档案管理发展趋势分析

张敬博

（黑河海关，黑龙江 黑河 164300）

随着办公自动化和互联网的快速发展，信息化建设在档案管理中发挥着越来越重要的作用，越来越多的单位已经开始使用计算机进行日常档案管理。档案计算机化不同部分的档案工作，整个系统的实施，有必要利用跨学科知识，多部门互动的功能，多环节庞大系统工程，兼顾档案的真实情况，管理现代信息技术的综合应用，档案信息资源相互转换的服务功能。

一、档案管理信息化的概述

所谓的档案信息是在现代信息技术综合管理活动的档案管理服务中统一规划和组织，提供，管理和利用 档案信息服务，实现档案信息资源的合理配置和有效利用，最后共享档案信息资源。

二、档案信息化管理的优势

关于档案管理的信息是现代信息技术在档案管理活动中的综合应用，作为统一规划和组织国家档案管理部门的一部分，和档案信息资源的管理，以展示其使用中的社会价值和经济效益。与传统档案管理相比，其优势主要体现在以下三点：首先，传统的记录管理包括对纸质数据进行分类，排序和归档。档案信息基本上是通过诸如硬盘和CD-ROM之类的存储介质产生的，这些存储介质体积小且尺寸大，仅需要少量特殊设备。档案信息的空间效益是显而易见的;其次，在传统档案管理的背景下，有必要每年对档案资料进行分类，分类和整理。档案的信息化管理是根据研究和利用的原因，防止文件和保证率泄漏的电子文件，定期或随时存档，并把它们归类存档和完整性，以及更加容易，快速和及时地改进档案管理的维护;最后，在传统档案管理的背景下，档案的搜索和检索必须手工完成，手续繁琐，程序复杂，这对档案的管理和利用带来许多不利因素。在实现计算机化档案管理之后，可以将主题与电子文件同时编入索引，并且可以开发多维和完整的搜索工具使搜索更容易和更快速。

三、档案管理信息化是保管保护传统档案的必然要求

信息资源档案可以保护档案原件的数字化，延长档案原件的存放期，减少档案原件丢失或损坏风险，档案原件，通过信息丢失的恢复过程，其数字拷贝也有原件补偿，结果可以解决纸张老化，这种使用原因的脆弱性要求不便的问题。同时，档案信息资源的多样化可以优化存储，进一步改变存储结构，存储，节省存储空间，以及存储信息量的增长。使用计算机磁盘存储系统和磁盘存储系统，尤其是磁盘存储系统，可以解决在归档中存储信息的问题。使用大容量存储介质不仅方便了管理人员的工作，还提高了档案的效率。

四、推动档案管理信息化的措施

（一）培养信息化档案人才

档案信息的建设是一项长期，全面和具体的工作 实现信息建设并不是档案馆的独特工作; 它需要所有档案工作者的积极参与和合作。因此，提高档案团队的IT技能现在成为档案服务质量教育的首要任务。与其他部门相比，档案工作非常具有政治和专业性。提高思想政治素质，保护档案，不泄露档案内容等，这些是提高档案管理员信息质量和信息技能的基础工作。

专业人才是信息化建设成功的基础。重点关注IT员工的培训，并根据档案信息建设的需要创建人才团队。由于电子档案信息内容的数字化，文件处理的整合，电子档案保存技术和开发形式的多样化，电子档案的管理非常不同于纸质档案，这对档案管理者提出了更高的要求。档案信息领域人员情况严重，人力资源短缺严重影响着档案信息化建设的发展。只有妥善解决人事问题，档案信息化建设才能朝着正确的方向发展，才能满足档案的社会发展需求。迫切需要加强以人为本的人才队伍建设。

（二）配备统一、专业的软硬件设备

不同部门的单位，信息化手段缺乏协调，设备不统一，导致许多数据不兼容，让信息化过程的档案管理设置了障碍，因此，我们必须配备统一，专业的数字化设备和专业的统一档案管理系统，使用这些设备用于自动字符识别，自动翻页和搜索文本，自动，内存自动加载，自动归档和查找文档，自动索引集成管理等。

档案信息化建设综合方案基础设施建设信息化档案包含所有硬件平台和网络的档案，首先，使用计算机平台，电子计算机，档案计算机和互联网技术，利用各种程度的信息技术应用 视频文件和其他传统的中型文档和档案档案;电子保存和使用计算机的档案，收集，样本工作，搜索工具的汇编，演示文稿的内容和人员目录，也可用于管理存储库存档，逐步提高信息化水平。其次，需要创建和改进本地网络。数字化互联网上的各种工作场所，加强档案的使用，以实现资源共享的目标。

（三）档案管理科学化

档案管理的基本性质和主要功能是行政，官方和政治工作。档案管理工作不会产生物质福利，档案馆通常不会由档案机构和档案馆组建或使用，专门管理各部门产生的历史档案，从而进行行政工作。但档案系统并非孤立，而是所有社会管理系统的组成部分。为社会实践提供档案信息是档案管理的一个特征，它与其他特征不同。虽然档案部门也研究档案并参与此类活动，但其目的是更好地适应社会需求。在社会历史的各个阶段，档案管理工作应服务于某些经济，政治和文化原则，否则就不会存在，也不会难以发展。促进使用是档案管理活动的最终目标，也是测试档案管理的标准。

（四）档案信息管理的统一规范化

以前的档案管理档案在纸上或机器上阅读对象主要内容的形式，利用现代信息管理技术，电子文档在档案文件的收集，处理筛选和各个层面，将环境和信息化的档案文件的物理形式达到档案目标，转变网站和数字档案，建立有效的管理，使用档案档案和工作。文件信息学的规则和标准应涵盖信息构建的所有方面，包括电子文档和数字档案管理。

在数字环境中的文件工作的主要目的仍然是为了最大限度地提高社会对储存和使用档案和信息，它旨在确保最大限度地利用现代技术手段，如数字网络，是实现档案工作的主要目标需求。信息档案应着眼于整个信息管理系统自动化建设，制定归档文件相应的标准，分配控制应用系统中，各级的长度和宽度必须达到一定的水平，并通过互联网的信息以在集成系统效益整体提高起到。

结束语：

档案档案以工作信息化为目的的信息网络工具，这是传统档案在商业环境网络中的结合;信息化，传统档案存储的保护。因此，我们应该通过档案信息化的发展，配备专业设备，加强档案管理的统一规范等措施来促进档案信息管理。