建立人民防空文书档案数字管理系统的思考

王邻邻

摘 要：人民防空工程的建设具有重要的意义，对人民和国家的安全有着直接的影响，因此，受到广大人民的高度重视。为了促进人防建设和发展，就需要保证人防文书档案管理工作的质量。随着时代的发展进步，计算机技术已经成为各个领域中不可或缺的技术，将计算机技术合理的运用到人防文书档案管理中，可以有效提升档案管理的质量和效率，为此，人民防空文书档案数字管理系统的建设就有必要进行深入探究。

关键词：人民防空；文书档案；数字管理系统

为促进人民防空文书档案管理工作水平的提高，就需要加强数字管理系统的建设，但是在数字化管理系统的实际建设过程中，出现了很多阻碍，导致人防文书档案的数字管理系统建设工作缓慢，本文对产生阻碍的原因进行了具体的分析研究，并根据产生的原因提出了具体的解决方案。本文还对数字化档案管理平台构建进行了具体分析研究，希望可以为人民防空文书档案管理工作人员提供参考。

1 建立人民防空文书档案数字管理系统阻碍

随着时代的发展进步，计算机技术越来越成熟，已经成为现阶段办公的主流设施，人民防空文书档案管理工作也不例外，已经将所有部门配备了适合的计算机设备，将一些浅层次的档案信息输入计算机，但是没有根本上改变人防文书档案管理工作的管理模式，很多文书档案仍然采取老旧的文本记录方式。根据实际的调查研究发现，使用数字管理系统进行人防文书档案管理的部门仍然较少，无法真正实现人防文书档案的数字化管理。需要我们根据当前人防档案管理的实际问题入手，制定合理的解决方案，才能不断推进人防档案管理的数字化建设工作，下面为数字管理系统建设的主要问题：

1.1 原有档案的数字化转换工作量高

以前的人防文书档案都是通过文本进行记录，随着档案数量的不断激烈，很多档案管理部门的文书档案存储量惊人，我们在进行人防档案的数字管理系统建设时，需要将原有的档案进行合理的转换工作，通过相应的设备将文本档案转换为电子档案。但是因为传统档案数量较高的原因，传统档案的转换工作量过大，大部分的人防档案管理部门没有足够的时间和人员进行转换，导致很多部门仍然停留在原有的档案管理水平上，无法进行现代的数字化系统建设工作。

1.2 数字管理系统的设备要求较高

我们在进行人防文书档案的数字管理系统的建设时，首先需要配备相应的硬件设备，才能为后续的工作大量良好的基础。但是我国现在大部分的人防文书档案管理部门缺少相应的资金，无法配备足够的硬件设施，导致数字化系统的建设工作停滞不前。传统的人防档案管理方式一般都是通过纸张进行记录，没有任何的设备基础，在进行新设备的采购时，需要耗费巨大的资金。

1.3 档案管理人员的管理水平较低

传统的档案管理人员管理水平较低，没有足够的计算机水平，在进行人防文书档案数字化系统建设后，档案管理人员无法快速的掌握管理方法，导致整个人防文书档案的管理水平降低。

2 推進数字化管理系统建设的措施

根据上述的文章分析得知，我国的人防文书档案管理数字化系统的建设工作还存在很多阻碍，需要我们进行解决，本文根据实际情况入手，提出以下几个解决措施：第一，人防文书档案管理部门要加强管理人员的培训工作，定期组织培训活动，不断提升管理人员的各方面素质水平，保证管理人员可以掌握数字化管理系统。第二，国家需要加大人防文书档案的扶持力度，进行资金的投入，帮助人防文书档案的数字化管理系统的建设。第三，通过购买合理的硬件设备，对原有的人防文书档案进行转化工作。

3 建立数字化人民防空档案管理平台

目前，国内许多数字科技公司都相继开发了不同类型的档案管理系统软件产品，这些软件均可使人防档案实现数字化管理。通过数字管理，能够彻底改变传统档案管理模式，为平战开展人民防空工作奠定基础。

3.1 提供安全保密的管理机制

“提供利用有密级要求的归档电子公文，应严格遵守国家有关保密规定，采用互联网方式提供的，应采取稳妥的身份认定、权限控制及在存有电子公文的设备上加装防火墙等安全保密措施。”这些档案管理系统软件均设置了权限分配机制和安全保密的文档管理体系，防止非法用户进入。提供了多层次安全解决方案，最大限度地保护了信息源关键信息和文件的管理与应用。

3.2 为指挥机关、人防职能部门快速提供有用资料

人防档案数字管理系统软件可通过专职人员的授权，分别为人民防空指挥机关领导、职能部门及需要资料的人防工作人员提供相关资料。

3.3 提供快速、便捷的人防档案检索系统

人防档案系统提供对于信息内容与关键字段的逻辑查询和渐进查询两种方式。此简便的查询方式与互联网的搜索引擎类似，可满足人防组织机构用户的查询需求。

3.4 对外系统接口

人防档案管理系统与外系统集成，使得其他系统使用人员只要经人防档案专职授权管理人员授权后，即可直接把需要归档的资料按照一定格式提交给档案管理系统，实现自动归档，以减轻档案管理人员的工作，解决了传统档案管理模式存在的问题。

3.5 利用光盘打包，实现离线备份存储

人防档案系统提供了将档案扫描的原件信息刻录到光盘上的功能。利用此功能可以制作出符合国家标准的通用电子光盘档案。制作成的光盘可脱离人防档案系统（离线）进行备份、检索或浏览。光盘可设置登录密码，进行加密保护，增加了数据存储的安全性，同时也大大减少了传统档案所占据的空间。

3.6 人防档案的扫描识别系统

该系统支持高扫模块，可直接连接各种高速扫描仪。通过扫描设备可以加速档案信息的录入效率，进一步提升档案管理工作的质量。

4 结语

传统的人防文书档案管理工作使用纸张的管理方式，这种管理方式具有很多的缺陷，随着时代的发展进步，计算机逐渐取代了传统的管理模式，我们需要根据时代的发展进行人防文书档案的改进，才能保证人防文书档案的质量，为人防提供足够的文书档案信息。通过人防文书档案数字化管理系统的构建，可以提升档案管理的效率和质量，是时代发展的必然趋势，本文对数字化管理系统的构建进行了具体分析研究，希望可以为人民防空工作提供帮助。

参考文献

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