的搜索效率，给人们带来了极大的便捷。在建设档案目录中心和档案数据库的过程中，要利用法规对电子文件的格式进行规范化管理，尽量使档案管理系统更加规范。同时应当对电子文件进行筛选，筛选出关键的信息进行归档，这样可以避免人力和物力的浪费。档案管理基础工作将档案编号、分类信息等数据输入电脑，这样就可以对档案进行快速检索。然而在进行档案编号和信息输入的时候不能马虎，尽量保证数据信息的真实性，这样才能给档案的快速检索提供条件。当开展实际工作的时候，需要对档案管理模式进行全面创新，提高档案管理科学化水平是档案工作者长足发展的支撑。而档案管理的基础工作就是将现代档案管理的工作链条贯穿好的那一条“绳子”，进行了优秀的档案管理基础工作以后，原本繁乱的档案就已经整理到了现代化档案管理的框架之内，按照档案管理正常程序走下去，就能保证档案管理的规范性。

二、档案工作管理方法创新

在档案基础管理中，要坚持把档案管理工作作为一项长期的、重要的基础工作，从领导机制到管理体系，从规章制度到档案管理，在组织上、制度上要形成一套科学、合理、完整的管理办法，为档案管理工作的有效开展提供可靠的保障。档案管理工作者应该要准确的把握部门之间的联系，充当部门之间联系的桥梁和纽带，这样才有助于文件资料的收集。在实际管理过程中，档案管理工作者主动去了解各个部门的实际情况，同时要积极的去研究如何更有效的做好文件档案的采集工作，收集归档。及时归档，日清月结，推动档案管理日常化。由于医院工作存在紧急性、医疗结果导向性等特点，在实践中不能重医疗、轻档案，对重要文件及时整理归档。档案是对工作过程的记录，是后续查询、研究及管理等工作的重要依据，需要在各项相关工作完成后及时进行整理并定期归档，避免时间拖得过长造成对重要信息的遗忘或遗漏、待归档文件堆积过多造成档案管理人员的拖沓及畏难心理、档案管理人员变更造成对当时情况不了解难以进行准确归档等情形。加强医用的档案管理，按“卷”为单位整理的档案，其“卷”内构成的主要保管单位由文件目录、原始文件及备考表等组成，卷内原始文件一般情况是按照时间顺序排列，同时结合重要程度综合考虑。按“卷”为单位进行整理，其难点就是特别注意如何将不同年限和不同类别的文件资料分别进行组卷整理保管。因为通常这些类别的文件之间的联系都较为紧密，每一卷都密不可分，每一年度工作任务按卷来整理。比如科研项目、仪器设备、基建等档案可以运用“按卷整理，按件装订”的方法整理，仪器设备会在科研工作中产生仪器鉴定、使用记录、校准、维修等补充资料；基建会有装修、改造、维修等档案产生。综合各方面因素考虑，采用“按卷整理，按件装订”的方法整理以后，在使用者随时需要利用其中某份文件的时候更加一目了然，同时也更有利于档案的保密和安全。让档案管理的功能发挥得更有效，运用高新科技对档案工作进行创新、改造，适应档案信息化建设的新要求，是科学技术突飞猛进的发展新趋势，档案室要办好自己的宣传栏，大力宣传档案的作用及重要性。档案管理在各项工作中起着越来越无法替代的积极作用，我们应重视这项工作，使档案系统化再上新台阶。

三、对档案管理人员素质的提升

档案管理工作人员的素质对于档案管理工作而言也有着十分重要的作用，工作人员自身工作素质和专业能力对这项工作的开展将起到直接影响作用。所以，加强人员素质也是这项工作的重要要求之一。高素质工作人员对于工作所投入的关注程度将更大，因此在实际工作中其也将用更为严格的制度和态度约束自身，这对于档案保密工作的开展也有着十分重要的积极影响。根据目前医院的发展要求，现代医院管理过程中要求建立医用档案管理信息平台，以实现对医院耗材的有效管理。医用耗材是目前医院管理过程中的一个重要项目，应当引起医院的足够重视。国家《关于全面深化价格机制改革的意见》提出，要“巩固取消药品加成成果，进一步取消医用加成”。继若干地方零散地取消耗材加成之后，耗材零差价将要在全国范围内推行。因此，探讨医用耗材档案管理的信息平台构建具有重要的现实意义与科研意义。医用耗材档案管理信息平台的构建能够实现医用耗材档案管理的智能化和信息化，规范快速完成医用耗材精细化管理。医用耗材研究信息的获得、医用耗材档案的建立、资质证件的效期管理，以及医用高值耗材的档案管理方面。通过综合分析医院档案管理工作中出现的问题并提出对应策略，有利于提高档案管理工作效率，促进医院的长足发展。而在实际工作中，这要求医院档案管理人员提高对档案管理重要性的认识，不断提升自身专业水平，掌握档案资源的现代化信息管理系统的应用，从而提高医院档案管理工作水平，进一步促进医院的改革和发展。

为了使档案工作更好地适应时代和社会的发展，必须加强信息化条件下的管理和服务创新，这也是让档案管理工作更加现代化的必然选择。才能更好的完善档案工作效率，具有非常高的实用价值。总之，结合自身档案特点，管好、用好档案，不断学习，吸纳新知识，努力使档案管理工作迈上新台阶。