事业单位人事档案管理的安全保障策略研究

张立群

摘要：事业单位选择人才、委派人才的重要依据之一就是人事档案。保证好人事档案管理的安全，对于人才自身发展以及事业单位的发展都有着至关重要的意义。目前，事业单位改革工作在稳步进行，人事档案管理的安全问题日渐浮现，这不利于人事档案管理工作的进行。随着目前技术的进步，我们需要在人事档案管理工作上面进行创新，使其适应人事单位的发展需求。事业单位需要重视人事档案管理安全工作，把该项工作作为推进事业单位稳步发展的根本基石，并给予高度重视。

关键词：事业单位;人事档案;安全保障

人事档案是记录个人工作情况与表现情况的基本材料;记录其基本资料、学习情况、家庭背景、社会背景、所受奖罚情况;是上级组织挑选人才，用人的直接根据。人事档案管理工作就是对个人的人事档案进行收集、整理、贮存、调取。人事档案管理工作的安全就是保障人事档案不丢失，不缺失，不泄露。然而，随着时代的发展，事业单位的改革，人事档案管理的安全面临着诸多挑战，管理制度滞后、人员水平参差不齐、管理手段落后等问题。为满足发展需求，人事档案管理安全保障问题急需解决，是当前最首要的任务之一。

一、事业单位人事档案管理的安全现状

（一）负责人事档案管理的人员对安全保障问题不够重视

人事档案管理工作的安全问题是基础保障工作，做的好也不容易成为绩效，没有办法引起别人的注意。所以，在大多数组织管理层，认为人事档案管理的安全工作就是保存好人事档案，不丢、不缺失就可以了。正是如此，大多是单位的人事档案管理工作就是应付了事，应付查档，调档。这种不主动、不积极的工作态度无法推进人事档案管理的安全工作进行，更加无法提供优质服务。

（二）人事档案管理人员安全保障水平较低

人事档案的管理工作并不会因为其是一项基本工作而变得简单，相反，这是一项复杂、繁琐且具有很强专业性的工作。在安全保障方面，需要投入大量的人力物力，保障其工作可以以较高的质量完成。但是，很多单位的负责人员都是由人事处负责，有时甚至是由其他科人员临时负责，这样很容易导致档案丢失，无人归档，归档不完全，需要时找不到的情况发生。由于这些负责人不专业，工作不具有连续性，导致档案资料的安全无法保障，不利于人事单位的发展。

（三）信息化技术并没有得到很好的应用

信息化技术的飞速发展，带了各个领域在管理上的转型。事业单位的人事档案管理工作也进入信息化进程，但是人事档案管理系统仅仅是简单的资料录入系统，并没有实现系统化的管理。很多负责人员还是习惯性手动录入信息，导致纸质信息与信息系统中的资料出现重叠或者不对称。因此，在保存的过程中，极有可能造成信息丢失，调取档案时信息不完成。档案的整理工作会变得越辣越繁琐，多做很多无用功。人事档案管理工作的信息化进程还需要不断的完善与改良。

（四）人事档案管理材料制作质量低，保存安全系数降低

人事档案的材料要求是16开纸，如果纸张出现卷角、折损、破损等都需要处理后在进行归档，这样确保档案在管理过程中不会因为材料问题造成档案安全出现问题。但是在操作过程中，因为各种各样的原因，工作人员往往使用A4纸进行记录归档，给人事档案的管理以及保存带来了诸多不便。

二、事业单位人事档案管理的安全保障策略

（一）不断改善和完善档案管理制度

传统的人事档案管理制度已经不适用于逐步发展的人事档案管理进程，然而一完整的人事档案管理制度可以更好的为档案管理的安全提供保障。加大管理制度的宣传力度，使得工作人员按照规章制度整理、收集、保存的档案。同时，对于《档案法》要大力推行，档案工作从事人员要知法、懂法、守法、依法进行工作。

（二）加大档案管理人员的工作意识

目前，档案管理工作都是由人事部门负责，或者临时调动人员负责。在该岗位上，人员缺少积极性，对于工作的认真负责态度会大打折扣，因此，会给人事档案的安全问题造成影响。为改變这种现状，在领导层就应该加大重视力度，将人事档案管理安全工作作为考核标准，通过该方式提高领导对于工作的重视程度以及积极性。通过该方法，提高档案管理安全工作的地位，调动工作人员的积极性，使得档案从收集、整理到保存更加的安全。

（三）推进人事档案管理安全的信息化

信息化技术的普及为人事档案管理的安全提供了更好的保障。充分利用信息化管理系统，进行录入，整理，分析。在录入信息时，要确保信息的完整性，将存储的信息保存至数据库中，这样无纸化的档案管理将会更加安全。在调取信息时，可以迅速快速的调取准确的信息，不会造成信息的泄露，丢失，缺失等不安全的因素出现。这样的信息化人事档案管理系统更加方便工作人员的日常工作，在一定程度上也可以实现信息的横纵共享，确保信息不被盗取。

三、小结

安全问题时一直伴随着人事档案管理工作的常态问题，也是人事档案管理工作的根本。因此，在规章制度、管理模式、工作态度等各个方面加强管理，在最大程度上可以避免安全问题发生，将为我国事业单位的蓬勃发展提供最坚实的后盾。

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