对办公室文书档案收集与归档工作管理研究

陈倩

摘 要：办公室文书档案收集与归档工作涉及众多信息的交流，在这个有价值信息等于有价值资源的时代，对许多单位与企业有举足轻重的影响。正是因其具备的重要性，如何做好办公室文书档案收集与归档工作管理，发挥信息资源的价值，成为值得思考的问题。文章从办公室文书档案收集与归档工作中切实面临的问题出发，对其进行剖析，并针对这些问题提出建设性意见，以期为做好文书档案收集与归档工作管理提供帮助。

关键词：文书档案;收集;归档工作;管理

办公室文书档案收集与归档工作，主要是指对记录重要数据与事项的文件进行收集归档并管理、维护，这项工作能够很大程度为单位或企业的决策、运转提供帮助。由于时间积累，办公室涉及的事务逐步增多，如此一来文书档案也逐步积累，而由于文书档案的基础数目与相应工作的难度呈正比，所以由于这种积累，文书档案的收集与归档工作难度也会增加。除此之外，在办公室文书档案收集与归档工作中，还存在文书档案管理体系不够完善等问题，如何解决这些问题，通过提高管理效果达到管理目的，是相关工作中面临的问题。

一、办公室文书档案收集与归档工作中存在的问题

1.相关工作人员对该工作认识不足，缺乏相应的观念

办公室文书档案收集与归档工作涉及多个部门与较多人员，不是某个人、某部分工作人员闭门造车就能完成的工作。由于涉及部门与人员较多，这其中难免存在部分相关工作人员对办公室文书档案收集与归档工作认识不足，缺乏相应观念的现象。文书档案是关于单位或企业各项行政管理工作的实况记录，会涉及数据、事项等内容，这些信息资源并非捏造而来，需要相关部门提供真实内容，在此过程中，若提供者对文书档案收集与归档工作认识不足，缺乏相应观念，会导致文书档案收集过程较为艰难，降低文书档案收集的效率，甚至损伤信息资源的有效性。除此之外，若负责文书档案的领导或工作人员对自己的工作认识不足并缺乏相应观念与专业能力，在完成自己负责的工作内容时积极性不高且缺乏专注，也会导致文书档案收集与归档工作进度拖沓，无法顺利开展，同时对文书档案收集与归档的质量造成负面影响。

2.文书档案收集与归档工作方式逐渐无法满足工作开展需要，较为落后

在文书档案收集与归档工作中，由于相关人员对该项工作缺乏重视等原因，导致相应软、硬件的建设较为缺乏，多是沿用前例依赖人力开展工作，在收集与归档工作方式上缺乏创新和改变，总体较为落后。由于文书档案收集与归档工作，会随着时间积累难度递增，若固守陈旧的工作方式，时间一久就会发现当下工作方式繁琐拖沓、缺乏高效便捷的特点，会给相关工作人员开展收集与归档工作带来较大压力。总之，传统落后的方式要求投入较多人员，且效率较慢，同时在分類归档过程中，由于不慎导致文书档案归档出现差错的可能性更大。

3.档案管理体系不够完善

办公室文书档案收集与归档过程中涉及的内容较为繁杂，且任务量并不轻松，在本身工作开展较为艰难的情况下，档案管理体系又缺乏完善，会导致难度进一步提升，相关工作无法按照规定流程按质、按量完成。缺乏完善的档案管理体系，管理过程缺乏标准与规范，会导致收集与归档工作开展效率变低，归档文件内容缺乏连续性、完整性，即归档文件内容存在缺失不全的情况。除此之外，还可能因为档案管理体系存在缺陷，给相关人员偷奸耍滑的机会，导致档案文件的内容缺乏真实性，在相关数据与事项的记录上存在偏差。总结来讲，就是档案管理体系不够完善，会影响收集与管理开展的质量与效率，让档案文件的信息资源价值受损，可能会为单位或企业的运转与发展带来不良影响。

二、针对上述问题，提升办公室文书档案管理质量的几点意见

1.提高相关工作人员对文书档案收集与归档工作的认识，完善相应的观念

为避免因对文书档案收集与管理工作认识不足，观念欠缺导致的相应问题，应把提高相关工作人员的相关素质提上日程。在这个过程中，要针对文书档案收集与管理工作中职责不同的工作人员，制定不同的提高、完善计划：

（1）针对相应信息资源提供者

文书档案的内容必须具备简洁明了、真实可靠的特点。要保证其内容真实可靠，那么要求信息资源提供者在一开始提供资料时，资料中包含的数据、事项等内容就必须具备真实性与可靠性。并且为保证文书档案收集与归档过程顺利，那么在提供相应资料时，提供者必须具有积极主动的思想，认真配合提供资源。因此，加强提供者对文书档案收集与管理工作的认识，意识到自己负责部分的重要性十分有必要。关于加强的具体措施有两点：第一，可通过向提供者科普文书档案收集与归档的基础流程，向提供者阐述他负责部分的重要性;第二，可设置相关衡量与管理标准，对不同部门工作人员提供的资料进行质量衡量，并对负责提供资料的人员落实管理，若提供者不负责任，提供的资料存在虚假、残缺等情况，可对提供者采取一定的批评、惩罚措施并追究相应责任，若提供的资料质量非常好，则可进行褒奖。

（2）针对负责文书档案收集与归档工作的领导或工作人员

对负责文书档案收集与归档的领导和工作人员，应当要求这部分人员着重了解文书档案收集与归档工作的内容和具体步骤，并对自己负责的工作有清醒认识。对这部分人员观念、能力欠缺的情况，其应对措施如下。

第一，在文书档案收集与归档工作的内容分配与职责划分前，就应当注重人才挑选，对相应人员进行基础培训与考核，在培训效果较好且考核过关、对自身工作内容与步骤有一定了解后再安排任职，从最初就尽量避免观念、能力欠缺的情况发生。

第二，相关领导必须做好职责划分，并对工作情况进行不定期抽查核实，以抽查方式控制文书档案收集与归档工作的质量，对抽查不合格的文书档案进行重返改进，并设置一定规则，对某些高频率出现工作失误（如文书档案存在明显错误、归档错误）的人员采取一定处罚，并对造成严重后果的人员进行开除处理。

2.为满足工作需求可结合当下科技发展，对文书档案收集与归档工作方式进行优化改良

目前，在多数单位或企业依旧是以人力为主导，来进行文书档案收集与归档工作。这种工作方式一个是人力资源投入大、挤占办公空间，另一个是收集与归档工作效率较低，且存在一定失误率。对于明显存在缺陷、较为落后的文书档案收集与归档工作方式，可结合社会科技发展，紧跟时代浪潮进行一定优化与创新。例如，互联网技术中的云技术与文书档案收集与归档工作契合度较高，完全可利用该技术，把该技术引入文书档案收集与归档工作，对现存的工作方式进行创新改进，在减少人员投入的同时提高收集与归档效率，并减少失误率。利用互联网中的云技术改进文书档案收集与归档工作方式，可在存储大量文书档案的同时，不挤占空间资源，亦不需大量耗费纸质资源，并且在调用相关文书档案时，只需通过账号密码登录云端，即可随时调出档案内容，让文书档案在发挥其价值的过程更加快捷简便。总的来講，结合社会科技发展，将更具优势的新兴技术应用于文书档案收集与归档工作，不管是在收集、分类、管理与后期调用上，都具备更大优势。

3.对档案管理体系进行逐步完善，避免因为档案管理体系存在缺陷导致的文书档案收集与归类问题

完善档案管理体系，主要从两个方面出发：

（1）对人员管理制度进行完善

对办公室文书档案收集与归档工作中涉及的部门及人员进行科学管理，以良好的管理促进收集与归档工作的顺利开展。在对人员管理制度进行完善的过程中，应当结合涉及的部门与人员的实际情况，要尽可能保证管理制度的可行性与效果。在制度中，要重点注意两方面内容：第一，应当对工作内容与职责进行明确划分，某一岗位对应的内容与职责必须清晰，避免因划分时含糊不清造成职责不明，最终影响收集与归档工作的开展。第二，对人员的工作质量进行定期考核，以此促进办公室文书档案收集与归档的质量。

（2）对文书档案管理制度进行完善

在对文书档案管理制度进行完善的过程中，要确保文书档案安全，且内容正确可靠。除去通过加强相关人员管理，以此保证文书档案质量与安全外，对文书档案管理制度进行完善时还应留意两点，这两点分别为对归档期限进行明确，以及对归档范围进行科学明确。这两点中，前者可降低文书档案管理的难度，后者可提高文书档案的质量。

三、结语

文书档案是对行政管理活动真实情况的记录，是对有价值信息资源的分类、加工与储存的过程，其收集与归档对相关单位与企业的正常运转与健康发展都具有深远影响。因此，做好办公室文书档案收集与归档工作，正视并解决相关工作中切实存在的问题，为相关单位与企业的运转与发展提供有效帮助，是当前相关工作开展时必须注重的部分。

参考文献：

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