国家治理能力现代化视角下提升档案人员工作效能的思考

刘丽华

摘要：实现国家治理体系和国家治理能力现代化是党的十八届三中全会和国家“十三五”规划提出的全面深化改革的主要目标，实现这一目标需要切实提升社会管理的质量与效率.档案工作为社会发展提供全面的、准确的、真实的历史凭证，是我国社会发展各项事业得以顺利展开的基础信息资源.本文总结了档案管理人员端正工作态度、提升工作热情度和服务质量的重要意义，进而在人性分析的基础上剖析了造成档案管理工作效能低下的原因，最后从软硬件、制度和理念三个方面对提升档案管理人员工作效能的思考.

关键词：档案工作人员;管理;效能;思考

中图分类号：G271  文献标识码：A  文章编号：1673-260X（2019）02-0127-03

要实现我国现代化国家治理体系的构建以及治理能力的提升必须要依靠创新性的社会管理思想、技术、方法来驱动传统的社会管理模式进行改革，进而构建起符合现代治理模式的社会管理机制.当前，我国正在努力打造服务型政府，但是，在促进服务型政府建设的过程中依然存在一些不利于促进和谐社会进程的现象，例如由职业倦怠、勤政观念淡薄等因素引起档案人员工作效能低下行为，在新时代的背景下无法充分发挥档案工作的积极作用.

1 社会管理创新背景下提升档案人员工作效能的价值

和谐社会的本质包含社会大系统内各层级之间以及各层级内部的和谐.档案部门与其他系统的和谐与否体现在其与服务对象进行沟通服务的效率与质量上，即勤政积极的档案人员所进行的档案管理活动能够获得服务客体的好评，进而促进整个部门工作效率的提升.

档案管理人员对整个部门来说其重要作用不言而喻，其工作态度与自身素质决定部门效能的高低.从内部角度来看，某些档案管理活动惰性、低效行为主要表现为内部各子系统及人员之间职能分工不清、部分领导服务意识缺乏，子系统之间联系松散无序.因此，只有提升档案人员的工作热情度，积极性，树立服务理念，实现组织内部各系统之间的良性沟通，明晰各子系统的职能定位，才能更好地辅助组织实现发展目标[1].

2 目前档案管理工作存在的主要问题

2.1 组织对档案工作的重视程度不足

一些组织和领导认为档案就是简单的抄抄写写、信息资料的堆放、累积、搜集、整理、借阅登记，与组织的经济效益和社会效益并不直接挂钩，由于对其理解的误区，导致一些组织认为任何人任何专业都可以从事档案管理工作，仅仅保证资料不丢失，查找有根据，借阅有痕迹即是档案管理的全部工作.这种对档案工作错误认识、不重视的做法，势必无法满足组织的现代化管理需求.

2.2 档案管理专业人员素质不高，管理层次较低

档案管理的工作效率关键在于档案人员，“人”是档案管理中最重要的、最关键的因素，一般来说，档案管理人员应该具备三大基本素质，如图1所示：

从各行业档案管理工作实际来看，档案管理人员的综合素质有待提高，通常存在以下现象.首先，部分档案管理人员专业不对口，对档案管理工作的性认识不到位，不了解管理档案管理的业务要求，对档案材料的搜集、整理、归档、装订、调阅等业务不熟悉.更有一些因调整岗位而被动从事档案工作的人员进行档案管理工作，这种跨专业的人员调整，对档案管理的质量提出了较大的挑战.其次，部分档案管理人员没有岗前培训的经历.岗前培训对从业人员从事某专业领域工作具有积极的作用，在有限的时间内，集中获取职业理论知识，进行工作实践操练，是入职后从事专业工作的保证，档案人员在岗前进行系统化、科学化的岗前培训，能够促使其入职后迅速进步职业角色，缩短职业迷茫期，保证工作质量.最后，部分档案人员缺少职业认同感.职业认同感是来自从业者内心的对于所从事职业的高度认同和热爱.这种职业认同感能够成为积极努力工作，克服任何困难的首要推动力，它可以将职业理想通过职业实践活动现实化，并且在该过程中不计或忽略成本付出.档案人员如果能够对档案工作有较高的职业认同感，那么，在档案管理工作实践中必然会兢兢业业、主动创新、不断提高档案管理工作效率.

2.3 档案馆室硬件设施不齐全

理论上，档案室的设置和相关硬件设施均有一定的标准和要求.如档案馆室除了能够充足存放现有资料外，还应考虑留足一定的发展空间;地板所承受重量不得超过1240KG/M;为了保证档案资料的安全，降低水淹、曝晒和火灾的风险，故档案室一般应采用防火防盗门、窗，并在门窗加入防尘胶条.档案室的人工照明应选用防爆灯，以防普通照明用时过长而产生火灾危险;为了保证纸质档案的存放质量，档案室应安装全天候温控装置，将温湿度控制在合理范围.但在档案工作的实践中，受各单位发展重点、财力等因素限制，一些单位没有专门的档案馆室，霉变、虫蛀问题屡屡发生得不到解决，造成档案材料的缺失、损毁.

2.4 档案管理方式陈旧，缺乏创新

由于部分档案人员素质不高，缺乏专业的档案管理技能，档案管理方式陈旧落后，如借阅未登记或登记不清，催还不到位或借出不还，有些档案管理人员虽有心进行管理，但碍于情面或熟人而随意借出和收回，这种缺乏科學性、规范性的档案管理，极易使档案文件的完整性受损.落后的管理方式，造成档案管理的缺位，使档案管理工作混乱无序.

2.5 档案管理保密程度不高

档案人员的基本工作职责就是确保档案文件，不丢、不乱、不坏、不散.这就要求档案人员要保持档案的完整性、集中性、整齐性和安全性.对于部分涉密档案文件，档案人员要有足够的保密意识，不仅要保证档案文件的实体安全还要保证档案文件的内容安全，使在规定保密期限内的保密档案文件保持其秘密性.

3 阻碍档案管理人员工作效能提升的因素分析

3.1 人性的假设

3.1.1 “经济人”的假设.这种假设来自亚当？斯密关于劳动交换的经济理论，该理论认为一般来说，个体的行为活动是受其自身最大利益的驱动，个体在组织内的积极行为与其获得职业酬金的目标息息相关，而且，该理论认为受人的懒惰性的影响大部分人都会存在逃避劳动的可能.

3.1.2 “性恶论”的假设.作为儒家的集大成者，荀子提出性恶论，随后，法家代表韩非子发展了性恶论.荀子认为人性本来就是恶的，人都会有饿了想要吃东西，冷了想要保暖，累了想要休息，喜欢利益而厌恶祸害，这些选择行为自人生下来不需要学习就会有的.因而必须采取全过程的控制方法，强化指导和监督.

3.2 基于人性假设基础上的原因分析

3.2.1 岗位职责界定模糊，为推诿提供客观依据.岗位职责划分是对每个职位的工作内容、权限、责任、工作标准及升迁范围等有关事项的清晰界定.它是工作人员开展职业活动的重要基础，是赋予工作人员权力与责任的主要依据，也是决定工作人员工作效率的关键因素.但是，就当前而言，一些组织和部门对档案相关岗位任务和岗位职责内容界定模糊，缺少清晰的量化指标.例如，在职责中经常使用“其他事项”等模糊性词汇，使得档案管理人员有理由不履行其职业职责，为推诿提供客观依据.

3.2.2 服务观念缺失.一般来说，思想指导行为，理念决定行动，档案管理工作者的思想和理念是档案管理人员依规提供档案服务过程中所具有的信念、想法、观念.从近几年媒体所曝光的档案服务不及时、不配合、踢皮球等事例，可以看出部分档案管理人员的服务观念缺失，远远没有达到建设和谐社会的要求.原因包括两个方面：一是对档案工作的职业理想缺失，职业认同度不高，个别档案管理人员在思想上并不能使自己的职业活动与职业责任实现一致，而是单纯的将其视为获得薪金报酬的平台.二是受落后传统意识的影响.一些档案从业者在职业实践过程中服务意识较弱，缺乏主动服务的意识.

3.2.3 评价体系不完善.评价体系的不完善为档案管理人员的低效工作行为提供了评价漏洞，主要包括三个方面.首先，评价指标体系设置不合理甚至缺失，造成对其职业行为的评价真空;其次，评价形式与方法单一传统，个别组织和部门往往仅通过年终的个人工作总结进行自我评价，无法实现上级、下级、同级和服务对象等全方位的360度评价.最后，一些组织和部门因自身对信息化的接受和普及程度的限制，在实践中缺少具体解决问题的资源和技术手段的支持.

4 档案管理人员工作效率提升的思考

4.1 培养档案管理人员端正的职业态度和职业精神

通过全方位渠道培养档案管理人员的职业精神，端正职业态度是提升档案管理工作效率的重要途径[2].可以通过自身以及外在两个途径培养.一方面，从自身角度来说，不断进行个体价值观、世界观的改造是根本.积极工作的重点在于积极，积极是一种态度，是一种意愿.这种态度和意愿来自档案管理人员的自身，特别是自身的认识，而且，当这种积极被培养起来并形成习惯后，会对整个系统产生良性的影响和促进作用，进而形成正向的组织文化，从根本上确保组织效能的提升.另一方面，创新培养积极职业意识的手段，一般来说，可以创设和提供多种学习平台，当前是信息化时代，打造多元信息平台，使档案管理人员多渠道、及时性的深入认识和理解服务精神、服务的本质以及档案工作的重要性，进而坚定职业态度，实现真诚服务的目标.

4.2 科学明晰界定岗位职责

档案管理人员的工作实践是有据可循的，是依规进行的.档案管理工作的岗位职责就是其档案实践活动的主要依据，也是对其进行工作效能考核的基本标准，科學明晰的岗位职责划分将合理控制档案管理人员的工作行为.因此，必须按照“依编设岗、依岗定员、按岗分工、责任明确”等原则进行岗位职责划分和界定，以确保档案工作的明确性，减少推诿扯皮的可能.

4.3 加快档案信息化建设进程

档案信息化建设是指随着信息网络技术的迅猛发展及广泛应用，将信息技术融入档案管理中，发现新情况，处理新问题，确立信息网络环境中档案管理与档案服务的基本方式，实现档案信息的社会化服务，档案信息化建设是档案工作迈向现代化的必由之路.当前，可从以下几个方面推进档案信息化建设进程.

首先，为实现档案管理现代化和办公自动化加大信息化基础设施建设投入.对一些重点设备加大投入，满足使用需求，如服务器、高速扫描仪、存储、刻录机、温度湿度传感器、UPS电源等多种硬件设施，极大方便数据传输与资源共享.其次，重点推进档案信息相关网站建设.可根据各组织的实际情况完善网站版面内容，对一些板块进行整合，实现档案资源的共享，更好地为社会各界提供信息服务.最后，提供多样化培训平台，提升档案人员综合素质.通过岗前培训和在线学习平台对档案人员的计算机应用新技术、新设备等方面进行培训，提升其计算机操作和运用现代化技术的能力，积极培养档案管理和计算机操作兼容并进的全面型人才.

4.4 进一步完善档案管理的硬件和软件资源建设

首先，应合理分配保存档案的专有库房，从库房面积、库房质量等全面考虑，避免档案库房出现潮湿、门窗破损、安全性较差、灭火设备缺失，温度湿度传感器失灵、档案箱柜数量不足等问题.另应充分考虑库房的面积，有充分的空间保存规定时间内的档案实体文件.

其次，档案人员应该具备一定的档案管理理论基础、实践操作能力和职业热情，能够严格按照国家标准装订档案文件，能够将实物档案、电子档案、文书档案等分类整理，贴合规范要求.

最后，建立健全档案管理制度.在现有系列档案管理制度的基础上，根据社会发展和服务对象的切实需要进一步完善档案管理相关制度，在档案的收集、整理、归档、查阅等各流程实现制度化、科学化、规范化.例如，各组织应建立和完善档案借阅和登记制度，通过设立纸质版或电子版的借阅档案文件登记表、查阅目录表等对档案的日常流动进行严格的登记、注销管理.

当前，我国的档案管理工作已取得了一定的成绩，档案管理水平实现了质的提升，但随着社会不断发展新的标准与要求也不断呈现，因此，档案管理人员应以端正、积极的工作态度，提升对档案工作的职业认同度，提高自身综合素质，不断创新档案管理手段和方法，充分利用当代信息技术，促使档案管理工作再上新台阶，为国家治理现代化做出应有的贡献.

参考文献：

〔1〕刘春华.如何规范档案管理工作提高档案管理的质量和效率[J].基础教育，2015（7）.

〔2〕拾景欣.关于档案人员工作主动性的思考[J].科技信，2011（3）.

〔3〕赵和选.档案专业技术人员培训模式的优化与重构[J].兰台世界，2017（10）.

〔4〕刘茜.试论档案人员应具备的素质及提高途径[J].办公室业务，2017（3）.

〔5〕王宁.对大数据时代档案管理模式变化的探讨[J].办公室业务，2018（6）.

〔6〕王伟.浅谈更新档案管理理念 实现档案管理科学化[J].赤子，2015（9）.

〔7〕褚丽娜.对如何搞好档案管理问题的探讨[J].兰台世界，2013（4）.