档案信息化建设的现状、问题、对策分析

王文静

摘要：随着信息化技术的快速发展，对社会的变革也会产生一定的影响。正是因为信息化技术的有效应用，改变着社会和经济新的形式。在人们的日常生活工作中，信息化应用非常普遍。对于一个企业来说，要想顺应时代的发展，那么就应该不断的改变传统的管理方式，确保档案建设的管理工作与信息化技术相接合。档案信息化是一项长期性的系统工程，我们应该从国家现状分析，发现其中存在的问题，并思考解决方法，再结合国家发展和档案信息化工作者以统筹的眼光，将信息技术与档案业务有效融合，以发展的观念不断推进档案信息化建设取得更大的成果。

关键词：档案信息化;信息技术;管理工作

1.我国档案信息化发展现状

1.1档案信息化发展环境

（1）社会环境：为档案信息社会创造环境，发展社会信息组织。制定了档案信息开发和保护档案信息建设的指导方针，建设信息社会的基本要素。随着信息技术发展趋势，档案信息化作为一种资源是一种战略选择，是信息时代的一种趋势，信息时代是发展档案事业的机会。与此同时，信息建设满足了社会需求、规范活动和信息产业化，国家信息来源为数据仓库的发展提供技术支持和保证。档案信息化必须抓住时代的机遇，适应时代的需要。积极规划档案信息资源是经济社会发展的重要战略基础，推动档案事业的跨越式发展。

（2）技术环境：档案信息化发展的技术环境已经完善。技术环境随着信息技术的不断进步，档案档案档案已完成并取得了积极的发展。信息技术的快速发展，如互联网的传播，计算机和信息技术的推广，为档案信息资源的科学保管和开发利用创造了前所未有的技术条件，同时实现档案信息资源共享，为社会提供全面、高性能快速、方便的文件信息服务，利用资源建设信息文件，营造良好的硬件环境，提供服务。

1.2档案信息各方面建设

（1）档案信息资源建设：目前，档案数字化主要是录入员通过档案著录软件录入档案信息，质检人员通过抽样检查保证档案信息数据的质量，这种完全依赖人工输入和检查的粗放型模式有非常大的限制，不能保证档案信息的可靠性。随着工作流技术的成熟，智能化檔案数字加工系统应运而生，有效克服了传统模式的弊端，采用作业流引擎建设档案的数字加工处理。并灵活地设置了双机抽样、分条品质检验等流程节点，确保计算机和人工两次检验中抽样的品质。档案资源库建设主要采用数据库管理系统来实施，但目前国家纪录数据库建设没有统一标准，因各地数据资源仓库环境不具备统一标准数据模型，从而也影响数据迁移、交换和共享的实施。

（2）档案应用系统建设：档案应用系统建设作为记录信息化建设的连锁链，使记录信息化建设的生命周期的各环相连。目前，在中国各地使用的档案应用系统主要是目录级档案应用系统和全文级档案应用系统，这些系统主要采用C/S架构、B/S架构、C/B/S混合架构开发而成，作为记录应用系统的核心功能的文件主要使用相关数据库搜索语言来实现，随着数据库全文检索技术的出现，海量非结构化数据的查询需求得到有效满足，进而提升档案应用系统可用性。

2.档案信息化存在问题

（1）缺乏考核激励机制和约束机制

档案馆作为面向社会公众提供档案信息的场所，由于缺乏应有的考核激励机制和约束机制，工作人员受提拔重用的机会不大，工作做好做坏对工作人员的待遇不会产生影响，这就难免会造成部分工作人员不思进取的现象。如果没有一个科学合理的考核激励机制，就无法对人员产生紧迫性。应该对用户的满意度提供工资福利，通过培养工作习惯和传统思维等来给予用户的服务，至于查找效率、查全率、查准率对工资福利又不会产生影响，没有压力就没有动力，要加快推进档案信息化需要建立科学合理的考核机制和约束机制。

（2）对档案信息化建设投入不足

由于档案信息化建设需要大量的资金和持续的财产投入，档案信息化系统建成后，每年都要对档案进行数字化处理，因此与其他许多项目相比，需要增加额外的费用。目前普遍存在着人员组织不足和经费缺乏的问题，心有余而力不足的局面。所以，企业对档案管理所投入的精力相对较少，导致这种情况的原因是档案管理工作本身的影响。另外，如果相关项目组缺乏前瞻性的创新意识，没有指导组的支持，不积极拨付资金，就没有足够的资金有效地促进信息的传播，导致档案管理信息化建设工作不能有效推进。贫困地区在建设档案信息化方面面临着巨大的财政压力，地方政府对建设档案信息化的资金投入变得十分困难，需要国家大力支持。

（3）缺乏专业性人才

档案信息化建设专业人才较缺乏，尤其是熟悉归档文件知识、数据库建设保护方面的专家。相关人员必须具备归档文档和信息技术方面的专业知识，和操作计算机的能力。但是，有些档案管理人员只是在简单培训后就上岗工作，对于相关操作流程缺乏了解，目前基层档案工作者档案专业和计算机专业从事档案工作的寥寥无几，在企业档案管理部门中，有些管理人员的知识结构并不完善，存在着老化的现象，档案管理相关技能比较落后，跟不上时代的需求，严重的影响了档案信息的开发力度。

3.解决对策

（1）加大资金投入力度。增加资金、建设、提供必要的材料，必须确保建立信息的安全。然而，许多单位面临成本问题，需要社会援助，在本国金融部门应当制定连贯一致的政策和具体文件管理费用，以用来弥补资金缺口，并确保文件数据管理和数据管理，信息化建设离不开必需的设备，所以需要对信息化建设提供物质保障，彻底解决资金短缺的情况，确保档案管理信息化建设达到统一标准。

（2）培养综合型人才，加强素质教育。加强以优质文件管理、文件编制、文件管理和数据库建设为基础的人力资源开发和素质教育。因此，应加强对档案管理人员的培训，并通过邀请专家授课和在培训机构进行专业培训来更新管理知识，必须建立高层制度，支持管理者，鼓励管理者提高学习和工作能力。此外，应规范存档过程，以提高业务效率，跟上时代发展的步伐，还需要建立相应的考评机制，对优秀者予以奖励，以激励管理人员加强学习，提升业务能力。

（3）改进档案的安全创建。在对档案进行信息化建设的过程中，非常重要的一点是数据安全管理。以保证数据安全，降低安全风险应该通过适当的控制，改进我们的技术安全或企业信息安全管理措施，加密和数据备份。应保护资料不受非法披露或使用。此外，应培训业务人员，以确保资料的机密性和文件的永久保存。

（4）建立规范统一的管理平台，完善管理体系。随着信息技术的进步，传统的档案管理系统已不再适用于现代化的档案管理项目了。为了跟上信息化的发展，需要不断优化和更新相应的管理体系，以保证归档文件管理信息化过程中的新活力。因此，完善的管理机制是当前档案信息化阶段的重要组成部分，另外，还需要调动管理组的业务处罚和相应的奖励制度，实现信息化。文件管理必须建立规范统一的管理平台，明确应用软件标准等内容，不断规范统一有关规定，确保管理平台安全，实现与其他信息系统集成的数据采集。

4.结语

总而言之，对于企业信息化建设工作而言，档案信息化管理非常重要，不过现阶段企业档案信息化建设过程中有很多问题依然存在，这就需要企业立足问题根本，结合企业自身情况，采取有效措施，提高企业文件信息化管理水平，保证信息安全的企业个人信息利用率。现代信息技术融入在档案管理中，满足社会发展的实际需要，密切配合时代潮流，大幅提高事业效率，有效保证档案信息的安全性以及保密性，确保档案信息得到最大化的开发以及利用。档案信息化是一项长期性的系统工程，需要档案信息化工作者以统筹的眼光，将信息技术与档案业务有效融合，以发展的观念不断推进档案信息化建设取得更大的成果。

参考文献：

[1] 孙航.事业单位档案管理信息化建设的必要性及意义解读[J].才智，2016（7）.

[2] 王芳.浅析人事档案管理工作信息化的意义[J].中国高新技术企业，2016（19）.

[3] 柏海玲.人事档案管理信息化建设策略与实践意义之研究[J].中国管理信息化，2017（9）.

（作者单位：庆安县卫生健康局宣传站）