大数据时代档案信息化管理对企业发展分析

付丽君

【摘要】本文针对企业档案信息化管理的意义进行剖析，结合大数据时代对档案管理工作的挑战，通过构建企业档案管理系统、完善企业档案管理体系、加强管理人员培训力度和健全数字档案信息保障体系的发展途径，目的在于提升企业档案信息化管理水平，推动企业经济的快速发展。

【关键字】大数据时代;档案信息化管理;企业管理

引言

企业档案作为推动企业发展的重要战略资源，能够为企业生存发展提供数据支撑。在大数据时代背景下，完善档案管理体系，构建档案信息化管理平台，能有效提升企业档案管理质量，对加快企业现代化发展有着积极的作用。

一、企业档案信息化管理的意义

第一，提升管理效率。企业借助信息化技术对档案信息进行科学归类，可以加快信息的整理效率，实现档案信息的有效性。并且管理人员可以留出更多时间去校验档案信息的准确性，使档案信息质量得到有效提升。第二，延长档案使用寿命。通过借助现代化信息技术，可以将所有档案信息进行电子存档，即使出现企业搬迁、人事调动等情况，也不会对档案信息造成破坏，有效延长了档案信息的使用寿命。第三，提升档案信息服务利用率。企业管理活动中，数量巨大、类型多样的各类档案资料不仅占用了大量的办公场地，而且在运用查询时也非常麻烦。通过建立信息化档案管理模式，能够提高相关数据资料的检索效率，有效提升档案信息利用的时效性。

二、大数据时代对档案管理工作的挑战

第一，对系统的处理性能要求更高。企业生产经营活动中会产生大量的文件资料与数据，档案传统管理与计算机自动化系统相衔接时，需要构建功能更加强大的档案管理系统为支撑。第二，需要完善档案管理体系。作为企业管理体系的重要分支，需要合理配置档案信息资源，做到管理方式的智能化和精细化。第三，需要高水准管理团队。档案管理人员需要更新档案意识，强化资源管理理念。第四，预防信息泄漏。大数据时代的来临提高了信息获取效率，同时也增加了信息泄露风险，如何提升信息安全等级，也是企业进行档案信息化管理需要重点考量的问题。

三、大数据时代企业发展档案信息化管理的途径

（一）完善企业档案管理体系建设

档案管理体系是企业依法履行档案管理职责和活动的整体化工作平台，是企业提升档案管理水平的重要保障。档案管理体系作为企业管理系统中的重要分支，一方面，以信息数据为媒介，档案管理体系与企业其他工作系统有着间接联系;另一方面，档案管理体系拥有特定的服务功能和工作目的，与其他系统保持相对独立。在大数据时代背景下，信息化管理环境和管理手段对档案管理提出了新的要求，通过完善企业档案管理制度、开发档案信息管理系统、配备档案管理设备设施等，不仅可以达到档案管理工作流程精细化、管理方式智能化的目的，而且能够有效提升管理人员对档案管理的重视程度，进而提高档案信息整理的準确性，做到档案的有机联系，为企业决策提供科学的信息支持。

（二）构建企业档案信息管理系统

在构建档案信息管理系统时，应根据企业实际业务深入调研，精心设计，做到对档案业务标准和项目业务流程有效把控，明确系统的软、硬件要求及各级操作人员的职责和权限，分清各层级职责，理顺档案业务关系。另外，需要重点关注系统分类标准、系统管理内容和系统辅助功能方面的内容。系统分类标准可以参照目前企业结构组成进行确定;系统管理内容需要结合目前企业主营业务的具体内容;系统辅助功能主要指系统筛选、整理、模拟运行等功能。做好企业大数据发展趋势和精细化管理的需要，将企业数据的产生和运行基础都纳入各自相应的信息管理系统中，帮助企业管理梳理目前企业各阶段的运营信息。

（三）加强档案管理人员培训力度

大数据时代的到来，为企业档案管理提供了较多的便利。与此同时，也对管理人员技能水平提出了更高的要求。档案人员是档案管理体系的主体，是控制该系统正常运行的核心力量。随着档案管理手段的提升，档案人员的从业条件和任职定位也在不断调整。对此，需要加强管理人员培训力度，提升管理人员的档案意识。另外，需要管理人员深入生产建设一线，了解企业业务工作进程，掌握各种数据形成的特点和规律。除此之外，所有管理人员要顺应这一发展趋势，努力学习信息技术，掌握档案信息管理软件的适用方法，了解电子数据的运动规律，不仅可以提升企业管理人员综合能力，而且能够加快企业经济发展速度。

（四）健全数字档案信息保障体系

企业档案中包含了较多的重要信息，对档案进行安全保护时，除了防止信息泄密外，还需要防止数字信息的失真和不可用。大数据时代背景下，网络虽然可以提高数据传输速度，但是也为修改、删除、泄密等非法利用提供了渠道。如果管理不当造成信息泄露，将直接影响企业经济发展的稳定性。加强安全保障工作，处理好信息开放和安全保密的关系，并搭建信息安全保障体系，对提升企业档案信息安全等级、促进企业经济良性发展有着积极的意义。

结语

综上所述，构建企业档案管理系统能够加快信息检索速度，完善企业档案管理制度可以提升问题的解决效率，加强管理人员培训力度可以提升企业管理人员综合能力，健全信息化保障体系能够提升企业档案信息安全等级。在大数据时代背景下加强档案信息化管理，对促进企业可持续发展有着重要意义。