电力企业办公室管理存在问题及对策研究

周剑辉

摘  要：本文针对目前电力企业办公室管理存在的问题，分别进行了原因分析，并提出了相对应的整体改进措施，有助于提高办公室的整体管理水平，助力公司建设成为一流的企业。

关键词：管理;电力企业;办公室;

引言

为广东电网公司创建全国最好、世界一流省网企业，为惠州创建国内一流城市作出新的更大贡献，全面提升办公室的整体管理水平至关重要。

一、办公室管理存在的主要问题

1.1微型消防站建设不完善

1.局大楼属于超高层建筑物，消防管理要求和标准较一般建筑物更高、更严。目前局大楼微型消防站人员都是兼职的，根據省公司文件要求，微型消防站人员应向专业化、正规化转型升级，确保消防安全。

2.在完善局大楼微型消防站建设的基础上，今年微型消防站建设要向县局推进。各县局微型消防站建设已初具规模，但部分县局与《广东电网有限责任公司微型消防站和救援技术处置队建设工作手册》要求尚有一定差距。

1.2项目管理缺乏系统性

非生产性修理技改项目管理缺乏系统性，未能全局性统筹费用，未能按轻重缓急下达预算。

1.3文稿撰写质量水平不高

文稿是企业管理水平的一个重要展示窗口，目前局文稿质量水平总体不高，距离世界一流企业要求还有较大差距，特别是一些部门起草的对上、对外行文质量不高，达不到世界一流企业的要求，也直接影响到企业的形象。

1.4安保执勤队伍建设不足

安保队伍素质偏低，值勤点多面广，造成管理难度大，作风纪律涣散，偶尔还有违反纪律现象发生，时有脱岗、睡岗或在岗履职不严等问题。

1.5综合信息工作水平不高

2018年综合信息排名第十，与我局在公司系统内第一梯队的排位不相匹配。

1.6保密工作建设水平不高

保密制度不健全，保密管理制度未根据局实际情况进行本地化修编，部分员工保密意识不足，内部资料文件任意丢弃、随意外发，易导致内部资料外泄。

二、办公室管理存在的主要问题的原因分析

2.1微型消防站建设不完善原因分析

1.局大楼微型消防站人员都是兼职的，不能满足专业化、正规化要求。

2.部分县局没有严格贯彻落实《广东电网有限责任公司微型消防站和救援技术处置队建设工作手册》，所以有一定差距。

2.2项目管理缺乏系统性原因分析

办公室专业管理非生产性修理技改项目，但全局统筹费用总额不清楚，只是作为审核项目可研报告的审核员角色，甚至项目立项缺乏系统性，各单位泛滥性立项上报或者未在截止时间内完成项目系统流转，造成审核强度大，轻重缓急程度难于把控。

2.3文稿撰写质量水平不高原因分析

1.文秘队伍建设薄弱。目前我局办公室文秘人员的数量和素质与第一梯队其他单位相比均有较大差距，断层问题比较突出，未能形成1+1+1的人才梯队。

2.文秘工作机制不健全。目前省公司和第一梯队其他单位基本都有一套运作比较成熟的工作机制，包括培训提升、交流分享、分工协作、素材库建设等。

3.业务部门对文稿质量的重要性认识不到位，要求不高、把关不严，业务部门文稿起草人员素质参差不齐。

2.4安保执勤队伍建设不足原因分析

一是队伍来源要求不高;二是薪酬待遇偏低;三是物业公司管理上存在缺陷;四是缺乏业务工作上的指导培训。

2.5综合信息工作水平不高原因分析

1.信息来源不稳定。各部门、单位未主动按时、按量向办公室提交综合信息。目前主要靠办公室信息工作人员主动搜集可能报送的材料，信息时效、数量及质量均难以保证。

2.宣贯培训不到位。未组织开展有针对性的业务培训，相关业务人员对综合信息关注度、敏感度不高。

2.6保密工作建设水平不高原因分析

目前保密制度沿用了省公司保密工作业务指导书，许多内容未根据局实际情况进行本地修编，保密管理存在漏洞。少数部门领导对保密工作不够重视，直接导致员工保密意识淡薄，纸质文档随意丢弃，电子文档随意通过网络外发，导致资料外泄。

三、办公室管理存在的主要问题的应对策略

3.1加强局大楼微型消防站建设

1. 贯彻落实好管理制度、严格训练、常态巡查、落实演练、加强应急响应等方面入手，确保消防防火战斗力提升。

一是贯彻落实好管理制度。按照《广东电网有限责任公司微型消防站和救援技术处置队建设工作手册》建设要求，结合今年局大楼消防项目设置专（兼）用房，配备一定数量的灭火器、水枪、水带等消防器材，做好消防器材维护保养;有专人负责日常管理，组织开展防火巡查、消防宣传教育和灭火训练，落实人员岗前防灭火业务技能培训。二是落实训练制度。要组织开展日常业务训练，内容包括体能训练、灭火器材和个人防护器材使用和防火巡查基本知识等;要多形式开展消防安全教育培训，每年对志愿队员开展宣传教育培训不得少于2次，重要岗位、重点人员和新上岗员工需专门培训。三是落实巡查制度。要开展日常防火巡查，及时发现和督改火灾隐患;防火巡查人员应填写《防火巡查记录表》，签字确认;发现隐患时，应及时督促整改，无法处置时，应及时报告领导，及时填写火灾隐患整改通知。四是落实演练制度。每年至少落实两次综合演练，要结合实际不断完善预案。演练后应填写记录，做好总结。五是加强应急响应。坚持值班值守，确保人员24小时在岗在位，切实做到“135”;即1分钟接到火警信息后，值班队员应在3分钟内到场控制火情，5分钟组织初起火灾扑救和人员疏散，视情通知消防部门到场等。

2.建设一支专业化、正规化局大楼微型消防站队伍。

（1）新增持有建（构）筑物消防员（或消防设施操作员）。共8人，其中6人两班倒实行战备值班，24小时在岗在位（消防控制室1名、20楼1名、天面2楼1名），切实做到“135”;即1分钟接到火警信息后，值班队员应在3分钟内到场控制火情，5分钟组织初起火灾扑救和人员疏散，视情通知消防部门到场等。另外2人负责配合开展消防管理、巡查，查找消防隐患，开展基层单位如变电站、供电（营业）所、仓库等地消防疏散演练检查，做到“打早打小”，防范于未然，确保消防安全。

（2）深入推進消防楼长制建设。消防楼长制建设是有效加强高层住宅建筑消防安全管理、消防“网格化”管理具体落地举措。今后要在管理上将消防楼（层）长纳入微型消防站、志愿者队伍一同教育培训演练，目前主要在局大楼试点，今年计划在主要办公场所铺开。

3.加强与其他局开展微型消防站建设方面专业交流，比如肇庆、东莞等局在这方面所做名列省公司前茅。

4.与市消防管理部门构建良好的联动机制，开展防范重大电气火灾风险工作，将局大楼微型消防站建设成“电网消防联动站”。

二、县局微型消防站建设

（一）严格贯彻落实《广东电网有限责任公司微型消防站和救援技术处置队建设工作手册》，结合实际，配备一定数量的灭火器、水枪、水带等消防器材，做好消防器材维护保养，贯彻落实好管理制度、严格训练、常态巡查、落实演练、加强应急响应，确保企业消防安全。

（二）结合实际情况，参照局大楼微型消防站建设并积极跟进如微型消防站建设和管理、消防楼长制、与属地消防管理部门构建良好的联动机制等工作。

3.2加强项目系统性管理

1、加强非生产性修理技改项目专业管理力度，清楚每年费用预算总额，结合归口管理部门费用下达管理要求，系统性分配统筹费用。

2、编制非生产性修理技改项目库，每年定期更新，根据年度费用预算，按轻重缓急出库执行。

3、统筹有限的资源，结合局创建星级班站所计划，集中力量精心打造好每个“建设点”，确保一次性建设，不重复改造。

4、加强非生产性修理技改项目过程管控，属地单位指派专人负责跟进，确保各项工作落实到位。同时成立现场督查组，采取定期与不定期督查相结合的形式，对各个项目执行情况进行现场督查。

3.3加强文秘队伍质量建设

1、加强文秘队伍建设。参考第一梯队其他单位，结合我局实际，配齐配强文秘人员，逐步建立起合理的人才梯队。

2、规范健全文秘工作机制。在文秘人员数量得到基本保障的基础上，逐步开展文秘人员培训、交流、协作和素材库建设等工作。

3、加强对业务部门文稿起草人员的培训，建议纳入即将开展的员工轮训课程。建议办公室联合局团委举办公文知识大赛，培养和发掘一批后备人才。

3.4加强安保执勤队伍建设

一是加强业务培训，提高安保队伍的业务水平;二是加强检查指导，督促安保人员严格落实值勤值班制度;三是加大考核力度，督促物业公司按局要求做好安保队伍的管理和考核;四是提高薪酬待遇，招聘一批业务素质高、个人形象好、自我要求高、执行纪律严的安保人员，尤其是局综合调度大楼的安保队伍，更是迫在眉睫。

3.5提高综合信息工作水平

1、是加强综合信息工作宣贯，提高各部门、单位对综合信息工作重要性认识。

2、构建信息工作网络，要求各部门、单位指定专人负责信息报送工作，畅通综合信息报送渠道。

3、将综合作息报送纳入各部门、单位组织绩效考核，保证综合信息报送来源。

4、开展综合信息培训，整理制作综合信息报送模板，提升综合信息报送质量。

5、梳理并下发2019年综合信息报送工作台账，推动综合信息报送顺利开展。

3.6提高保密工作建设水平

1、本地化修编保密制度。根据局实际情况，重新修编本地保密管理制度，让保密管理有章可循，有据可依。

2、加强保密宣传。通过定期发送短信、印发宣传海报、举办保密培训班、定期检查等方式，从各部门领导出发，建立保密意识，使员工认识到保密工作不仅仅是保密员的责任，而是全体员工的责任，并逐步形成企业保密文化。

3、联合信息中心加强网络保密管理。计算机网络系统的保密管理是保密工作的重中之重，针对目前局现状，联合信息中心完善内部短信发送功能及内部文件外发程序。

四、结语

针对办公室管理存在的问题，提出了相对应的整体改进措施，提高了办公室的整体管理水平。