学校档案管理重要性及优化措施

张华

[摘 要] 档案管理工作是学校非常重要的基础工作，可以为学校的发展提供数据参考，有提高领导决策水平，提高教学质量等作用。所以要对学校的现实现况进行分析，并提出一些解决措施，对学校的发展现状进行调整以及优化。

[关键词] 档案管理 学校发展 档案应用

中图分类号：G271 文献标志码：A

档案管理方法比较简单，容易出现问题，随着网络上信息的增多，在学校档案管理中不仅要推广电子信息化，还要靠网络技术对学校的档案进行标准化的整理，创造出更好的资源信息环境，这是未来学校档案管理的方向。

一、学校档案管理现况

（一）对档案管理不重视

学校的领导对档案管理信息不看重，对学校档案信息管理投放的资金过少，很多学校档案管理设备过于单一和简单，有的学校没有档案管理设施，这使档案管理工作没有办法施展，有学校有计算机、扫描仪，但能用的却很少，不够档案管理信息的基本要求，很多学校没有专业的计算机工作成员，老师对于电脑了解过于片面，导致学校档案管理只能够用传统的方式，还会出现一些重要文件的丢失。

学校领导对这种最新的科学技术不够重视，在学校档案管理上缺少认识，认为档案信息管理只需要专门的管理人去负责。很多管理层对档案的重要性没有明确的认可，管理意识相对来说都比较淡薄，所产生的违规行为很多。比如学校的档案并不是由专职档案员管理的，有的会交给学生自行管理，也有的会交给其他工作人员来保管，这样就没有办法保证档案材料的完整性、安全性和规范性。管理人员对档案管理的工作认知范围窄，认为档案内容不缺少就可以。没有独立的档案信息管理部门，只靠几个人来管理档案，对档案管理工作缺乏重视，学校档案管理很难开展[1]。

同时，学校在档案管理工作中对机械投入的硬件不足，许多计算机搜索软件缺少，计算机搜索的巨大优势不能有效发挥。很大程度影响机械档案探索效率，学校档案管理的开发与利用不合理。

（二）缺少经验，电子档案利用率不高

某些学校没有电脑档案室，电子档案信息管理方面缺少经验，有的学校成立了电子档案室，档案室却是局域网，不能及时找寻外面的信息数据。

对档案管理的利用非常的小。档案信息每年都会增加，长时间会有很多的档案信息，当前教育学校没有重视档案管理的利用，只会用一些普通的搜索能力，档案信息缺少了更广泛的用途。

我国学校在进行档案进行管理时，重视档案机关部门工作以及校领导决定的事情，没有重视档案管理工作的发展，无法满足管理、科研、教学等方面的服务要求，档案管理工作过于单一。同时档案管理工作与师生并没有直接联系[2]。

（三）管理人员素质不高

在档案室管理工作中，工作人员的素质不相同，很多工作人员属于非专业人员，不熟悉信息化管理技术，没有档案管理的理论常识，导致在实际工作中工作人员无法掌握专业的档案管理细节，档案管理工作的效率较低。同时，工作人员在档案收集、整理、归档、运用等各环节中缺乏专业性，没有做好档案管理工作，容易出现档案错漏、丢失等情况，影响档案管理的成果。

二、学校如何加强档案管理

（一）增强档案管理

伴随着年时代的进步，需要让学校的领导意识到档案管理的重要性，对学校档案管理总体进行优化。增强对较旧信息的管理程度，改善对学校管理的一些观念，更改档案信息管理的方法，增强现在的信息技术，档案管理加入学校总体计划里。成立独立的档案管理部门，招收专业的档案管理人员，增强对档案管理人员学历要求，常对管理人员进行突击抽查，要与学校实际相结合，有相应的奖励惩罚措施，对工作完成得好的人员给予经济上和精神上的奖励，相反进行一些惩罚。建立档案管理小组，小组让校长直接管理，成员明确工作的目的。将档案管理工作的进度和质量跟效率联系起来，调动档案人员的工作积极性。增强对与档案管理的重视，加强老师和学生的信息管理，每个部门配合好档案管理的工作[3]。

（二）重视档案管理的过程，提升档案管理水平

学校定期的让管理档案人员参与档案局的档案知识培训和学习，请专业的档案员定期对全校的管理档案人员进行培训，学习资料鉴定、分类、编号、立卷、检索工具的知识，提高管理档案人员的工作水平，档案人员做到持证上岗。加强档案基础工作，检查各类文件、材料能否齐全，完整地按期归档，是能否做好档案工作的一个基础。

（三）每半年搜集重要资料

档案管理人员要有计划、有重点的进行编辑，认真充分的编辑学校所有的重要档案，让学校档案资源得到充分的利用，对学校有社会有用途、有价值的档案认真的编辑集合，采用实际效果的方法，让学校的档案材料更加便于管理。可以每半年搜集重要資料，及时对档案材料进行更新，促使档案管理的发展和进步。

（四）提高管理人员工作质量，增加服务意识

档案管理人员要改变本身的观念，改变自身的态度。对自己本职工作的不重视，不能合理利用资源，将限制学校档案的合理开发利用，学校的工作人员做好思想准备，发挥自己的想象，与时代携手同行。认识新时代对档案工作的重要性，积极探究档案合理用途及优化方法。招聘专门的档案管理人员，实行档案管理的专业管理与专门管理，促使档案管理工作独立化，以此实现档案管理的规范化建设。档案管理人员要有崭新的思路、独立的思想、积极开放的服务态度，尽全力的为学校进步而努力，为老师和学生而努力。

（五）改造档案信息安全设施，提升学校档案管理设施

随着新时代的进步，档案管理信息安全的问题每日增加，学校档案信息要进行保密，这让学校档案信息有被破坏的风险。改善信息安全是目前学校的重要任务之一。政府部门要完善档案信息安全法律法规，能使得学校受到法律的保障。对档案信息材料进行运用和建立网络安全系统的时候，加强安全保护设施，防止信息遗漏、损坏。

档案管理人员需要有计划有重点的进行材料收集，合理的整合学校的档案、事件、材料，充分发挥出学校档案管理的用途。把学校和社会有价值的事件集中保存管理，改善学校的档案内容，让档案管理工作为学校的发展发挥出更高的价值。

（六）加强基础设施建设

学校为加快实现档案信息化管理的脚步，要引进当前先进的信息设备和管理软件，学校领导要将档案管理信息化建设纳入整体校园信息化建设规划中，实现档案管理信息化与校园数字化建设同步进行，以国家规定的档案信息化建设为标准，加强学校档案信息化基础设施建设，构建具有学校特点的信息化管理软件。通过建立和不断完善属于自己的档案资源信息库和检索系统，利用先进的信息和网络技术，满足师生群体与往届校友的需求，真正实现档案信息资源的共享。

三、结语

大数据时代对学校档案管理信息化建设是机遇，也是挑战，各级党委政府及高校领导要高度重视，完善高校档案信息管理各项规章制度，加强档案管理信息化硬件设备建设，提高高校档案管理工作的高效化、科学化以及现代化，加强对档案从业人员的业务培训和改变用人选择途径，为充分发挥档案管理信息化建设对促使高校持续发展的推动作用提供保障。

参考文献：

[1]程成，陈霞.软件工程[M].北京：机械工业出版社，2013：5.

[2]舒红平.Web数据库编程[M].西安：电子科技大学出版社， 2006：4.

[3]周玉玲.纸质与电子档案共存及网络环境电子档案管理模式[J].中国科技博览，2009（6）：56.