浅谈血站专业档案规范化管理整理方法

周定红

【摘要】血站专业档案是在采供血工作中产生的诸如献血者登记表、血液检测、血源管理、血液供应等记录的原始文件材料，是血站采供血工作的真实反映，也是输血事业发展的历史记载。可见血站专业档案的重要性。通过创建档案AAA级规范化管理，摸索出血站专业档案规范化管理整理的方法。

【关键词】血站;专业档案;规范化管理;整理方法

血站专业档案是指血站在采供血工作中产生的诸如献血者登记表、血液检测、血源管理、血液供应等记录的原始文件材料，是一个血站采供血工作的真实反映，也是输血事业发展的历史记载。这些档案资料管理是否规范，全方位地反映血站整体管理水平。宜昌市中心血站多年来在省市档案局指导下，摸索出一套适合本站专业档案规范化管理整理方法，我站在 2008年档案规范化管理工作达到AAA级，后又复查达标。现将我站专业档案规范化管理整理方法进行交流探讨。

一、中心血站专业档案规范化管理整理方法

我站专业档案规范化管理整理方法包含12个基本步骤，即分类、组卷、排列、编号、编目、拟写案卷题名、编制案卷封面、装订、填写备考表、编制档号、装盒、编制检索工具。

（一）分类。我站专业档案根据文件材料形成规律、内容特点，本着便于保管、方便利用的原则，根据《湖北省科技事业单位档案工作规范管理评定标准》、宜昌市档案局业务指导科和我站质量控制的要求，进行了科学性和适用性相结合的分类，共分为9大类：1.质量管理类。质量评审、体系文件、血液成分、工艺卫生、关键设备、关键材料、过程记录、其它等种类。2.体检采血类。采血日志、献血反应登记表、采血袋使用记录、档案合并信息记录、初筛试剂使用记录、献血者回访记录表、标本运送记录等种类。3.血液检测类。血液检测结果明细表、血标本两次检测原始记录、室内质控记录、初检结果报告单、复检结果报告单、HIV抗体确认报告单、检验试剂批检报告、部省室内质评原始记录、室间质评反馈结果等种类。4.成分单采类。血小板单采记录、机采用品消毒记录、机采反应登记表等种类。5.成分制备类。制备过程记录表、血液破袋处理记录、净化间环境消毒记录等种类。6.血液供应类。血液出库单明细表、血液出库单、温度记录、报废库记录、成分预约单等种类。7.血源管理类。献血者登记表、献血者明细表、献血者淘汰登记表、稀有血型档案管理表等种类。8.专业综合类。医用废物、物料、业务统计种类。一是医用废物： 血液报废明细表、医疗废物报废血液交接记录表、医疗用品消毒记录表等种类。二是物料：物料库存量报表、供方能力评定表、物料入库登记表、检验试剂与实验材料交接记录、试剂冰箱温度记录单等种类。三是业务统计：采供血机构统计报表、业务统计明细表种类。9.数据信息类。计算机管理及维护信息记录表、数据核对表、网络安全培训材料。

（二）组卷。同一年度专业档案按类别组卷，同一类别数量多的，按同一类别时间段组卷。每卷根据档案盒厚度确定，为了能装进盒，我站专业档案每卷档案厚度不超过4mm厚。比如：血液检测结果明细表几天时间就能组成一卷，不规定具体几天，但要考虑这种类别同一天的，不能分成两卷;血液初檢结果报告单3-6个月可能就组成一卷，这种类别要考虑1个月不能拆开分成两卷;献血者登记表不一样，一天采血多的，一天就组成几卷，可以按血型组卷，采血少时几天组成一卷;冰箱温度记录一年组成一卷等。总之，组卷时，不能跨年度组卷，同一类别分别按天、月、季、半年、一年组卷，方便查找利用。

（三）排列。同一类别按年度时间先后顺序排列。

（四）编号。就是指编页号。单面书写的材料用铅笔在右下角编写页号;双面书写的材料正面在右下角和背面在左下角编页号。有文字记录的都要编页号，空白纸不编页号。

（五）编目。就是案卷档案内要编卷内目录。卷内目录格式要求内容有：序号、文件编号、责任者、文件材料题名、日期、页号、备注。

（六）拟写案卷题名。案卷题名就指案卷标题。专业档案案卷题名基本结构一般由三部分组成，即：单位-日期-类别。如：宜昌市中心血站2012年1月1日至4日无偿献血者登记表、宜昌市中心血站2012年1月至6月血液复检结果报告单等。

（七）编制案卷封面。案卷封面有案卷外封面和案卷内封面两种形式。外封面印制在卷盒的正表面或脊背上，内封面排列在卷内目录之前。案卷外封面基本项目有：案卷题名、立卷单位、起止日期、保管期限、密级、档号。案卷内封面基本项目有：案卷题名、立卷单位、起止日期、档号。

（八）装订。装订专业档案要采用“三孔一线”装订，装订的档案要有案卷内封面和卷内目录。装订要结实、整齐、不要压住字迹，不漏页和倒页，以便于借阅和利用。

（九）填写备考表。卷内备考表主要介绍和说明卷内有关情况，它可帮助利用者利用档案，并为档案鉴定提供重要依据。备考表放在专业档案卷最后。填写备考表字迹要工整。

（十）档号编制。专业档案档号主要是指对专业档案案卷进行编号。它起到固定专业文件材料立卷排列成果，指导、查找、调阅专业档案的作用。我站专业档案设三级类目：1.一级类目代号设为：Z;一级类目名称设为：专业档案。2.二级类目代号用阿拉拍数字：1-9;二级类目名称分别为：（1）质量管理类，（2）体检采血类，（3）血液检测类，（4）成分单采类，（5）成分制备类，（6）血液供应类，（7）血源管理类，（8）专业综合类，（9）数据信息管理类。3.三级类目代号为阿拉拍数字：a、b、c;三级类目名称分别为：a、医用废物，b、物料，c、业务统计。我站专业档案档号结构模式及标记符号：1.用字母与阿拉伯数字相结合编号制;2.表示不同级别类号、年度用“·”分隔，案卷号之间用“-”分隔;3.专业档案档号结构为：专业档案+分类号+年度+案卷顺序号。专业档案档号图例如下：

专业档案设二级类目档号结构模式：

专业档案设三级类目档号结构模式：

（十一）装盒。装盒时要依次检查以上基本步骤。案卷内封面上档号与盒上档号要一致。装进盒里的案卷所有内容要与档案盒上填写的内容要一致，每卷盒内最后要放备考表。

（十二）编制检索工具。专业档案根据开发利用档案的实际需要编制检索工具。我站专业档案编制了案卷目录，查找利用非常方便。案卷目录格式：案卷号、题名、保管期限、卷内材料起止时间、备注。

二、中心血站专业档案规范化管理的作用和意义

（一）专业档案规范化管理的作用。血站整理专业档案的重要性，专业档案的原始性、完整性和管理上实现的系统化、科学化，使专业档案成为一个可靠、有效的信息库。通过它不但可以了解过去工作的各种成果，把握行业发展方向，同时也可以提供很多信息供科技人员立项研究，减少工作的盲目性和重复性，有效地利用现有资源，减少浪费。此外，在管理上同样可以通过它考查过去管理的效率，寻找提高管理质量的思路。

（二）规范化整理专业档案意义重大，查找利用非常方便，使档案查询、检索效率大大提高。通过以上整理方法，我站档案卷宗排列有序，检索工具齐全，查找迅速方便。有了这些规范的档案，可以从档案资料中迅速找到合适的档案资料，不再像整理前那样到处翻找。

2016年6月27日，湖北省卫生督导检查，要查找一个批检试剂盒批号，有了规范的档案，迅速找到。专家还抽查5年前和9年前的献血、血液检测和供血的原始记录各5份，抽查血液成分质量检查报告，质量管理培训记录、确认记录等档案，由于我站档案资料整理规范，迅速找到。规范的档案给专家留下了良好的印象，起到了积极的作用，为我站争得了荣誉。类似的例子很多：整理规范的档案信息资料在献血者招募、献血者表彰、输血医疗纠纷维权、献血服务、无偿献血返还、文明创建等业务工作中发挥了极其重要的作用，收到了显著成效，产生了巨大的社会效益，极大地促进了宜昌市无偿献血工作的开展。宜昌市连续六次获得了“全国无偿献血先进城市”光荣称号，连续七年被宜昌市卫生计生委考评为卫生工作优胜单位。

三、结语

血站作为采供血专业机构，其业务工作的特殊性，决定了专业档案管理的独特性。正确划分血站专业檔案的归档范围和保管期限，并将档案资料从收集、整理、分类到立卷归档各环节均纳入管理范围。我站制定了这样一套科学的整理方法以及适合自身特点的专业档案管理标准和规章制度，使档案管理更规范化、科学化、制度化，使档案工作有章可循，有据可依。