网络环境下的档案信息集成服务探索

党文丛

摘要：文章以网络环境下的档案信息集成服务为研究对象，首先对档案信息集成化服务优势进行了阐述分析，随后讨论了地质单位档案信息网络平台建设，然后讨论了建立地质单位档案信息集成服务协作组织，最后分析了地质单位科技档案信息集成服务流程，以供参考。

关键词：网络环境;档案信息;集成服务

档案作为人类科研活动的记录与直观反映，本身蕴含信息较为丰富，有着非常重要的参考价值。然而，长期以来受技术、时间、空间等因素限制，这些信息资源未能得到充分的开发与利用。随着网络时代的来临，为档案信息实现更深层次的应用与共享提供了有力的契机，因此有必要对网络环境下的档案信息集成服务进行探讨，对于促进档案价值提升具有重要的意义。

一、档案信息集成化服务优势

通过利用计算机技术、网络信息技术搭建信息集成化服务平台，能够对地质单位档案资源实现档案信息全数字化，方便进行档案信息的统一的整合管理，同时在信息集成化平台下，通过利用数据挖掘技术、数据库技术等，能够实现对地质单位档案资源驾价值深入挖掘，实现与多次应用开发，促进不同部门之间信息资源进行共享，有效实现档案信息资源集成。另一方面，通过信息集成化服务平台，极大丰富了档案资源服务手段，扩展了档案资源服务范围，能够针对性满足用户对档案信息获取需求，突破了传统地质单位档案服务方式的桎梏，为地质单位科研活动提供了强有力的支持。此外，从当下地质单位档案服务管理现状来看，档案资源信息服务主要面对的是地质单位机构内部，如今在信息科学技术的快速发展的大背景下，随着档案信息集成化服务平台建立，将会促进地质单位档案信息资源实现资源共享，有效消除“信息孤岛”现象，进一步提升地质单位档案开发利用价值，充分发挥档案信息作用，以推动地质单位实现更好的发展。

二、地质单位档案信息网络平台建设

首先，各地质单位科技档案管理部门用做好各自档案信息资源数据库的建立，实现内部档案资源传递与利用。然后，立足于地质业界，加强行业纵向联合，以中心档案馆为核心，对各部门档案信息资源数据库进行整合，实现行业档案信息资源数据库建立。但不同部门之间的档案信息资源数据库依然保持独立，由信息网络技术作为纽带，组成分布式档案信息资源总和。最后，通过多方共同协作，完成统一的档案信息资源门户网站建立，并利用该网站平台，实现档案信息资源共享。基于此，在具体实现方面。需要档案部门做好两个档案信息服务网络建立，一是内部档案信息服务网络，供地质单位内部进行使用，并且网络也是单位局域网，不与外界网络连通;二是做好外部档案信息服务网络建立，例如可以将之前建立的档案信息资源门户网站作为与外界沟通的桥梁，将单位内可以公开的档案信息资源发布在网站之上，供其他单位进行查阅。如此一来，既可以实现对外宣传，提升自己的影响力与知名度，又能够加强行业内信息交流，实现信息共享。

由于不同地址单位档案数据库建标准并不统一，因此为实现不同数据库连接，需要建立一个分布式异构交换与共享系统，该系统在设计建立上，可参考如下措施：一是在主数据中心之上，做好元数据服务器设置，然后在多个分数据中心，做好数据服务器设置，其中这些数据服务器都可以在元数据服务器进行登录，用户在完成客户端安装后，便可以向主数据中心发送请求，申请账号与授权。二是对于各分数据中心用户而言，用户数据都存储在数据服务器上，而将元数据登录到主数据中心，系统便会将不同数据中心连接在一起，方便统一管理。三是对于各地用户来说，在通过远程连接元数据服务器后，能够对服务器中的元数据进行检索浏览与下载，有效集成异构数据库，针对加入的数据库，能够对其内部资源进行权限访问，以确保整体数据共享，同还要注重保持各个数据库之间的独立性，最终实现异构数据库查询与联合使用，方便统一集中管理。

三、建立地质单位档案信息集成服务协作组织

在建立地质单位档案信息集成服务协作组织时，应遵循以下原则，一是应保持目标一致性，更有利于团队合作，促使任务完成效率提升，保障任务完成质量。二是团队文化应平等和谐，在档案信息集成开发服务建设中，会有不同地质单位档案服务人员参与其中，而每个成员基于自身经历、学识、看待问题角度的不同，面对问题必然都会有各自独到的见解，只有团队文化保持和谐，才能够保障每一个成员均能够发表自己的见解，质疑他人想法，并在和谐的氛围下，求同存异，达成一致认识。三是应制定规范化的管理制度，没有规矩不成方圆，团队组织更加注重团队合作，通过制定相应规则与制度，规范每个成员行为，可促进整个团队协作有条不紊的进行。另一方面，在数字时代下，档案管理服务机构组织将会更加倾向于规模小型化、结构扁平化、工作重心前移化方向发展，因此在实际进行组织建立时，需要依造上述要求进行建立。

在具体构建上，可引入矩阵组织结构，该组织结构具备传统服务机构特点，同时又能够兼纳虚拟组织优势，且非常适合于档案信息服务网络运行。该结构更加注重信息供需双方的交互性，注重的是档案信息资源整体开发利用，而不限于某一种信息载体、工作形式或系统形式。并且本身该组织结构具有较强的灵活性，能够随用户需求变化而变化，能够更好的整合网络信息资源，为更多用户提供各种信息增值服务，最大程度的满足不同类型、不同层次的用户个需求。

四、地质单位科技档案信息集成服务流程

第一步，抓住并收集用户需求关键信息，明确信息建设方向。对于地质单位档案矩阵专题服务组织而言，在日常开展档案服务的过程中，能够结合用户日常检索数据，挖掘分析用户信息需求习惯，收集用户需求信息。与此同时，在信息收集上，也可以采用问卷调查、网络调查方式，完成用户需求信息收集，并对这些信息进行分析，明确信息服务建设方向，确定日后工作内容。

第二步，统一整合现有地质单位档案信息。由项目负责人带头，对信息整合结果进行分析，并以此为依据，確定最终服务形式，配置好相应服务人员。对于档案信息资源整合结果来说，不要求整合结果形式，但需要对信息来源进行详细标注，以备后续出现问题时，进行近一不验证，在具体进行信息整合时，需要与用户保持良好的互动联系，确保信息整合的目标准确有效。

第三步，做好档案信息推送与导航。通过利用信息“推送”技术，建立一个智能化网络专题信息服务系统，在该系统的帮助下，能够迅速从用户搜索关键词中分析用户兴趣，同时还能够主动从网上进行信息查询，在经过对比筛选后，结合用户习惯，主动推送给用以网络推送信息来源为分类依据，具体可分为两类，一类时外部网络环境下的信息推送，该推送又可进一步细分为虚拟馆藏推送、搜索引擎推送等;另一类是内部网络环境下的信息推送，主要包括网页链接推送、视频推送等。由用户自己进行手动获取。另一方面，针对地质单位档案信息导航，可以通过联机方式，对档案进行检索，并现有电子网络资源，直接加入到馆藏档案目录之中，从而确保档案馆藏资源一一呈现在用户面前，用户在进行馆藏档案查找时，也可以通过网络，查询网络信息资源，打破了地域空间的限制。在进行网络查询时，用户只需要输入自己需要的文献主题、关键词等，根据系统提示，完成查找操作即可获得全文或下载链接。

第四步，进行数据库存档。在完成档案资源信息集成服务工作后，可以将之前整合的知识信息成果，直接将其纳入到档案馆数据库之中，由数据库进行集中统一存储，但针对这些纳入的信息，应注意要标注好资料信息来源。与此同时，结合实际利用情况，做好备用存档，从而依次为依据，来对工作人员绩效进行评价考核。针对小组工作质量的评价，应做好评价指标的量化处理，具体可以结合用户下载量与利用反馈，同时对信息整合专业性和难易度、工作量加以考虑，有效完成成员业绩考核评价，确保评价的公平合理性。

最后一步。进一步落实服务反馈与绩效考查。对于地质单位科技档案信息专题服务来说，一般有着较强的专业性，工作量较大，工作要求较高，因此为保障最终工作效果，应以工作最终服务对象——用户评价为依据，来作为服务评价指标。通过对客户评价、服务体验进行定向跟踪、专调查，保障评价的客观性全面性。与此同时，每一个成员在具体工作时，需要以满足项目需要为主要工作目标，每完成一个项目服务后，都应确定工作人员工作量，做好工作人员工作效果评价，并对相关信息加以记录备份，以作为年度工作绩效考核的依据。

五、总结

综上所述，通过在地质单位档案管理上引入档案信息集成服务，更有利于进行档案信息的统一的整合管理，充分发挥档案作用价值，促进不同部门之间信息资源进行共享，有效实现档案信息资源集成，从而为地质单位科研活动提供了强有力的支持，推动地质单位是实现平稳顺利发展。

参考文献：

[1]罗寿芝.基于网络环境的档案信息资源整合[J].内江科技， 2018，v.39;No.278（01）：18-19.

[2]房洁.网络环境下档案信息创新服务的理念与方式[J].兰台世界，2015（5）：35-36.

[3]肖秋會，赵文艳.科技档案信息资源集成服务研究[J].档案与建设，2014（1）：14-17.