招投标档案管理电子化探究

陈好园

摘要：随着社会的发展，人们大部分学习工作活动越来越依赖于电子技术，可以说，电子技术的应用是社会各个工作效率提高的重要手段。当前科学技术发展越来越快，为了提高招投标工作效率，方便日常招投标档案工作的开展，应用电子技术是招投标单位迫切需要实现的。基于此，参考目前主流电子化招投标档案管理技术的应用管理，对未来招投标档案工作模式的电子化发展方向作出解析，希望使广大教育工作者意识到电子技术的重要性。

关键词：招投标 档案管理 电子化探究

中图分类号：G270  文献标识码：A  文章编号：1009-5349（2019）15-0116-02

就目前招投标档案管理工作的发展情况来说，记录信息的难度整体提高，信息的规模也不断扩大，随之而来的是档案工作的加重。目前招投标档案管理工作日常运行数据是极为庞大，这些数据信息如果依靠人工管理的话，产生的成本也是极为庞大的。而工作人员的工作效率和质量也对招投标档案的记录管理存在极大的影响，比如档案资料不全的情况，就会对招投标档案管理工作带来直接的负面影响。

一、招投标档案电子化管理的现实需要

自进入21世纪，电子化与招投标档案之间的联系的课题一直受到广泛关注，这是招投标档案管理工作中的重要课题。实际上，我们早就已经开始了相关研究。中国的经济发展水平的快速增长意味着城市发展速度的加快，这对招投标档案的保留和管理提出了挑战。依据电子化档案形成招投标记录，为招投标的后期工作的开展提供了基础条件。相对来说，传统的纸质档案在快捷性、安全性、后期保存等方面都逊色于电子化档案，电子档案的发展改变原有的记录形式。信息数字技术拓展了档案的媒介，丰富招投标的记录方式。而且，数字化记录媒介能进一步强化档案的完整性。

二、档案电子化普及现状

1.电子技术的掣肘

从真正意义来说，大部分的电子技术服务都远远没有达到实际应用效果好、配套设施完备的水平。这是多种因素共同影响的结果。首先是档案工作程序繁杂、难度极高，需要耗费极大的人力和物力。还有就是，目前工作人员对技术的需求缺乏了解，缺乏统一的管理调节和培训。招投标档案管理工作一直受到社会的关注，相关部门以及主管部门一直积极推动模式的革新，一直在寻找适合的新技术，以推动档案工作的发展。但是，目前将这些新技术应用于招投标档案管理实际工作还存在一定困难，主要原因在于：一是新技术涉及的内容有限，不能完全包含招投标档案管理日常工作的各类信息，也就是技术无法满足工作需求。二是硬件设施普及不全面，基本上各个部门都有自己的电子化设备，但这些设备的后期维护管理、改进开发都没有得到很好的解决。

2.电子化档案优势明显，但信息收集难度大

基于电子技术服务于招投标档案管理工作，从工作者和使用者的不同角度为出发点，合格优质的档案工作必须具备以下几个特点：第一，精准度。指的是相关数据记录精确。这直接关系到系统是否有实际应用的价值，决定着工作是否有正确的方向，对档案实际效用的发挥有极大的影响。电子技术服务下的档案工作大多数是以数字影音的方式记录相关数据，最大限度上保证了记录数据的准确性。第二，可靠性。在同时记录大量数据的过程中还要保证数据的流畅性和可靠性，避免因为工作失误导致档案内容出现问题。在出现紧急情况时，系统应具备应急能力和恢复能力。电子技术利用现代科技设备记录相关信息，大大减少了工作过程中的失误，提高了招投标档案管理工作的可靠性、便捷性，即档案工作要做到制度简便、流畅。电子技术交互式的工作行为可以更好地加强人机间的交流，以人工辅助机器完成档案的相关工作。电子化档案也有一个明显的缺陷，在招投标过程中，信息的记录是以文本形式为主，众多的会议文件、企业信息等都要转为电子文档，后续的审核文件、公告、信息补充、公示等都要再一次记录，无疑加大了电子化档案管理的难度。

三、加強招投标档案管理电子化的对策

1.运用新技术，确保电子化档案信息安全

随着社会的发展，招投标档案管理工作所涉及的信息量越来越庞大，传统的文本记录已经不适合当前的工作形式，而电子技术能够大大提高信息的存储量，为档案提供有效的载体，帮助我们获取更多的信息。在招投标档案管理过程中普遍存在的问题就是记录主体和档案主体不明确，导致招投标档案管理后期缺乏管制。对于招投标档案管理工作来说，可以借助电子技术，参考档案记录的实际运行情况，对招投标档案管理的工作环节作出有效的调整。例如：档案的保存形式转变为电子档案为主，可以大大增强档案内容的真实性。当前应用比较多的技术有转PDF文件、防火墙，等等。还有，在招投标档案管理内容的保存方面，包括档案的加密、预防入侵，都要作出极大的完善。新技术的发展意味着传统的招投标档案管理工作还有较大提升空间，应该及时完善招投标档案管理的相关工作。

2.注意培训，提高档案工作人员的整体素质

在招投标档案管理工作开展过程中，不论软件、硬件和技术处于什么水平，最后成果取得的关键因素在于工作人员的素质水平，在于工作人员的工作水准和理念。档案记录者有非常重要的作用，他的工作直接影响到招投标档案管理的真实程度，是电子技术服务下的招投标档案管理工作良好开展的保障。由于重视程度不够、人员管理制度尚不完善、职位认知不清等原因，一部分工作人员不能很好地完成档案记录工作。电子技术为招投标档案管理工作人员工作能力的提高提供了一个契机，其可以利用电子技术强化自己的工作能力，保障档案工作的顺利开展。同时，电子技术的应用也为招投标档案管理工作吸引来了更多的技术型人才，大大激发了招投标档案管理工作的发展潜力。因此，相关部门应该在工作人员的选择上设置较高的标准，选拔一些有责任心、有能力、技术水平高的人承担此项工作。同时，还应该注重对工作人员的后期培养，深化其对信息技术、现代教育理论的了解程度，安排科学的培训任务，进一步促进招投标档案管理工作的发展，提高相关工作人员的水平和效率。

四、结语

21世纪以来，伴随着的社会需求的变化，招投标档案管理工作一直在改进，也取得了不小的成就。当前电子化、数字化的研究方式对档案的工作的影响非常之大。电子技术创新了招投标档案管理工作的理念、方法。招投标档案管理工作任重而道远，相信未来中国招投标档案管理工作将会取得更大的进展。

参考文献：

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责任编辑：景辰