以规范精准为导向的本科毕业论文（设计）信息化管理

林文如，林叶郁

毕业论文（设计）是高校人才培养中极为重要的实践教学环节，也是反映教学质量的重要评价内容。在国际工程教育认证标准中指出,毕业设计是学生在校期间为数不多的能体现学生解决复杂问题培养效果的材料，并将对毕业论文（设计）的评估作为工程教育认证最重要的评判之一[1]。目前，本科生毕业论文（设计）管理问题已受到众多关注，但仍有部分高校的现行管理模式存在工作量大、效率低下等情况。不少学者将研究聚焦在毕业论文（设计）工作中存在的问题及改革对策、过程管理、质量监控等方面[2-5]。信息技术与管理模式创新的融合是毕业论文（设计）管理工作的发展趋势。取代传统手工管理模式，加强学校毕业论文（设计）工作的信息化管理是提升学生实践能力培养、提高教学质量的有力保障。因此，本文结合闽江学院对毕业论文（设计）的管理规定，分析目前毕业论文（设计）管理过程中存在的主要问题，提出以规范精准为导向的信息化管理改革举措，借助自主研发的“毕设通”系统实现对毕业论文（设计）工作的科学管理，提升教学质量。

一 当前毕业论文（设计）工作流程中存在的问题

高校毕业设计的工作流程基本包括：确定指导关系、论文选题、下达任务书、开题报告、中期检查、论文指导、论文评阅、论文查重、论文答辩、成绩评定等环节[6]。这些环节环环相扣，其中任何一个环节出现问题都将无法进入后续环节；同时，在毕业设计过程中还存在学生中途换题目和换导师等情况，需要更改相关环 节，随之带来的工作量较为繁锁。通过分析本校毕业论文（设计）管理现状，发现引发效率低下的主要原因包括以下几个方面。

（一）确定指导关系的流程繁锁

传统做法包括直接分派或线下互选。直接分派即由各专业负责人（或教研室主任）直接手工分配师生指导关系，然后师生之间确定选题。其优点是简单省事，缺点是未能充分表达师生意愿。线下互选的一般流程主要有：（1）院系通知教师填写指导方向说明；（2）教师将指导方向说明发回教学秘书处；（3）教学秘书手工汇总导师名单（包含指导方向说明等信息）然后下发给各班学习委员；（4）学习委员将导师名单下发到每位同学，学生将选导师信息发给学委汇总，之后发给教学秘书再汇总；（5）教学秘书将汇总好的学生选导师信息表下发给教师，教师再从中选择学生；对于未被选中的教师或学生，需要重复以上部分步骤进行第二轮、第三轮……然后师生之间确定选题。这种做法的缺点同样明显，师生积极性低、效率低，该项工作的完成周期较长。

（二）论文题目审核方式不理想

传统做法是各导师将初步筛选过的学生题目审批表给专业负责人（或论文指导小组），专业负责人（或论文指导小组）汇总本专业（或全院系）的题目，开会讨论审核。缺点：即使讨论时打印了近几年的题目作为审核参考，人工方式也很难从中准确找出拟开题题目与历届题目之间的关系（重复程度、数量），从中也反应出电子档毕业论文的归档管理问题。因缺乏数字化管理，造成检索不便，利用率低下[7]。

（三）文档填写与排版规范性差

毕业设计过程要求填写多个表格型文档，传统做法是学生使用Word模板进行填写。在这些表格中基本信息（姓名、学号、专业、班级、指导老师姓名、职称、题目、选题类型、论文方向等）容易填错或不一致，甚至同一种名称的表格模板，不同院系（甚至不同专业）也不尽相同，同院系同专业也存在不同年份版本的问题。若不加以有效管理，容易出现错误，一旦错误，一传十十传百，造成大面积出错。长文档排版也存在类似问题，虽然会给学生提供排版要求及模板，但学生是否已按要求整理文档只能依靠导师根据经验判断。

（四）成绩评定环节效率低下

学生的毕业论文（设计）最终成绩是由指导成绩、评阅成绩、答辩成绩这三类按一定权重计算出的总评得分。若采用手工方式效率低下且易出错。EXCEL虽可以简化繁锁的评分工作，但仍需要靠人工的方式进行文件收集分发。要实现批量处理，还需更高级的信息化管理手段。

（五）不利于进度管控与材料归档

在传统方式下，各院系若要了解各环节进展情况，只能通过老师上报了解；教务处若要了解各院系进展情况，只能通过各教学秘书上报了解。在材料归档上，导师与学生之间、导师与教学秘书之间、教学秘书与教务处之间均通过QQ或邮箱的方式收集归档材料（各种表格、长文档、报表），其缺点在于：收集分发繁琐，版本很难控制，文档完整性难以保证。

二 基于“毕设通”的信息化管理改革

针对以上毕业论文（设计）工作流程管理中出现的主要问题，结合闽江学院对毕业论文（设计）的管理规定，以规范精准为导向，通过自主研发，构建由教师（指导教师、评阅教师、答辩教师、专业负责人、答辩委员会）、学生、管理人员（系统管理员、教务处、教学秘书）三类角色使用的毕业论文（设计）管理系统，名为“毕设通”系统，从而解决以往管理过程中的种种效率低下问题。该系统基于B/S模式，使用集成开发工具Eclipse，数据库采用MySQL，项目运行在Tomcat服务器。系统实现对学生论文（设计）进行跟踪、引导一体化的管理。学生和导师可以根据系统发布的工作流，执行每一阶段的任务，管理人员可以高效地检查每个人的论文设计进度，并做出相应的督促。系统有着良好的算法和优秀的架构，可以提供稳定、高效的服务体验，采用有效的验证机制，显著提高了系统的安全性。其自适应界面简洁大方，极大地方便用户操作。系统由教师子系统、学生子系统和管理子系统构成，主要功能模块可参考图1所示。

图1 “毕设通”系统主要功能

学生可以完成的操作主要有：师生互选，论文检索，查看并确定论文选题，填写、修改并提交毕业设计过程涉及的各类表格（包括题目审批表、开题报告、任务书、中期检查表等），可上传下载各类表格、各版本毕业论文，实现版本控制，查看老师的各项审核情况，查看毕业论文成绩等。教师包括论文指导教师、评阅教师、答辩教师、其他（专业负责人、答辩委员会）。通过本系统，指导老师可以完成师生互选、论文检索、申报选题、下达任务书、开题报告审阅、论文评审、相关表格审阅与填写、文档上传与下载等操作；专业负责人负责师生互选及毕业设计各阶段的审核工作；评阅老师可评阅论文并给出评阅成绩；答辩老师可记录答辩信息及成绩；答辩小组负责答辩评审并由答辩委员会评定最终的总评成绩。评分涉及的一系列量化工作，均由系统自动统计完成。管理人员分为系统管理员、教务处人员和教学秘书。系统管理员具有最高权限，完成系统的配置管理。教务处人员可以添加各学院信息，分配教学秘书，创建校级工作流，查看各级各类报表；教学秘书负责导入本院系师生信息，并设置各专业负责人、答辩委员会相关信息，创建系部工作流，发布公告信息，实现毕业设计过程管理、进行答辩安排等。工作流设置每阶段的工作和须达标的任务。由于篇幅所限，以过程管理为例，系统的部分工作流程可参考图2和图3所示。

图2 过程管理工作流程1

图3 过程管理工作流程2

三 改革的优势

与传统模式相比，“毕设通”系统呈现出明显的优势，主要体现在如下几个方面。

（一）实现师生线上互选

具体流程如下：（1）教师在系统中申报指导教师资格（填写指导方向说明、指导人数等信息）；（2）专业负责人审核导师资格；（3）学生在师生互选时间段登录系统选导师，可以进行自我推荐。（4）导师规定时间登录系统选学生（可以查看学生基本信息、照片、成绩、自我介绍等），未被导师选中的学生或导师48小时内未做出选择的情况下，学生可以转投其他老师。这样循环（3）（4）两步直到全部确定师生关系。使用该措施能提高师生积极性（在抢人的思维推动下），让完成该项工作时间大大缩短。

（二）题目线上审核，避免高重复率

通过系统提供的“历届题目检索”功能，导师就可以初步把关可能存在的重复性（通过分词搜索引擎技术匹配相似度），作为审核讨论、修改建议的强有力依据。这种系统相似度匹配结合人工审核的做法大大提高了审核的精准性，降低了工作难度。

（三）根据表单自动生成格式统一的毕业文档

对于各种毕业文档，学生可利用系统的Web表单进行填写保存，基本信息则从数据库读取自动填入。对输入域有要求的字段，系统可进行数据校验。学生填写好表单后，通过系统内置的各专业标准表格模板，一键生成对应的Word表格文档。该举措使该类文档得到规范化管理，基本信息前后一致、可按各院系标准模板规范生成正确的表格文档。在长文档排版方面，学生只要将各章节的内容从Word中复制粘贴在系统提供的“长文档生成工具”中保存，然后一键生成排版格式规范的文档。该举措使该类文档得到规范管理，同时大大减轻导师指导文档格式的负担，把大量时间放在指导学生文档的内容本身。

（四）线上评分

指导教师、评阅教师、答辩组教师的评定工作均在系统中完成，各评分小项得分输入后实时自动合计总分，并可一键生成对应的Word表格文档用于打印。其优点有：基本信息自动填写精准规范、合计总分准确无误、调整分数方便。教师在评定成绩前，在系统中就可以查看相应学生的论文，告别了人工收集分发文件的繁琐工作。

（五）进度掌控与材料归档

在系统的“进度总览”模块中，教学秘书可以看到本院系的进展情况；专业负责人可以看到本专业的进展情况；教务处可以看到各院系的进展情况，这些进展情况均以进度条、数值、百分比的形式展现，各级管理人员对所管辖范围的进度情况一目了然。通过信息化管理改革后，所有文档均在系统中根据权限分配和业务流程进行流转，需要这些文档的时候利用系统的Word生成功能，根据标准模板自动生成对应的文档，其优点是：格式规范，省去了人工收集分发的繁琐工作。

四 小结与展望

为提升高校毕业论文（设计）管理工作的效能，由我们自主研发的“毕设通”毕业论文（设计）管理系统于2017年9月开始在闽江学院部分院系进行了实际应用，之后根据广大师生的反馈意见持续对系统进行修正与改良。截止目前，部分院系已实现通过本系统对毕业（论文）设计过程进行规范精准管理，并且师生们对系统的使用满意度普遍较高。其他院系也在积极推行此项改革。该系统的使用从一定程度上解决了以往毕业论文（设计）管理中各种效率低下的问题，对于改进教学管理、提高教学质量具有较大的实用价值。期待再经过一年的改革，在全校范围内实现对毕业论文（设计）工作的全面规范、精准管理，并将改革成果推广到周边院校，达到群体示范的意义。