社会保险业务档案规范化管理强化策略分析

王秀红

【摘要】目前，随着我国经济的发展，社会保险行业获得的极大的发展，其业务量逐年上升。与此同时，对于社会保险业务档案管理工作也提出了更高的要求。因此，强化社会保险业务档案管理工作，实现规范化管理成了当前社会保险机构的重要工作内容。本文首先对社会保险业务档案管理工作的重要性进行阐述，其次主要研究当前社会保险业务档案规范化管理的强化策略。

【关键词】社会保险;档案管理;重要性;规范化;策略

社会保险业务档案主要指的是社会保险机构在办理相关保险业务的同时，所留存的相关文字资料、电子文档、声像等多种载体的信息记录。社会保险业务档案是受保人享受其应有权利的直接依据，也是反映我国社会保险行业发展的重要资料。目前，随着我国《社会保险业务档案管理规定》颁行，大部分社会保险机构的档案水平都有了一定的提升，但是仍存在部分问题，尚未达到规范化管理的具体要求，因此，仍需进一步加强社会保险业务档案的规范化管理，有效提升档案管理水平。

一、社会保险业务档案管理规范化管理的重要性

（1）目前，随着我国社会各方面改革的不断深入，社会保险领域也需要进行一定程度的改革，以适应当前社会发展的现状。而实现社会保险业务档案规范化管理是实现社会保险领域改革的重要内容，档案的规范化管理可以有效促进当前社会保险领域的改革进程。

（2）实现社会保险业务档案规范化管理是社会保险机构办理保险业务的重要要求。社会保险业务档案规范化管理可以妥善保留参保人缴费记录、个人权益记录等详细资料，从便于在其离退休之后办理相应的保险关系以及进行资金的转入或转出。因此，社会保险业务档案管理工作直接影响着参保人员以后的享受相应的权益，档案管理的水平的高低直接会影响参保人的切身利益。

（3）当前，随着社会的不断发展，企业不断地进行兼并和重组，这就造成了部分职工下岗或者离职，其原本劳务关系的破裂会造成其社会保险的中断，所以部分参保人需要进行续保，才能确保在离退休之后享受应有的权益。良好的档案管理可以使参保人的参保资料妥善留存，从而便于其在中断后进行续保，切实保障参保人的利益。

二、社会保险业务档案规范化管理的强化策略

（一）完善自查工作

目前，我国各地区的社会保险机构的设置存在一定的差异，社会保险业务的情况也存在差异，造成各地区在社会保险业务档案管理的方法和管理水平也有一定的不同。鉴于此情况，各地区社会保险机构应参照我国现行的《社会保险业务档案管理规定》（以下简称《规定》）中的相关要求开展自查工作。首先要明确《规定》中关于社会保险业务档案管理的各项规定和要求;其次深入分析本地区的实际情况，开展自查工作，对于自查过程中发现的不符合《规定》要求的部分及时进行改进，深入贯彻落实《规定》中的相关要求，促进本地区社会保险业务档案规范化管理。

（二）完善社会保险业务档案管理机制

实现社会保险业务档案规范化管理是一项长期的、具体的工作，需要不断地在工作中发现问题、解决问题，从而有效提升档案管理工作水平。社会保险机构要切实完善社会保险业务档案管理机制，首先要制定相应的社会保险档案整理、保存以及查阅利用的制度，通过明确档案管理的相关制度，明确划分职责范围，使档案管理人员各司其职，切实落实各自的工作。其次要完善社會保险业务档案管理工作的考核机制，要实现档案规范化管理，必须要促进档案管理人员认真投入工作，高度重视档案管理工作，因此，社会保险机构应制定相应的考核机制。将档案管理工作的各个环节进行量化考核，并将考核结果与档案管理人员的年度考核挂钩，促使档案管理人员更好的投入工作。最后要将档案管理工作融入社会保险业务办理的过程中，窗口工作人员在办理社会保险业务的过程中，要切实做好资料收集工作，并对此负责，在将档案资料移交档案管理部门时，要做好相应的交接工作。

（三）做好安全管理工作

社会保险业务档案是参保人参与社会保险的重要依据，涉及参保人的切身利益，因此，要严格做好档案管理工作，确保档案得到妥善的管理。社会保险机构的档案管理工作人员应认识到档案工作的重要性，从思想上对档案管理工作高度重视，切实完成好相关的工作。为了保证社会保险业务档案的安全社会保险机构应设置专门的场所以及专职部门负责对档案进行管理，贯彻落实档案的保存、移交、查阅利用、销毁等工作的要求。

（四）提升档案管理人员素质

要实现社会保险业务档案规范化管理，提升档案管理人员的素质是一项重要的工作内容，只有具备高素质的档案管理人员才能有效落实档案管理的各项工作。社会保险机构要定期对档案管理人员进行相应的培训，提升档案管理人员的专业素养，从而有效提升其工作水平。此外，还可以举办一些档案管理工作经验交流会，鼓励档案人员分享自己的工作经验，相互促进，实现档案管理水平的提升。

结语

综上所述，社会保险业务档案规范规范化管理不仅对社会保险机构相关工作的开展有着重要影响，同时也关系到参保人的切身利益，因此，实现档案规范化管理极为必要。