对新形势下做好企业档案管理的研究与创新

姜莉

摘要：企业档案是企业在其整个生命周期中，在其全部活动中形成的全部档案的总和。企业档案包括计划、统计、决议、记录、报告、市场信息、经营、产品销售、固定资产、原材料采购、物资供应、财务管理、劳动工资、卫生、人事等各方面的材料，真实反映企业的整个发展历程[1]。企业档案为企业的生产管理、经营管理、人力资源管理、产品研发、财务管理提供详细的数据、资料。企业领导层可以根据企业档案，了解本企业每名人员的素质、能力、品行，了解本企业的技术实力，从而做出正确、有效的决策，提高企业的管理水平。一流的企业靠文化，二流的企业靠管理，三流的企业靠业务，四流的企业靠投机。在建设企业文化方面，企业档案也发挥着无可替代的作用。

关键词：企业档案;管理工作;现状与创新

一、现阶段企业档案管理现状

（一）档案管理功能不足

企业经营活动的绝大部分文件资料都需要进行归档管理，档案管理工作模式具有很显著的复杂性特点，前期管理不到位的问题往往会增加后续管理工作的压力，影响企业档案的齐全完整，相关工作人员的决策调研工作将没有准确依据，各部门之间的资源共享也成为问题，造成恶性循环，也会在一定程度上造成工作矛盾。根据对多家企业的观察，档案工作不规范，往往意味着前期文件没有进行规范管理。

（二）档案管理意识薄弱

现代企业的管理层在管理方法、企业经营方面都有了很大的进步，但很多企业领导在实际工作中仍缺乏档案管理意识，对档案资料的重要性认识不足。有的虽然能够认识到档案管理工作的重要性，但是管理重点不突出，在工作摆布发生冲突时，档案工作往往让位于企业的其他职能工作，导致档案管理工作缺乏必要的人、财、物支持，工作难以充分开展。一些企业档案管理仪器和设备已经老化，想要提升檔案管理工作质量，就需要我们不断更新设备，满足高效管理需求，打印机、扫描仪等必须的设备都需要优化配置，设备维护上也要投入部分资金和人力，才能够提升人员工作效率，促进档案管理工作的可持续发展。

（三）企业档案管理有法不依，执法不严

目前，很多企业档案管理工作的直接依据不是相关的法律法规，而是以一些合同文件和人事档案作为参考，这些文件中的信息资料没有形成良好的档案管理规定体系。有关企业档案管理法规规范对企业档案管理工作作出了明确的规定，应该得到全面深入的贯彻落实，但显然很多企业在档案管理法治化水平不高，依法管档没有得到落实。

二、关于新时代企业档案工作创新的思考

（一）完善档案保管设施，认真做好档案保护

企业应在财力和物力上给予充分保障，确保档案的安全完整，切实做好档案保管工作。档案库房、业务技术用房、阅览室“三分开”，采用标准档案装具和合格的整理工具、材料，配备齐全档案保护设备和技术设备，定期备份档案数据，坚持档案借阅登记，并认真做好档案保密、档案安全利用和日常维护保管工作，杜绝出现失泄密现象和档案损毁现象。

（二）积极运用现代化管理手段，促进档案信息化建设

重视档案资源的开发利用，将档案工作列入现代化管理计划并同步发展，以此加快档案信息化进程。加强档案管理软件应用，提高办事效率，节约大量的人力，节约时间成本。对企业各门类档案实现全部的案卷级和文件级目录的计算机存储和检索，并且对企业重要的、永久保管的档案进行扫描和挂接，实现全文存储。

（三）认真进行编撰研究，积极发挥资政作用

企业档案管理部门认真开展编研工作，努力为其他各部门工作提供服务，为领导决策提供可靠依据，为各类专项审计、项目调查、工作查考等提供利用做好档案的编撰研究。编写全宗介绍、大事记、基本情况汇编、组织机构沿革、部门职能职责汇编、规章制度汇编、档案开发利用材料汇编、领导班子沿革、领导职责分工沿革，以及年度工作总结与发展规划、人事变动、机构设置撤销、获得荣誉表彰等专题文件目录，发挥档案的资政作用。

（四）加强档案业务学习，提高档案人员水平

在认真抓好档案业务工作的同时，企业应注重加强员工档案知识的学习，强化员工档案意识，积极组织档案人员参加档案业务培训学习及研讨会。档案工作人员经培训上岗，了解企业工作职能，熟悉业务，政治素质好、责任心强、爱岗敬业，档案工作应做到无责任事故发生，无履职不力现象存在。企业还应通过召开会议、制度汇编印发、上挂企业网站、自学辅导（考试）等方式在领导和员工中开展档案法律法规及有关文件精神的学习宣传活动。注重对档案形成部门的档案业务指导，积极加强与档案形成部门的沟通与交流，将档案工作纳入各部门年度目标考核，认真按照档案法律法规从档案管理机构的设立、档案管理制度的健全、档案经费的投入、档案装具及保管设备的配备、档案收集整理的规范和档案的有效利用等方面实施检查考核，提升企业档案工作水平，更好地为企业经营管理服务。

三、结语

综上所述，新时代背景下档案管理人员要想更好地落实档案管理工作，其在档案管理过程中一定要更好地利用大数据技术对档案数据进行挖掘、分析、处理、整合。并加强联动机制的建立、人员结构的培养和软件性能技术的提高。

参考文献：

[1]黄燕燕.新时期如何创新国企档案管理工作的若干思考[J].现代国企研究，2019 （2）.

[2]张幸.新时期企业档案工作创新发展的途径探讨[J].企业改革与管理，2019 （1）：43.