计算机办公自动化技术应用

申晨 杜书涛

摘要：目前计算机技术的发展推动了各类单位办公向着全面自动化的方向发展，其在极大程度上提升了办公效率及办公质量，可以说计算机办公自动化技术的应用对以往的办公模式进行了突破性的改革及创新，提升了其整体的管理水平。为此本文结合了计算机办公自动化技术特征来对其进行深入分析，以此作为基础对其应用进行了研究。

关键词：计算机;办公自动化;办公室

对于现代办公需求不断提升和发展来说，计算机办公自动化的应用已经成为了重要的发展趋势。通过构建信息化的办公环境，可以更加高效、快捷、准确、低成本地完成各类问题的处理，同时也保障了信息的安全性和可靠性。對现代企业发展来说，计算机办公自动化技术的应用，也大幅度降低了内部的经营管理成本，保证了办公效率。

一、计算机办公自动化应用的特点及功能

1计算机办公自动化应用的特点

计算机办公自动化主要是指在业务办公中通过计算机技术的应用来使其与人组成一种新形式的信息处理系统，将部分办公内容交由现代化设备来进行处理，以此来提升办公活动的现代化水平。

2计算机办公自动化应用的功能

在计算机办公自动化应用中可以根据其系统的应用特点来将其功能定位为不同的层析，以其系统的功能特点来看，一般分为三个部分，分别为事务级OA系统、信息管理级OA系统和决策支持级OA系统。这三个系统自实际的应用中可以通过计算机技来对其各个模块之间进行联系，通过系统的调用及控制来使其构成一体化的OA系统。事务级OA系统，是办公自动化系统的最低功能层次，也是整个系统的基础，其功能仅限于在单机或小型局域网上的文字处理、电子表格、数据库等辅助工具的应用。信息管理级OA系统，是办公自动化系统的第二个层次，信息重要性的提高使办公系统在对信息的处理方面进行功能升级，将事务级办公系统与综合信息紧密结合起来形成信息管理级办公系统。决策支持级OA系统，是办公系统的第三个层次，它是由综合数据库系统所提供的信息，针对所需要做出决策的课题，构造或选用决策数字模型，结合有关内部和外部的条件，由计算机执行决策程序，作出相应的决策。

二、计算机办公自动化技术的分析

作为当前新的办公方式，计算机办公自动化技术的出现和应用逐渐受到了更多的认可和关注。计算机办公自动化技术的应用，通过构建一套以计算机技术和网络技术为核心的现代化办公体系，实现了对各类信息的存储、传输、操作等多方面的需求。在当前技术不断发展的过程中，计算机办公自动化技术在应用上展现了更多的优势，同时伴随着更多新技术的发展和完善，也实现了更多的功能。通过计算机办公自动化技术的应用，让办公活动的开展更加明朗、清晰、简洁和效率，同时对传统的办公体系和模式进行了优化和调整。

三、计算机办公自动化的实际应用

1保障文件的安全性应用

传统的信息保存都是通过纸质档案的形式进行，容易受到环境的影响而造成损坏，使文件丢失。而计算机办公自动化更好的提高了文件保存的安全性，通过数据库的技术，可以建立一个保存信息的平台，将信息进行完整的保存，不易受到外在坏境因素的影响。虽然计算机的使用存在一定的危险，但是办公自动化也有一定的防范措施，首先，使用防火墙，将计算机网络进行分隔，在办公内部建设安全的共享平台，防止信息受到破坏;其次，防毒软件可以将计算机内部的病毒有效的进行处理，在办公室的计算机服务器上装上防毒系统，保证所有计算机的安全;最后，建立虚拟网络，在进行程序使用时，先在虚拟环境中进行测试，在安全的前提下再进行正常使用。计算机办公自动化的安全性是有一定的保障的，可以解决传统的信息保存问题，也会对计算机可能存在的威胁进行有效的防范，提高了文件保存的安全性。

2信息发布平台的建立

现今，更多的企业使用办公自动化技术，通过计算机的网络，建立统一的信息发布平台，可以更好的实现企业内部人员的交流，也可以帮助企业进行更好的资源共享，很好的节约了实际的时间和共享中容易出现的错误。办公的智能化和无纸化，避免了大量的纸质印刷，不但节约成本，保护环境，而且可以减少办公室空间的占用。同时，企业领导可以及时的发布一定的信息，让工作人员及时的了解工作任务和工作中的问题，极大的降低了传达信息的时间，减少了工作流程和个人的工作量，让办公的信息能够有效的被总结、记录，企业的实际工作效率也会有所增加。

3信息检索的应用

传统的信息检索都是靠人力进行，查阅大量的信息档案从而找出需要的信息，或者翻阅大量的书籍找出解决问题的方法。而计算机办公自动化技术的使用，大大减少了信息检索的时间，增加了信息检索的效率。而且，现在的信息比较发达，更新速度也比较快，必须及时的掌握最新的信息才能更好的适应社会，也能做出更准确的决策。计算机自动化也很好的解决了距离过远而无法得到有效信息的难题，可以随时随地的获取任何可以公布的信息。企业可以设立内部的信息库，包括所有类型的信息，当员工需要查阅信息时，可以轻松的找到自己需要的资料，解决自己面临的问题。目前。被众人熟知的搜索引擎都是通过办公自动化技术，建立起一个超大的数据库，可以快速、准确的找到自己所需要的信息，都体现了信息检索的实际应用。

四、在计算机办公自动化应用中存在的问题分析

1计算机办公自动化中操作系统的问题

目前在计算机办公自动化中其所采用的操作系统多数为Windows，虽然此操作系统不断的进行升级及完善，但是在实际中其仍然存有许多的漏洞。Windows属于商业软件，其所提供的服务有一定的限制，尤其是在安全技术方面是不对用户开放的，因此在计算机办公自动化中其主要是通过网络协议来采用此操作系统进行相应工作，而此种情况也使得用户在进行操作的过程中其计算机系统可能会受到网络攻击，安全性无法得到良好的保障。

2计算机办公自动化中应用软件的问题

在进行自动化办公时必须要有相应的应用软件作为支持，这样才能使其自动化效果得以实现。在计算机办公自动化中其所采用的应用软件无法确保其绝对的安全，其在设计的过程中可能存在安全漏洞问题，而这也为计算机办公自动化应用带来了一定的不稳定因素，使其安全性、可靠性无法得到绝对的保障。

五、提升计算机办公自动化应用效果的措施

1进行操作系统的自主开发

在操作系统的开发中其对技术有着较高要求，因此可以在实际中依据实际条件及需求来选择是否进行操作系统的自主开发工作。目前Linux所提供的系统开放服务可以根据自身需求来在此系统上进行自主开发工作，依据内部办公需求来定制相应的操作系统。自主开发的方式可以保证系统的安全性、可靠性得到提升，使操作系统的各个程序都可以得到有效的强化改进，使其可以为计算机办公自动化的应用提供更好的支持。

2对应用软件进行完善

为了提升计算机办公自动化中应用软件的安全性及使用效率，可以根据使用要求及方向来对应用软件进行设计及开发。若是在实际中不具备自主开发办公应用软件的条件则可以选用一些安全系数高的程序，并及时对其进行升级及修复，减少应用软件在使用中的漏洞，提升办公的安全性。

六、结语

计算机办公自动化在办公时的作用是十分大的，它打破了传统的办公方式，可以更加高效的保存信息，更快速的查阅信息，让办公的效率也有所增加。但是，企业要重视办公自动化中存在的问题，要增加员工电脑的安全性保障，也要针对内部的信息网络制定防范措施，防止内部信息的丢失，影响企业的利益。

参考文献：

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