高校流动人才档案信息化管理研究

连美琴

摘要：在信息技术广泛普及的时代背景下，信息化管理也渗透到了高校当中，在高校流动人才档案管理工作当中，信息化的技术也体现着不可低估的应用价值。信息化的管理模式，不仅使得高校档案管理的工作效率得以提升，除此之外也很大程度降低了工作成本。但是任何技术的应用，都要经过一定时间的摸索，信息化管理技术在高校流动人才档案管理工作中的应用也需要我们展开进一步思考，明确管理要点。

关键词：高校管理;流动人才档案管理;信息化管理

高校的流动人才档案管理工作，是高校的一项基本工作，在当前的时代发展趋势下，随着信息技术的不断普及，更给高校流动人才档案管理带来了革新的契机。信息技术在给我们带来便利的同时，却也给相关人员的工作带来了挑战，为了体现出信息化档案管理技术的作用，必须要首先思考流动人才档案的信息化管理策略，进而为相关工作给出一定借鉴。

一、对于档案信息化管理制度体系的建立与完善

我国教育部于2008年与国家档案局共同协商并颁布了对于高等院校的档案管理的相关办法，也提出了针对高校学历档案管理工作的相关要求，明确了相关规范。但是对于高校教职员工的学历档案管理却并没有详细、针对性的现行规范。各高校主要依据校方实际的教学需求去规划档案管理的内容、形式等等，提出了统一要求，包括档案审批制度的建立等等，通过对于使用者档案调用的过程加以约束去保证档案的真实性及安全性。此外需建立重要档案的双轨制管理制度，对于重要性高的档案资料，特别是机密资料，需要利用电子档案与纸质档案结合的管理手段去达成管理目标表。除此之外，也制定了档案存储和设备管理的相关管理规范，对于档案的存储与应用方式进行规范。对于部分电子档案管理所需的硬件设施，必须要做到委派专人进行管理，要做到专机专用，除此之外，要做好定期的管理与维护，严格限制电子档案文件的应用权限。而且为保证系统安全，要保证登录密码得到定期更新，进而防范非法访问以及信息删改等风险出现。

二、学校领导要高度重视档案的信息化管理工作

信息化的管理无法脱离上层管理部门的重视及支持，而且信息化管理工作的质量提升不能仅仅停留在口号上，要对教职工广泛提倡信息化、无纸化的办公手段，对于档案管理部门参与管理工作的学生也应当提倡无纸化作业。在减少实体纸张资源耗费的同时，也能够保证师生对信息资源的利用率，培养师生利用信息技术开展工作的的意識与能力。除此之外，必须要紧随时代的步伐去开展工作，保证学生对于档案管理信息化相关知识与技术的掌握。当前在社会各个领域工作过程中应用最为广泛的微信、微博等平台，可用于发布公开信息，都有利于达成信息共享的目标。但是为了保证对于档案信息的统一化管理，在档案的录入、存储及调用等方面，应当选择统一的专业性平台去处理。由于高校中有着人员流动频繁的特点，所以也就造成了档案处于动态变化的阶段。所以建立档案基本信息库不仅可以掌握学校中的具体情况与教职工的工作情况，同时也可以实现随时调用与随时使用的目标，实现了信息的有效传递与快速处理。因此在发展中就要从建立高校流动人才档案信息管理系统出发，确保所开展的档案管理工作能够满足实际需求，依靠计算机来保证工作的多层次性，从而实现对各项数据与信息的有效处理。在面对流动的人才档案时通过采取完整与准确的管理模式，不仅可以减少工序的浪费时间，同时也可以实现对档案的登记与传递，明确其进出变化与发展情况。

三、加强信息平台建设，汇集学生的就业信息资源。

高校的信息平台建设中，要保证平台的功能全面，信息的传播及时、覆盖范围广，能够体现学校人才实际就业情况。功能全面主要是指高校就业信息平台的区块齐全，不仅要包括最基本的人才就业信息呈现板块，同时还要展示校园年招聘会、就业宣传栏与宣讲会等等。为了整合人才就业相关信息，要建立起全方位提供就业信息的综合性平台。信息传播及时，主要是指校方网站上的人才就业相关信息，各个专栏都应有专门的技术人员实时监测运行状态，提升就业信息汇集总结的合理性和科学性。相关技术人员要大量收集就业相关信息，第一时间发布共享，而且要实时更新，为学校的教育改革和安排提供必要的信息内容。覆盖范围广，主要是指对就业相关信息的收集，不应尽局限于本省或是本市，对于源于全国各地的就业信息，都要广泛收集，同时实现多个平台的发布，并且要将就业信息与档案信息相匹配，这样可以发挥信息平台的作用。只有真正实现信息化建设，才能便于各职能部门及时获取相关信息与情况，才能避免出现重复建立信息数据库的现象，从而实现资源共享目标。因此在发展中就要求管理部门要正确使用人才档案数据库，依靠不同的表报等进行综合化处理，结合教师队伍结构与层次等进行准确划分，避免减少外界因素干扰的基础上来提高档案的合理性，实现对档案信息化的准确利用。在现阶段发展中可以看出，档案信息化不仅可以实现对管理软件的有效检索，同时也可以实现资源共享目标。因此在发展中就要加大档案信息化建设力度，做好开发与研究工作，提升其服务范围，确保档案信息的有效利用，实现多元化立体化发展目标。

四、对应就业实情

对于就业相关信息的收集，是流动人才档案管理的一项重要工作，也是引导学生就业的重要一步。学生要有更好的就业前景，必须要在大学临近毕业的阶段广泛收集有利于自身就业前景的信息。校方收集信息，建立档案，能够保证学生的去想更加明确。其中所涉及的信息包括由校方及上级管理部门所组织的招聘会、网络与报刊发布的招聘信息等等。这些信息与学生的档案信息相比对，能够为学生的就业指出更加明确的方向。对于历届学生的就业去处，都应有存档，以保证就业情况的统计有依据。对于校内教职员工的就业档案，也要做好记录与管理。历届人员变动、职阶的调动等等，都要建档，录入系统，认真管理，有信息变动，必须要第一时间增减，保证档案信息的完善性与真实性。为了保证档案中就业相关信息的即时性，可靠性，与当前的就业背景相对应，必须要做好信息的更新。对于就业信息的存档周期，要做好规划，只有已经超过周期的资料，才能够删除存档，对于尚处于存档周期的资料，则应当认真管理，要利用专业的安全软件，规避信息安全风险，尽可能避免资料丢失或是被篡改的问题出现。

五、优化相关人员能力素养

人员培训是档案信息管理工作的必然需求，信息管理并非简单的工作，管理人员首先需要具备信息技术基础，同时要具备认真严谨的工作态度，要意识到信息管理工作的重要意义，养成良好的工作习惯，包括信息录入时的复查习惯、系统病毒检测的习惯等等，只有做到认真严谨，才能做好管理工作，保证档案信息安全。为此校方应当积极组织培训，以保证相关人员的管理能力得以提升。

结语：

在人才流动性越来越强的大趋势下，做好档案管理，把握大趋势，精准传达就业信息，是高校的管理工作要点。为此需要基于当前的大背景去思考高校的信息管理重点，望为管理工作给出一定的参考，提升管理工作的效率与质量，保证档案信息的可靠性，为高校工作打下更好的基础。

参考文献

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