精益管理在煤炭企业档案管理中的应用

文/高向丽

（作者单位：国家能源神东煤炭集团）

（责任编辑：庞永厚）

煤炭企业档案是企业不同发展阶段、不同时间节点发生的重大事件、重要经济活动的客观、真实记录，还包括煤矿资源储量、证件办理、财务凭证、煤炭开采技术装备、项目建设、安全生产、经营管理、人事管理等核心机密资料。为实现企业档案管理系统化、科学化、精益化，神东煤炭集团引进精益化管理理念，建立了新的档案管理模式和机制，提升了企业档案管理水平。

一、神东煤炭集团档案管理现状及与精益管理存在的差距

神东煤炭集团档案室通过加强日常基础管理,档案管理工作取得一定实效,档案信息和资源优势得到有效发挥。但是距离精细管理、可视管理还有相当的距离，主要存在以下问题：

一是员工缺乏精益化管理工作理念。档案管理存在重保管、轻利用，重保密、轻开发问题，部分档案工作人员主要工作精力用于档案收集保管，对档案工作的职责、任务、内容认识不足，对档案信息缺乏主动挖掘、主动研究的意识；个别档案工作人员责任意识不强，在单位和个人查阅档案时，登记内容过于简单，局限于档案利用工作基础数据的统计。

二是档案管理人员专业素养不足。档案管理对工作人员主观和专业性要求很强，而目前神东专兼职档案员共97人，多数是非专业科班出身，对档案基础理论知识和档案工作各环节的规范操作知之甚少，只能从事基础性档案管理工作。另外，虽然公司有统一的档案管理标准，但是因个人专业和能力的差别，最终产生档案分类不准的现象。

三是多种因素导致档案工作人员主观能动性发挥不够。个别档案工作涉及跨年度、甚至数年的各种资料、文档整理工作，长期、大量的工作容易挫伤档案工作人员的积极性。同时，目前神东档案室工作人员的薪酬待遇，普遍低于同职级业务干部，加之档案业务的单一性，导致档案工作人员成长进步空间狭窄，档案工作人员的积极性受到挫伤，员工业务提升动力不足，管理挖潜不足。

四是缺乏细致可行的工作标准，难以将考核和评价落到实处。当前神东档案室业务核心指标中，文书档案管理核心指标为档案收集的及时性、档案收集的完整性和档案整理的差错率，这几项指标可操作性不高，更多依靠档案员的自发工作，管理上只能整体掌控，实质上很难按照人和时间进行分解。财务档案管理核心指标为档案收集的及时性、完整性和档案整理的差错率，财务档案来源较为单一，形成较为规范，及时性、完整性两项指标易于实现，档案整理的差错率指标受限于工作量，很难核实。科技档案管理的核心指标为过程管控的有效性、档案移交的及时性、整理的差错率，三项指标基本可实现量化管理，指标方向正确有效，缺陷在于对质量的核查缺乏有效手段。档案的利用服务和库房管理工作核心指标为档案查阅利用的好评率、查全率、查准率和巡查的有效性，各项指标基本可落实到位，缺陷在于细致性条款不够，不能有效区别科室内人员的工作情况。

二、精益管理在神东煤炭集团档案管理实践应用的思路和措施

针对神东煤炭集团档案管理现状，要应用精益化管理方式，探索建立新的档案工作模式和管理机制，提升公司档案工作整体水平。重点从以下五个方面推进实施。

一是通过精益管理方法实现档案管理制度标准化。贯彻执行《档案法》及实施办法，树立全员责任意识和法制意识，确保“档案精益化管理”有法可依、有章可循。成立档案管理标准化小组，组织对公司所有档案管理制度进行讨论、修订，分析制度存在的漏洞与问题，结合相关法律法规和企业实际，因地制宜制定适合本企业的档案管理规章制度。

二是通过精益管理方法实现档案工作流程标准化。应用精益管理方法，使库存档案去粗取精，重组档案序列，优化档案结构，科学界定档案分类，节省当前和远期贮存空间，提高经济效益。全面分析公司层面和各基层单位归档情况，制订详细工作计划，进行制度讨论、制度培训、单独档案知识辅导，实现档案归档的完善、齐全，为档案数字化管理打好基础。研究档案开发利用服务流程，利用现代化手段多渠道开发利用档案，提高档案的利用率，拓展服务流程渠道，满足企业和员工档案信息需求。研究库存档案内容，深挖档案资源，为档案查阅者节省查阅、分析、综合、总结等工作时间，提高服务效率。加强工程档案过程管控，规范和统一档案员工例会、检查、验收的工作标准和工作方法，使工程档案的形成和移交与工程实体契合和同步。运用精益管理工具，对公司归档范围、标准、要求、方法等进行明确，改善档案归档质量差、归档不全等情况。

三是通过精益管理方法实现档案目视化管理。精益管理追求的是一个不断改进的动态过程，即“追求目标→暴露问题→改进活动→追求目标”，无限循环，逐渐靠近并实现理想目标。因此，要运用精益化管理方法，制订“档案工作管理目视板”,全面呈现档案室全年的工作情况，并对工作整体进度、责任人及完成情况进行定期跟踪、展示，通过视觉形式传递管理信息，提高管理效率。充分发挥企业内部媒体作用，创办“神东档案直通车”微信公众平台，拓宽档案传播渠道，促进公司互动交流，实现档案工作与知识信息共享，提升档案系统工作人员整体服务能力和水平。

四是通过精益管理方法优化档案现场管理。将精益管理的 6S（整理、整顿、清扫、清洁、素养、安全）运用在档案现场管理中，将常用与不常用的档案分别“整理”出来，处置不可用档案；开展可用档案“整顿”工作，按照定容、定量、定位的方式，按归类、规则整理，并逐一标识；认真“清扫”原档案占用的工作场所，保持环境干净、整洁；在全体档案工作人员中，反复灌输整理、整顿、清扫的标准化步骤，使每一位工作人员树立“清洁”的档案管理理念；提高档案工作人员素养，时刻保持档案查阅后及时归位、复原的习惯；始终坚持档案“安全”理念，严格管控档案收集、整理、借阅各环节，确保档案安全可控、在控；不断优化档案工作环节、流程，减少管理内耗，最终实现 “零差错”“零浪费”“零事故”。

五是通过精益管理方法提升档案工作人员素质和能力。创新档案工作人员管理机制，将档案精益管理工作纳入单位督办事项，与科室及人员绩效挂钩，把“持续改善”的理念融入职工思维中，推进员工自我加压、自我改进、自我超越，确保精益管理落地。注重发挥档案管理人员的示范引领作用，做到谋划、布置、推进各环节环环相扣，逐层级传递精益思想与实践经验，营建精益管理的浓厚氛围。鼓励档案管理创新和提高工效的行为，引导全员积极运用精益管理手段，推进企业整体档案管理水平的提高。提供平台帮助档案工作人员学习知识、提高才能，增强广大档案工作人员的责任感，发掘他们的才智潜能，使企业档案管理工作真正走向精益化。