机关事业单位档案管理中的电子档案管理研究

杨洋

摘要：目前，很多机关事业中开始采用的这种电子档案管理模式的开展档案管理工作，但电子档案管理工作在实际開展过程中也存在一定的问题，本文作者结合当下实际工作，对机关事业单位档案管理中的电子档案管理工作进了的详细地研究。

关键词：机关事业单位;档案管理;电子档案

目前，很多机关事业中开始采用的这种电子档案管理模式的开展档案管理工作，但由于对于电子档案管理方式的欠缺性认识，以及客观意义上电子档案管理所必然遭遇的安全隐患的威胁，同时进行电子档案管理工作的人员其综合素质水平的参差不齐，都为机关事业单位的档案管理工作设下了难题，也逐渐暴露出了电子档案管理工作在实际开展过程中所遭遇的问题，故针对在电子档案管理工作过程中可能出现的问题，我们进行如下的深入研究，找出问题所在并给予科学有效的解决方案。

一、电子档案管理中仍然存在的问题

机关事业单位中的档案整理方式主要有两种，一种是以传统的人工归档方式为主的归档方式，而另一种是借助现代新型的科学信息技术所建立起来的一种电子档案管理方式，依靠电子信息技术所进行的电子档案管理，相较传统的来说，其档案管理工作的开展显得更加科技化、信息技术化水平更高，总体来说效果更好同时整理速度也更高效，但是电子档案管理仍存在一定的问题。

（一）不完善的电子档案管理制度

电子档案管理工作模式在机关事业单位中的增设，虽然已经具有了一定的历史也得到了一定程度上的认可，而更多的在机关事业单位中对于档案管理工作仍然存在广泛的忽视和不重视的现象，包括对于电子档案管理制度制定的不重视，导致电子档案管理工作在事实上执行中由于缺乏严格的制度规范，不能将每个部门每个人员所应当负责的工作任务分配到位，实质上拖拉了整体电子档案管理工作的工作质量和效率，工作人员对其所负责工作的欠缺性认识也影响到了工作的积极性，这给机关事业内部电子档案管理工作的开展造成了一种消极的工作氛围，不利于整个机关事业单位档案管理工作的有效开展。

（二）电子档案管理存在安全隐患

电子档案管理工作的开展在取代传统意义上的人工归档的工作方式之后，固然带来了大量的便利，提高了电子档案工作的归档效率，但同时也由于其工作所依靠的网络媒介的不稳定性，也带来了巨大的安全隐患。尤其是在机关事业单位中更多的数据的机密性将由于网络安全的不稳定性而遭到挑战，电子档案中所记录的机密性数据和文件等内容，在电子档案管理的过程中，包括有对档案的收集以及传输和归档等内容，这些电子档案管理的过程操作都离不开网络媒介，而随着信息网络快速发展在带来巨大便利的同时，与之相伴的也出现了更多的网络安全隐患，类似黑客入侵等问题，这对机关事业档案管理工作的保密性和机密性造成了极大的威胁。

（三）电子档案管理人员素质不高

电子档案管理工作人员作为该工作的执行者，其工作态度的好坏以及完成工作的效率，都从一定程度上直接决定了机关事业单位电子档案管理工作的开展顺利与否，而电子档案管理工作人员的整体素质水平不够高始终是限制电子档案管理工作更好完成的重要性因素，很多电子档案管理工作人员并不具备专业的电子档案管理知识以及实操经验，甚至有从其他部门直接派遣过去的现象存在，故在开展电子档案管理工作时这些工作人员的能力性欠缺将更大程度上增加工作失误的风险。

二、有效提高电子档案管理的措施

（一）建立健全电子档案管理制度

针对机关事业单位内部电子档案管理工作在开展中，所面对的电子档案管理方式的实施伴随而来的问题，可以发现绝大多数的机关事业单位并没有制定出一套严格规范的电子档案管理制度，这不利于电子档案管理工作的有效开展。故就此，为更好的发挥电子档案管理的积极性机关事业在采取该种模式时，应当根据机关事业单位内部档案管理工作的任务分配量以及参加工作的人员，进行系统性的分配和协调，从最优化配置工作任务的角度对档案管理工作人员具备的能力性差异进行个性化任务分配，以此为现实性依据制定出有利于本机关事业单位长期发展的电子档案管理制度，保证每个岗位的工作人员都能够明确自己的任务和责任，更加积极主动地投入到电子档案管理的工作中去。

（二）加强电子档案安全管理建设

电子档案管理过程中所面临的不可避免的数据被盗取或泄露的安全隐患，更多的来源于网络这个大环境的不确定性以及风险性，数据的信息泄露将对机关事业单位造成严重的打击，同时也不利于整个社会经济的健康可持续性发展。

（三）提高电子档案管理人员素质

机关事业单位应当更多的关注电子档案管理工作，给予更多的重视度，一方面从提高电子档案管理人员的专业能力水平出发，定期举办类似的电子档案管理培训加强工作人员的专业能力;另一方面设置奖惩机制，对电子档案管理工作人员的工作业务指标进行规定，给予一定的重视，从而增强工作人员的工作意识性，提高其工作积极性带动电子档案管理工作更好的完成。

三、总结

为促进机关事业单位中电子档案管理工作的有效开展，必须正视其中所存在的问题，并相应的提出解决的方案，故需要从以下几个角度出发，不断建立健全电子档案管理制度，加强电子档案安全管理建设，以及全面提高电子档案管理人员素质，从而促进机关事业单位的电子档案管理工作能够更加健康平稳的开展。