现代企业办公室管理工作的优化与完善

李玲梅

【摘要】现阶段办公室管理企业经营的发展占据了重要的位置，并与企业内部人员的协调、帮助政策制定者和管理做出重大决策的特点，使办公室管理成为企业内部管理的一个重要组成部分，也是现代企业管理和综合服务的功能。由于传统的管理理念和落后管理模式的限制、办公室管理工作无法使用资金和政策的优势开发和创新，甚至影响其他活动的正常运行，所以不断优化和完善现代企业办公管理是非常必要的。

【关键词】现代企业;办公室管理;优化策略

在企业发展和创新上现代办公室管理工作发挥了重要作用，优化和改善是正确的选择，符合时代发展趋势，使潜在的问题在现代企业管理办公室有一个很好的处理和解决，为办公室管理工作奠定了良好的基础。办公室管理工作对当前时期企业经营和发展的重要地位，提高企业内部管理的质量和水平，我们需要优化和完善现代企业办公管理工作，为了保证企业的正常运行和各种活动顺利，达到企业提高经济效益和社会效益的目的。对现代企业办公管理的优化与完善的分析，不仅促进了相关问题的解决，而且为企业办公室管理的未来发展和创新提供了新的思路。

一、现代企业办公室管理工作的重要性

企业的发展离不开企业领导者的正确决策，并且市场竞争环境的存在，使得任何一个决策都有可能影响到企业的生存和发展。因此，企业必须要保证决策能够促进企业的发展，不会给企业带来严重的损伤。而办公室的管理工作就是为管理层提供重要决策依据的有效途径，因此，加强现代化企业办公室管理工作的优化，是保证企业有效运营的前提，更是为企业提供资源信息的重要工作。为此，需要企业加强对办公室管理工作的重视程度，并从管理思想和管理模式等方面进行创新和优化，从而提高办公室的管理水平和质量。

二、现代企业办公室管理工作中存在的问题

（一）缺少先进的管理理念

近年来，现代企业在我国社会经济迅猛发展的推动下，也得到了快速发展。与之前相比，不管是管理方式还是管理技术，都在不断优化与完善。但从目前来看，现代企业普遍存在缺少先进管理理念的问题，在开展办公室管理工作的过程中，办公室员工依然采用传统的管理理念，导致办公室管理工作的质量与效率始终得不到有效提升。

（二）办公室管理制度不健全

办公室工作具有工作复杂、责任重大的特点，这就代表着在办公室工作，就要承受巨大的工作压力，同时办公室具有较强的突发性，这就需要工作人员具备较好的应变能力来处理突发事件。针对办公室的工作特点，需要制定相应的办公室管理制度，来协助办公室正常运作。由于我国始终处于快速发展的阶段，发展快就代表某些地方无法避免地出现不足，我国企业办公室的工作状态多呈现出毫无头绪、整天瞎忙的状态，浪费大量人力物力。在这样的情况下，企业一旦出现加大的突发情况，企业就会乱作一团，仅有的管理制度就会成为摆设，其不能满足现实需要，有时还成为处理事情的阻碍，导致企业处理紧急事件的效率大大降低。完善企业管理制度是一个长期的过程，但是企业发展又完全离不开管理制度，因此，只有在不断的实践中去不断完善，才能提高现代企业的工作效率。

（三）工作创新力度不足

创新县激发企业活力的根本，在我國的一些中小型企业中，办公室的工作人员太过听从领导的安排，对任务的传达也仅仅是对领导原话的传达，只完成领导交代的工作，对其他事情一概不理，或者是处理效果极差，对工作方式不知道进行创新，一味地按照传统方法进行工作，不但工作变得繁重，工作效果和工作效率也会很不理想，缺乏能动性和预见性。传统的办公室管理理念和管理模式已经不能很好地满足现代企业发展的需要，办公室工作任务要对未来有一定的预见性，才能保证企业每天都在进步。缺乏对新形势的分析、新问题的研究，新措施的制定，新经验的推广。因此，现代企业办公室工作要与时俱进，不断实现方法创新和机制创新。

三、优化与完善现代办公室管理工作的具体对策

（一）革新办公室管理理念

许多企业的办公室管理工作中，部分领导干部会在传统管理理念的引导下，将压榨员工劳动力与工作时间作为提高工作效率、减少用工成本的方法与途径，而这种方式无疑是涸泽而渔的，不仅无法有效提高办公室工作人员的工作热情与主动性，还会影响企业办公室人员之间的凝聚力，增加办公室人员对于企业的不满。为此，革新办公室管理理念，还需要充分意识到现代企业先进的用人理念，努力为办公室营造和谐融洽的工作氛围，进一步实现办公室管理理念的优化。

企业办公室管理工作的优化与改善，需要对办公室的管理理念加以创新，改变传统的管理理念与工作思维，将推动企业发展作为办公室管理工作开展的重要目标。以往的企业办公室管理工作，都是由上级领导安排工作，是一种被动的管理工作方法，在新的办公式管理理念下，企业办公室管理工作应当提高其主动性，主动开展办公室管理工作的创新，进行创新实践能够推动企业发展的办公室管理工作，以充分发挥出企业办公室管理工作的应有效果。

（二）制定完善的管理制度

定岗定责制度是提高办公室管理工作质量与效率的前提。由于办公室管理工作是现代企业工作的重中之重，所以，只有将各项工作紧密联系起来，才能推动整体工作的进展。可见，在开展办公室管理工作的过程中，现代企业必须认清办公室管理工作的规律，不断借鉴现代化管理方法，根据办公室设置要求，制定顶岗顶责制度，让办公室员工根据相关制度开展工作。要想实现各部门的工作目标，并做好连接办公室内外的纽带工作，现代企业还必须制定完善的管理制度，为保证办公室各项工作有章可循提供有效依据，这样办公室员工才能各司其职、团结共事，提高办公室管理工作的质量与效率。

（三）提高统筹协调能力

要不断提高办公室的统筹协调能力，利用协调艺术，有效处理各方面的关系，上下沟通、左右协调、内外联系。对内要确保组织有序，有效协调、步调一致，统一各方面思想;对外加强与相关部门之间的协调，在密切合作的基础上，形成合力。统筹协调各方面的关系，不仅做好内部组织协调工作，而且还要加强各方面的沟通与联系，充分调动各个层面的积极主动性。

进一步推动办公室管理工作创新。创新是做好新形势下办公室管理工作的根本途径，也是办公室工作面临的一项重要任务。要不断适应企业体制机制的变革，积极探索新形势下办公室工作的规律，进一步建立健全各项工作制度、岗位规范、考核标准和业绩评价办法，切实做到各项工作有标准，每个岗位有规范，人人有责任，充分调动每一名工作人员的积极性。

（四）坚持以人为本理念，充分利用人力资源

由于现代企业办公室管理的主体是人，坚持以人为本的理念，贯彻人的责任原则是切实可行的。充分理解现代企业办公室管理，例如，员工的素质和能力水平，帮助员工建立约束行为意识，提高员工的业务能力和综合素质，各部门的工作和任务能够顺利完成，使企业能够凝聚内部凝聚力，这样现代企业管理办公室工作发挥积极作用。此外，定期组织员工学习相关知识和技能，聘请专业人员指导企业的办公管理工作是一项有效的策略，需要引起管理者和研究人员的注意。

（五）创新管理方式

创新管理方式也是优化与完善现代企业办公室管理工作的具体对策。如今，市场竞争越来越激烈，现代企业要想在激烈的市场竞争中继续保持竞争优势，就必须不断创新管理方式。一方面，现代企业应当紧跟时代潮流，积极借鉴先进的管理经验，从而转变自身传统的管理观念。另一方面，现代企业还应当根据当今社会的发展需求，不断创新原有的管理方式，使改革的管理方式能够切实落实到实际的办公室管理工作中去。

结语

现代办公室管理工作中存在一定的问题，要想实现企业办公室工作水平的进一步提高，以更好地发挥企业办公室管理工作的效果，就需要革新办公室管理理念，健全并完善企业办公室管理制度，创新办公室管理方式，并且在实际的办公室管理工作中采取柔性化的管理方式，提高工作团队的凝聚力，发挥整个工作团队的力量。