新时期践行档案接收重实效思想探析

摘 要 在新的历史时期，党和国家对档案事业发展提出了更高的要求，把档案接收工作重实效纳入了档案在新的历史时期发展四个方针之一，对标档案事业创新发展要求，必须加强档案接收重实效的理解，提出加强档案接收工作相关的前期调查与研究；加强档案接收工作过程培训、指导、监督与检查；制定档案接收工作事项的考核指标体系，加强事项考核；建立和畅通档案接收工作相关的信息反馈机制等。

关键词 新時期 档案接收 实效性、探析

中图分类号：G271 文献标识码：A

2017年12月，中共中央办公厅副主任陈世炬在全国档案局（馆）长会议上讲话时提出档案工作要坚持“增量重民生、存量重开放、接收重实效、开放重成效”的四个坚持方针，把“接收档案重实效”纳入了国家在新的历史时期发展坚持的四项坚持方针内容之一，它体现了在新的历史时期党和国家对档案事业发展的新要求与新期望，是国家档案事业新时代发展的新任务，为我们档案人员在新的历史时期从事档案工作指明了高瞻远瞩的新思路与新举措。

1档案接收重实效的理解

根据《档案管理学基础》（陈兆祦等主篇）“所档谓档案的收集按照档案形成的规律，把分散的文件接收、征集、集中起来。”的阐述，档案收集包括档案接收与档案征集等形式与内容，档案接收是档案收集的一种主要形式或者内容。根据“档案接重实效”讲话的会议背景，作者认为，档案接收重实效主要指地方档案综合档案馆对同级单位档案的收存管理工作。同时根据“在俄国、法国、美国等一些档案学著作和档案工作条例中，也常使用文件、档案的“补充”、集中或接收等词”阐述，档案接收就是档案的收集。因此，档案接收重实效指档案主体（档案部门和个人）在从事档案接收工作时注重该项工作实施的可行性和实施效果目的性与绩效性。本文的档案接收重实效主要根据2017年12月全国局（馆）长讲话精神内涵研究各级各类综合档案馆在从事档案接收时根据国家关于档案接收的相关规定、规范和要求，创新开展工作，制定出切合实际的方案、办法、制度，采取符合时代发展要求的相关方式、方法与手段，完成档案接收任务，达成工作预定效果，为档案馆后续强有力的各项融合发展提供丰富、翔实资源保障。档案接收工作重实效包含以下内容：一是接收工作实施的可行性。指接收工作实施方案创意、设计、理念及其操作的可行性。通常情况下，档案馆都会根据国家档案事业发展的方针、政策，地方政府各项事业发展对档案工作提出的协同要求，结合档案馆以往的工作经验与创新发展思路制订详实，具体的接收工作方案，其主要内容包括档案接收的依据、标准、规范、质理、时间、内容范围、实现的预期目标等要求元素。档案馆接收工作的可行性实际上是这些构成元素与维度可行性的综合体现。二是实施效果目的达成性。档案接收工作的实施效果主要指该项工作过程中及完成后达到的目的与实现的目标。档案馆接收档案的目的分直接目的与深远目的，直接目的是完成职责任务，实现档案的集中管理、保管与提供利用，深远目的就是丰富档案资源，优化资源结构，建立地方信息中心与信息高地，实现地方档案及档案工作的智慧化、彰显档案事业的智慧效益。本文讨论的档案馆接收的效果达成性主要指接收档案深远目的的达成性，即档案接收工作效果与国民、社会对档案工作发展要求的达成度。目前，国家和社会对档案工作发展的要求是全面满足国民美好生活对档案信息的需求。

2档案接收重实效策略提出背景

档案接收工作是档案收集工作的主要内容，是守望历史记忆的重要手段，是丰富、完善和重构人类记忆的前提和基础，是建立档案事业资源体系的主要方式与方法之一，但是由于种种原因，我们目前的档案接收工作存在着种种问题。一是收集范围操作难度大、缺乏针对性。我们现在制定的档案接收范围基本都是框架结构式的，以分类范围的方式呈现给各相关单位，各相关单位凭该范围自行理解和细分具体的移交范围。同时各单位制定出的移交范围也是档案人员拟定的，真正了解全校职能的部门或者人员并未参与，所以在档案接收过程中难于把握档案的具体接收内容。操作起来相当难，后果就是导致该进馆的档案未进馆，不该进馆的进馆保存了，造成档案资源的浪费和损失。二是接收范围的档案价值界定难以有效把握。对档案价值界定结果的处置行为有两种，另一种判定保管期限，决定不同重要程度档案的安保程度与条件，一种是判定续存还是销毁，决定档案的生与死。由于档案价值鉴定的难度大，导致了些许永久保存的，被纳入30年或者10年保存，一些本该纳入30年或者10年保存的，误判为永久进行保存，给国家的档案资源造成了极大损失与资源浪费。三、接收进馆的时间不及时。按照《中华人民共和国档案法》及《实施办法》和《国家档案馆工作通则》的相关规定，各级档案馆接收档案的时限要求各不相同，最短的时间也要在档案形成单位保存10年以上，这10年虽然满足了档案形成单位的管理参考使用需求，发挥了档案的参考凭证价值，但也忽略了档案内涵的历史文化价值元素，抑制了档案的文化功能，人为延缓了档案历史文化价值的功能发挥。四是档案接收标准的超前性与苛刻性。为了便于管理，各档案馆对档案接收通常采用最新标准，要求移交单位严格按照目前的相关标准进行规范整理。导致新旧标准矛盾引起的问题大量产生，既给档案移交单位增加了额外的劳动量与难度，同时也给档案接收单位带来了指导与档案接收的难度，影响着该项工作的正常推进。如目前要求各单位移交档案必须“双套制”。五是民生对档案资源需求的激增。随着国家的政治、经济、文化等的全面提升，国民的民主意识与档案意识得到了极大的提升，他们渴望了解历史，了解事实，把自己的个体行为与活动自主地与国事相结合，因此，国民对记录国事发展经历的档案资源需求愿望越来越强烈，利用档案的积极性与主动性越来越高。鉴于此，国家对新时期档案事业发展提出了档案接收重时效的重要指示。

3档案接收重实效的策略

档案事业为了获得在新的历史时期的创新发展，必须积极主动地按照党和国家对档案事业发展的要求，主动作为，创新作为，积极谋划，精心布置，确保档案事业的每一项工作落到实处，获得实效。

3.1作好档案资源调查与研究

1931年，毛泽东提出“不做调查没有发言权，不做正确的调查同样没有发言权"。我们从事档案接收工作也一样，不对接收进馆档案资源的详细、周密的调查与研究，无法形成针对性强，可操作性的接收方案。

移交单位档案资源情况调查与研究。调查研究的内容包括档案资源的存在數量、保管状况、形成时间、资源结构、人员数量、技术水平、工作任务、设施设备、领导重视程度、资金投入、日常利用、利用类型、利用效益等。调查研究的方式多样化，可以采用深入所在区域和单位内部进行走访，也可以深入实地查看等方式方法进行调查研究。

3.2制定可行性接收方案

有实效性的接收方案应该是档案移交单位和接收单位的共同智慧结晶，是档案接收工作的指导性文件，是该项工作获得实效的依据，通常情况下，可行性方案具备以下特性。

（1）宏观性与微观性相结合，其中微观性为主。宏观性主要指适用于所有移交单位的相关规范、标准与要求。微观性主要针对于履行职能的某个具体单位，根据其具体职能个性制定的接收方案。

（2）全面性与系统性相结合。全面性包括理论性与实践操作性相结合，以操作性为主。

（3）常规性与机动性相结合，以常规性为主等。同时方案可行与否的关键还包括方案制定参与主体的全面性，为了确保该方案的可行性与有效性，要求制定该方案时，务必要求把档案移交单位的核心职能部门（办公室或者综合科）纳入成员队伍之中，确保该方案涉及内容的全面覆盖性。

3.3作好档案接收工作前期培训与过程培训、指导、监督

为了确保档案资源接收质量，获得实效，档案接收单位必须做好该项工作的前期培训与过程指导、监督。

3.3.1培训

主要培训档案移交的相关标准与规范，讲清相关的重难点，学会相关的操作规范。培训的方式以实践操作为主，理论教授辅之。同时也要加强档案接收工作方案的培训，力争将接收方案内化心，作为档案接收工作行为指南，外化于行，作为档案接收方案的行为体现。

3.3.2加强指导与监督

过程指导内容包括档案移交要求的相关规范、标准的理解、认识、与执行的方式、方法及操作技能，是档案接收效果的强力保证。监督是档案接收规范与标准获得全面贯彻与落实的有效手段。包括监督标准与规范的落实，方案执行等，因此，在从事档案接收工作过程中，档案管理部门相关人员必须要扎根工作一线，全程参与档案移交工作，全面履行过程管理职责，确保档案整理质量和整项工作有序推进与按时完成。

3.4作好档案接收工作质量考核指标体系

档案接收考核指标体系是从事档案接收工作的直接依据，其内容涉及面广泛，包括组织机构、人员、制度、规范、标准、资金和设施设备投入、社会效益与经济效益情况等，考核指标体系坚持以量性考核为主，尽量减少主观评价性考核指标内容，确保考核结果相对公平与公正，以期该项工作能够按照既定目标推进与完成，达到预期的接收效果。

3.5及时作好档案接收工作信息反馈

为了作好档案接收工作，确保档案接收工作取得实效，建立相关的信息反馈机制必不可少，它是该项工作获得持续推进与延伸发展的保证。信息反馈的渠道主要有档案移交单位、档案移交人员、档案指导人员、档案接收人员、档案接收单位、档案利用人员和档案利用的相关单位等。信息来源采取主动来源原则和开放性原则，不能坐等信息报送或者反映，充分利用各种新媒体加强宣传和接收，确保反馈信息渠道畅通、信息获取及时有效等，以此驱动档案接收工作向着实效化发展，为整个社会主义建设事业发展提供有效资源保障。

在新的历史时期，档案工作适应国家和社会强力发展的唯一有效方式就是对标发展档案资源需求，建立丰富的档案资源体系和便于利用的档案利用工作体系，档案接收工作是前提和基础，也是关键，因此，档案事业发展获得有效性的前提和基础是提高档案接收工作的实效性，接收国家、社会发展所需和民众民生所需的档案资源，尽量体现接收进馆资源的丰富性、齐全性、完整性、系统性、有用性、可用性、预见性与益民性等，让档案有故事可讲，让民众有档案可用和能用，使档案成为民众工作、学习、生活不能缺失的资源。

作者简介：史金莹（1971.09-），女，湖南长沙人，四川省冶金地质勘查局六0一大队，档案馆员，研究方向：档案管理实务。

参考文献

[1] 陈兆祦，和宝荣，王英玮.档案管理学基础（第三版）[M].中国人民大学出版社，2005：66.

[2] 第六届全国人民代表大会常务委员会第二十二次会议.中华人民共和国档案法[Z].1987-09-05.