探析企业会计档案管理工作的不足及其应对措施

摘要：会计档案是企业经营发展过程中的一项非常重要组成部分，能够最真实的反映出企业的实际经营状况，为国家做企业经济调查的时候提供数据核查基础。伴随着我国税务部门对于财务核查越来越严格，企业也越发认识到会计档案对于企业的发展有着非常重要的作用。但在企业实际经营过程中，存在着对会计档案进行管理的人员的综合能力相对不够，企业相关管理体系不规范等问题。

关键词：会计档案;应对措施;管理办法

会计档案能够真实的记录企业在日常经营过程中的点点滴滴，能够在企业的经营和决策上发挥着重要的作用。会计档案是会计人员对企业的会计信息真实的保留，也是企业在日常经营过程经营活动的呈现，因此，加强对会计档案的管理工作是企业快速发展的必经之路。

一、会计档案管理的内容

我国在2016年正式颁布并实施《会计档案管理办法》，这是对企业进行会计档案工作的解释，会计档案是企业在进行核算的过程中能够反映出企业经济业务的，往往以文字形式或者是图表形式存在的资料。会计档案的管理主要体现在对相关会计内容的管理。会计档案的管理内容主要分为会计凭证、会计账簿、会计报告以及其他会计资料。

二、会计档案管理在企业活动中的不足之处

2.1会计部门整理阶段

由于会计档案管理工作对从业人员的要求较高，但在实际工作过程中往往是由财务进行，但绝大多数财务没有经过专业的档案管理培训，从而使得档案管理工作存在着一定的不足。企业中还存在着企业会计档案往往是财务依照实际工作进行，对于移交工作往往没有及时处理。企业的会计档案往往由会计部门进行负责，但是会计部门人员对于档案管理的内容所知较少，往往存在着会计档案装订不完整，档案编号不唯一等情况。

2.2档案室保管利用阶段

由于企业会计档案电子化是档案事业未来的发展方向，但当前单位档案工作无法直接创造价值，所以企业往往会让其他人员代替，这也是使得企业档案无法快速电子化推行的主要原因。企业的会计档案没有及时进行销毁，这主要是由于企业的档案鉴定工作相对较困难，一般人员也很少对企业的档案进行销毁处理，一旦出现销毁错误，将会给企业带来不必要的麻烦。

三、企业会计档案管理工作的应对措施

3.1加强会计档案法律制度的细化与制定

我国对于会计档案的相关法律条文相对较少，现行的《会计法》和《档案法》中对于会计档案的相关内容没有明确的约定。《会计档案管理办法》是目前针对会计档案而出台的法规，但对于具体的工作仍存在着一定的不足。所以会计档案管理工作的提升需要加强对于相关法律法规的制定，后续的法律法规中需要明确约定会计档案的需要保存的内容、档案需要保存的时间、对相关档案进行归档的方法以及归档过程中相应的要求。

3.2加强档案业务培训，注重档案人员素质培养

企业中从事会计档案管理工作的相关工作人员的综合素质能够直接决定档案管理的质量，在绝大多数企业中，往往不具备能够胜任企业档案管理的人员。为此，企业需要依据实际情况在会计部门配备一名以上具有相关专业素养的人员，不断的向会计人员宣讲档案知识。与此同时，企业的财务管理人员需要不断的学习国家所颁发的关于档案管理的相关法规，在实际的工作中提高自身关于档案管理的能力。

3.3定时移交档案，注重规范管理

企业在一个会计年度结束以后，应当对企业的会计资料进行整理。企业可以选择留存一年，用于日常业务的数据核查。在一年以后，应当将相关档案资料进行移交归档，确保编制完成的档案资料及时移交给到档案管理部门，避免出现大量资料堆积在财务部门。相关人员在整理的时候，需要根据档案管理办法的要求进行整理，在最后移交的時候，应当为档案制定移交清单，以便后续相关人员对财务会计档案进行核查。

3.4加强档案数字化建设，培养信息化人才

会计档案的现代化发展无法与当前快速发展的互联网分开，会计信息化在不断的发展，所以企业在会计档案信息化的过程中应当充分注意避免出现财务档案的断层，需要做好财务档案的连续性工作。由于会计档案的数字化对当前会计信息化有着非常重要依赖作用，所以企业在对相关软件选择的时候需要将软件系统的稳定性作为首要考虑条件。相关软件系统在不断升级的过程中，需要切实注意相关软件和硬件的同时升级，避免出现电脑软硬件无法匹配财务相关软件系统的运行。会计档案信息化是档案发展的未来趋势，所以企业需要最大程度上培养相关技术人才，由于会计档案的特殊性，所以在选择相关技术人员的时候，需要充分注意选择熟悉会计信息和档案管理的人员。确保企业在未来快速发展的过程中，有充足数量的技术人才为档案信息化做好相应的工作。

3.5重视档案鉴定，做好档案销毁工作

存在于企业内部的会计档案，企业需要区分哪些是期满或者是即将期满的档案，并对相关档案进行核查工作。会计档案的核查工作应该由档案管理机构进行安排，相关核查人员应当由审计人员、纪检等人员组成，对于企业内部相关会计档案，如果有存在的必要性，应当充分做好保管工作，并重新规定保管期限。对于可以销毁的档案，应当及时进行销毁。在国家出台的《会计档案管理办法》中，对于企业经营过程中的会计凭证、会计报告等相关内容也规定了需要保管的期限，在达到相关的时间规定以后，企业可以自行开展档案销毁工作。但是对于没有达到销毁期限要求的相关档案或者是达到销毁期限但是相关账务仍然没有结清的相关会计凭证，以及涉及到企业经营过程中仍然需要用到的会计凭证，企业不得进行销毁，避免后续需要相关资料的时候无法提供原始凭证，从而产生不必要的麻烦。

四、结语

财务部门加强对于会计档案的管理工作对企业的快速发展有着非常重要的作用，能够影响到企业在未来一段时间对市场经营的判断。为此，企业需要在日常经营过程中，充分认识到企业存在的不足之处，在过往的失败中总结相关经验，促进我国企业档案管理工作的快速发展。

参考文献：

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[2]周荃.企业会计档案管理创新研究[D].湘潭大学，2017.

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[4]杨梅英.企业会计档案管理中的错误做法及整改对策[J].新疆有色金属，2014，37（02）：99-100.

作者简介：王守霞，出生年月：1965.12，性别：女，民族：汉，当前职务：会计，当前职称：经济师，学历：本科.