信息化环境下的高校档案管理

杨雪梅

【摘 要】在信息化的大环境下，高校档案管理工作应当具有新的发展方向。只有将信息技术融入到该项工作中，高校才能实现更高质的工作效果。笔者分析了目前高校该项工作的开展情况。并提出应当从人员、资金、安全三个方面进行改善的建议。

【关键词】信息化环境；高校；档案管理

【中图分类号】G647 【文献标识码】A

【文章编号】2095-3089（2019）08-0101-02

前言

高校档案全称高等学校档案，包括高校在进行教学、科研、党政管理等各项工作时所形成的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

一、高校档案管理概述

档案的一个重要作用是真实记录了高校各项重要活动的经过和结果。它能够反映学校的实力和建设状况。除了学校的基本活动，档案还会对在校学生及教师的相关情况、招生就业情况。学术科研情况等进行记录。这对于学校在后期发展的决策是一项重要的依据。这些历史记录是学校历史和发展的见证。它对于学校、学生，甚至社会都具有保存价值。该项工作不但是高校建设和发展的基础，而且对于学校未来的工作方向具有指导作用。因此应当受到各大高校的重视。为完成该项工作，高校应当根据自身的真实需求，在学校内部建立档案馆或者档案室。信息技术的普及和发展为高校从事该项工作创造了更好的发展潜力。这使得该项工作的开展越来越高效，越来越智能。具有多种功能的管理软件不断出现，更为该项工作的实施提供了良好的动力。在这种信息化的大环境中，如果高校能够将新技术、新方法融入档案管理工作中，就能够更大幅度地改善管理效果。

二、高校档案管理信息化的发展现状

1.管理人员素质能力不足。

为了使高校的档案管理更加富有效率，高校通常会跟随时代的潮流，将现代技术应用到档案管理中。但是，在应用过程中，需要有具有良好信息技术知识的专业管理人员进行操作。尤其对于处于应用现代技术初级阶段的高校而言，高水平的管理人员所发挥的作用是无可替代的。但是，横观当前众多高校，大多数都存在管理人员能力不足的现象。这些管理人员通常并没有接受过系统的信息技术基础的教育。甚至有的管理人员并没有完备的档案管理知识。再加上高校对于这些人员的培训不够，更加重了这种现象的不利影响。高校的培训力度不够，也从侧面反映出他们对于该项工作的重视程度不够高。这些问题导致了高校现有的管理水平十分低下，并不能适应信息化的环境。

2.使用的硬件设备质量较差。

在信息化的大背景下，很多高校对于信息技术的应用都是被动地接受，而非主动地融合。这就导致高校在档案管理方面的投入严重不足。投入不足带来的最明显的问题就是硬件设备跟不上。在档案管理中，如果想实现信息化和自动化，首先就需要配置高质量、好性能的硬件设备。这是有效开展工作的基础。目前，很多高校在档案室使用的计算机等设备的使用年限过长，性能和运行速度都处于严重下降的态势。运用这样的硬件设备，即使管理人员具有的很高的水平，所能达到的工作效果也不会很理想。此外，老旧的硬件设备会使得新技术的应用受到限制。这更加制约了高校档案管理质量的提升程度。

3.对于档案的安全性重视不够。

现阶段，很多高校在应用现代技术对本校档案进行管理时，由于缺乏充分的认知，容易出现忽视档案安全性的问题。在应用现代信息技术时，安全问题是最明显、最大的管理隐患。一方面，计算机本身可能出现质量问题。这会导致档案出现丢失的可能性。另一方面，采用现代技术进行档案管理，通常需要建立相应的数据库，并且运用相应的软件或系统。在运行过程中，尤其是经过高负载、长时间的运行，软件或系統可能会遇到崩溃或者其他问题。这些问题的出现都容易造成档案的丢失和损坏。此外，计算机病毒是档案管理信息化过程中的另一个巨大障碍。因为计算机本身的防火墙可能存在缺陷，软件或系统也可能存在某些可以解决或者无法解决的BUG（漏洞）。在这种情况下，计算机或系统处于一种非常危险的状态，非常容易受到攻击。有些不法分子或者黑客（Hacker）会利用计算机或系统存在的BUG，获取或者损坏档案信息。从而使高校发生严重的档案、信息泄露事故。对于学校、老师、学生来说，这种事故会带来严重的不利影响。

三、信息化环境下对高校档案管理工作的建议

1.提高人员素质，重视档案工作。

从整体上来说，提高人员素质可以划分为两方面内容。一方面，要提高人员的理论知识。任何工作的有效开展都离不开理论和实践的结合，档案管理也不例外。理论知识包括档案管理知识和信息技术知识。另一方面，要提高人员的实践技能。要使人员具备将理论应用到实践中的能力。实践技能也包括两方面：档案管理和信息技术。高校只有从以上方面全面地对人员进行培训，才能实现更好的工作质量。而对于人员的培训力度与高校对于该项工作的重视程度息息相关。

2.增加资金投入，提高管理效率。

高校应当增加在该项工作中的资金投入。这些资金可以用于硬件设备的购买，也可以用于人员的培训。从而为该项工作的开展建立良好的基础。一方面，通过投入资金，高校可以为档案室提供高质量、好性能的硬件设备。从而达到提高该项工作效率，并且保证信息正确的目的。另一方面，通过投入资金，高校可以为管理人员提供更多学习和培训的机会。这对于提高他们的能力素质具有很好的促进作用。

3.提高安全意识，加强安全管理。

高校无论是采用传统的方法，还是现代技术对档案进行管理，安全问题都是要放在首位进行考虑的。高校管理者和档案管理员应当提高安全意识。他们对于档案的安全性是否重视，直接决定了该项工作的实施效果。在信息化环境下，高校需要建立有效的安全机制，以保障档案的安全性。对于档案管理用的计算机设备，高校应当为其安装可靠的“安全管家”。从而对计算机进行全方位的保护和检测。一方面，能够及时发现电脑或系统的问题，并进行报告和修复。另一方面，能够自动对病毒和攻击进行识别和处理，防止造成档案损坏。此外，管理人员要在计算机上安装完善的防火墙。这对于保障档案的安全也十分重要。在进行档案的管理和使用时，应当对其进行全面的分类和加密处理。要建立恰当的保存、查询、修改等操作流程。从而保证档案的所有工作有序进行，避免出现误操作和不安全事件。

四、结语

在高校的众多工作中，档案管理占有重要地位。高校应当跟随信息化背景，不断改进现有管理方法。从而实现更高水平的档案管理。

参考文献

[1]孟浩.刍议高校财务会计的信息化应用[J].经济师，2019（03）：90-91.

[2]苟毅飞.信息化背景下高校档案管理工作探究[J].办公室业务，2019（04）：144.